apaleo gibt Ihnen die Möglichkeit eine Rechnung als Debitoren-Rechnung (AR) zu schliessen. Hierbei handelt es sich "einfach" um das Erstellen einer Rechnung ohne vorher im Folio eine Zahlung verzeichnet zu haben.
Wenn also eine Rechnung erstellt wird, obwohl das Folio einen negativen Saldo (rot) hat, wird die Rechnung automatisch zur Debitorenrechnung.
Sollte in der Reservierung eine Firma verknüpft sein (Reiter Allgemein), muss dieser Firma in Form eines Hakens im Profil erst genehmigt werden, auf Rechnung auszuchecken.
Wie man eine Firma in apaleo erstellt, können Sie hier finden: Firmen-Profile verwalten
- Sobald Sie die Firma mit allen Details erstellt haben, können Sie die folgende Option im Firmen-Profil auswählen:
- Diese Option sollte nur ausgewählt werden, falls Sie einen Vertrag oder eine monatliche Bezahlung mit der ausgewählten Firma ausgemacht haben.
- Falls die Einstellungen erstellt wurden, können Sie nun eine Reservierung mit Verbindung zur Firma erstellen und somit bei Abreise die Rechnung auf den verbundenen Debitoren-Account auschecken.
- Hierzu fügen Sie die Firmenadresse ein und benutzen die Rechnung erstellen Funktion. Wichtig ist, dass alle Leistungen auf der Rechnung aufgebucht sind.
- Im sich öffnenden Fenster drücken Sie Rechnung auf AR erstellen und Folio schließen, daraufhin öffnet sich automatisch die Rechnung zum Download, die sie zur Bezahlung verschicken können.
- Wenn die Rechnung nun als Debitoren-Rechnung geschlossen wurde, können Sie diese auch in Ihrem Rechnungsüberblick unter - Finanzen -> Rechnungen sehen und verfolgen.
Sobald Sie den offenen Betrag einer Rechnung erhalten haben, zum Beispiel per Überweisung, öffnen Sie den Rechnungsüberblick und benutzen die drei Punkte neben der Debitoren-Rechnung um diese als bezahlt zu markieren. Wichtig zu wissen für Sie, diese Aktion hat keinerlei buchhalterischen Einfluss und dient lediglich für Sie als Kontrollmechanismus.
WICHTIG: Falls eine Rechnung als bezahlt markiert wurde, kann diese nicht mehr geändert oder korrigiert werden. Weder die Rechnungsadresse noch die Leistungen auf der Rechnung können angepasst werden. Markieren Sie also eine Rechnung nur als bezahlt, wenn Sie sicher sind, dass das Geld bei Ihnen eingegangen ist.
Bitte lesen sie auch unseren Artikel Buchhaltung für Debitorenrechnungen.