Erstellen einer Zahlungsaufforderung
Zahlungsaufforderung (Beispiel)
Verbuchen der eingegangenen Zahlung
Erstellen der Vorauszahlungsrechnung
Beispiel: Eine Reservierung über 20 Nächte mit Anreisedatum in der Zukunft. Zu dieser soll eine Anzahlung der ersten 10 Nächte angefordert und gebucht werden.
Das Folio der Reservierung sieht wie folgt aus (Ausschnitt):
Die aufgeführten Leistungen sind allesamt grau schattiert, da sie in der Zukunft liegen und noch nicht verbucht sind. Je nach Buchung und Standort können unterschiedliche Leistungen im Folio aufgeführt sein – Beherbergung, Bettensteuer, sonstige Leistungen.
Schritt 1: Erstellen einer Zahlungsaufforderung
Eine Auswahl der anzuzahlenden Leistungen ist möglich, auch über Filter, z.B. nur Beherbergungsleistungen, aber keine City Tax oder inkludierte Leistungen.
Zahlungsaufforderung (Beispiel):
Da eine Zahlungsaufforderung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, sind bewusst keine Steuersätze aufgeführt. Dieses Dokument kann nun an den Gast per E-Mail verschickt werden.
Schritt 2: Verbuchen der eingegangenen Zahlung
Geht die Zahlung auf dem Konto Ihres Betriebes ein, wird sie unter Auswahl der Zahlart auf das entsprechende Folio gebucht. Dadurch wird in apaleo der Buchungssatz erzeugt, der mit der Verbuchung des Zahlungseingangs korrespondiert.
Mit dem Zahlungseingang wird noch keinerlei Leistung verbucht. Es wird lediglich eine entsprechende Verbindlichkeit gebildet und verbucht.
Schritt 3: Erstellen der Vorauszahlungsrechnung
Nun können die Leistungen und die Zahlung ausgewählt werden, die für die Vorauszahlungsrechnung berücksichtigt werden sollen.
Anschließend kann eine Vorschau der Vorauszahlungsrechnung angezeigt werden.
Vorschau der Vorausrechnung:
Passen alle Angaben, kann eine Vorauszahlungsrechnung mit eigener Rechnungsnummer erzeugt und anschließend versendet werden.
Die Verbuchung der Umsätze findet tagesgenau statt. Jede verbuchte Nacht reduziert die mit Erhalt der Anzahlung gebildete Verbindlichkeit entsprechend. In obigem Fall wären nach der 10. Nacht insgesamt 1940.10€ Umsatz aufgelaufen und die Verbindlichkeit damit vollständig aufgelöst. Mit der 11. Nacht würde eine Forderung aufgebaut, falls bis dahin keine weitere Zahlung eingegangen wäre.