Eine manuelle Rückerstattung in Folios korrigieren (Falsche Leistung und Zahlungsrückerstattung)

Unterschied zwischen Rückerstattung für Belastung und Rückerstattung für Zahlung
So korrigieren Sie eine versehentliche manuelle Rückerstattung für Belastung
Beispiel: Rückerstattung für Belastung
So erstatten Sie eine Zahlung
So korrigieren Sie eine versehentliche manuelle Rückerstattung für Zahlung
Beispiel: Rückerstattung für Zahlung

 

Wenn Sie Leistungen oder Zahlungen in den Folios erstatten müssen, verwenden Sie immer die drei Punkte neben der spezifischen Leistung oder Zahlung. Vermeiden Sie die Verwendung des Aktionsmenüs, um keine manuelle Rückerstattung hinzuzufügen.

Unterschied zwischen Rückerstattung für Leistung und Rückerstattung für Zahlung

• Manuelle Rückerstattungen von Leistungen, auch als Ermäßigungen bekannt, sind global und nicht mit einer spezifischen Leistungen verbunden. Dies kann zu Diskrepanzen in den Buchhaltungsberichten führen.
• Manuelle Rückerstattungen von Zahlungen sind ebenfalls global und lösen keine echte Apaleo Pay-Transaktion aus, was bedeutet, dass keine tatsächliche Rückerstattung auf die Kreditkarte des Gastes erfolgt.

Manuelle Rückerstattungen können nicht rückgängig gemacht werden. Nachfolgend finden Sie Lösungen zur Korrektur versehentlicher manueller Rückerstattungen.

 

So korrigieren Sie eine versehentliche manuelle Rückerstattung für Leistungen

1. Verschieben Sie die manuelle Rückerstattung auf ein anderes Folio: Klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) neben der Belastung und wählen Sie Verschieben nach.
2. Fügen Sie in diesem Folio eine manuelle Leistung hinzu, um die manuelle Rückerstattung auszugleichen. (Aktionen + Leistung hinzufügen - Leistung manuell hinzufügen).
3. Stellen Sie sicher, dass Betrag, Dienstleistungstyp und Mehrwertsteuertyp mit der manuellen Rückerstattung übereinstimmen, damit die Buchungstransaktionen ausgeglichen sind.
4. Im ursprünglichen Folio können Sie die Leistung jetzt korrekt erstatten: Klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) neben der "Stornierung verbuchen" und wählen Sie Rückerstattung.

Beispiel: Rückerstattung für Leistungen

• Sie wollten die Stadtsteuer eines Gastes ermäßigen, haben diese jedoch versehentlich als manuelle Rückerstattung hinzugefügt. Jetzt zeigt das Folio keine Verbindung zwischen der Stadtsteuer-Belastung und Ihrer Rückerstattung:
• Um dies zu korrigieren, verschieben Sie die fehlerhafte Rückerstattung in Folio 2 der Reservierung.
• In Folio 2 fügen Sie eine manuelle Leistung hinzu, um die manuelle Rückerstattung auszugleichen, und stellen sicher, dass Betrag, Dienstleistungstyp und Mehrwertsteuertyp mit Ihrer manuellen Rückerstattung übereinstimmen. Durch das Buchen dieser Transaktion wird das Folio 2 ausgeglichen:
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• In Folio 1 können Sie jetzt die Stadtsteuer korrekt erstatten, indem Sie die drei Punkte neben der Belastung verwenden. Sie können deutlich sehen, für welche Leistung die Rückerstattung erfolgt:

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So erstatten Sie eine Zahlung

Wenn Sie eine Zahlung in Apaleo teilweise oder vollständig erstatten möchten, können Sie dies sehr einfach tun.

Für Hotels, die Apaleo-Zahlungsdienste nutzen:

Dank unserer Integration benötigen Sie nur einen einfachen Schritt, um eine Zahlung an den Zahler in Apaleo zu erstatten:

• Klicken Sie auf die DREI PUNKTE neben einer Zahlungstransaktion und wählen Sie Zahlung erstatten.
• Nur Zahlungstransaktionen mit einer PSP-Referenz werden direkt auf die Zahlungskarte des Gastes zurückerstattet.
  • Wenn eine Zahlungstransaktion keine PSP-Referenz hat, bedeutet dies, dass die Zahlung nicht über die Apaleo-Zahlungsdienste* abgewickelt wurde, sodass keine tatsächliche Zahlung auf der Zahlungskarte des Gastes erfolgt ist.

*Dies hat nur eine Ausnahme:

Wenn Sie einen Betrag direkt am Kartenlesegerät eingeben, ohne ihn über Apaleo zu starten, wird die Zahlung nicht automatisch im Folio in Apaleo gebucht. Das bedeutet, dass die Karte des Gast belastet wird, Sie dies jedoch nicht in Apaleo sehen.

• Um diese Transaktion zu erstatten, müssen Sie dies direkt in Adyen tun.

Wenn Sie auf Rückerstattung über das Aktionsmenü klicken: Diese Option wird als Rückerstattungsbutton für die manuelle Zahlung betrachtet.

• Es hat keine direkte Verbindung zu einer bestimmten Zahlung im Folio und wird keine Rückerstattung auf eine Zahlungskarte auslösen.
• Wenn eine Zahlungsrückerstattung nicht erfolgreich war, sehen Sie unter der Rückerstattungstransaktion eine Information mit der Fehlermeldung, die direkt von der kartenausgebenden Bank kommt.

Für Hotels, die keine Apaleo-Zahlungsdienste nutzen:

• Klicken Sie auf die DREI PUNKTE  einer Zahlungstransaktion und wählen Sie Zahlung erstatten.
• Da in diesem Fall keine direkte Verbindung zu einem Zahlungsanbieter besteht, führt die Rückerstattung der Zahlung in Apaleo nicht zu einer tatsächlichen Rückerstattung auf die Kreditkarte, sondern hält nur Ihre Buchhaltung im Einklang.
• Nach der Rückerstattung in Apaleo müssen Sie sich in die Oberfläche Ihres Zahlungsanbieters einloggen oder die Rückerstattung manuell am Kartenlesegerät auslösen.

Was tun, wenn Sie in diesem Fall versehentlich eine manuelle Rückerstattung vorgenommen haben?

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie dies beheben können.

 

So beheben Sie eine falsche manuelle Zahlungsrückerstattung

1. Verschieben Sie die manuelle Rückerstattung auf ein anderes Folio (Klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) neben der Zahlung und wählen Sie Verschieben nach).
2. Prüfen Sie, ob das Folio ein offenes Guthaben hat, das größer ist als der Rückerstattungsbetrag.
   • Wenn nein: Gehen Sie zu Schritt 3
   • Wenn ja: Gehen Sie zu Schritt 4
3. Um eine manuelle Zahlung hinzuzufügen, die die manuelle Rückerstattung ausgleicht, müssen Sie zunächst eine manuelle Leistung in derselben Höhe hinzufügen (Aktionen + Leistung hinzufügen - Leistung manuell hinzufügen).
4. Fügen Sie eine manuelle Zahlung hinzu, um die manuelle Rückerstattung auszugleichen. Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsmethode dieselbe ist wie die der manuellen Rückerstattung, damit die Buchungstransaktionen ausgeglichen sind.
5. Erstatten Sie die manuelle Leistung mit den drei Punkten neben der Leistung (der Zweck der Hinzufügung der Leistung war nur, eine Zahlung hinzufügen zu können).
6. Im ursprünglichen Folio können Sie jetzt die Zahlung korrekt erstatten: Klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) neben der Zahlung und wählen Sie Rückerstattung.

Beispiel: Rückerstattung für Zahlung

• Ein Gast, der 100 Euro über einen Zahlungslink bezahlt hat, erhielt von Ihrem Hotel eine vollständige Rückerstattung.
• Zwei Wochen nach seinem Aufenthalt meldet der Gast, dass die Rückerstattung nie auf seinem Bankkonto eingegangen ist.
• Sie überprüfen das Folio und sehen, dass Ihr Kollege eine manuelle Rückerstattung mit der Zahlungsmethode Bargeld hinzugefügt hat. Das bedeutet, dass keine tatsächliche Rückerstattung an den Gast erfolgt ist.

• Sie müssen das zweite Folio öffnen und dann die falsche Bargeldrückerstattung mit den drei Punkten in das zweite Folio verschieben.

• Sobald Sie die manuelle Rückerstattung in das zweite Folio verschoben haben, können Sie die Leistung hinzufügen (um später die Zahlung hinzufügen zu können). Die manuelle Leistung sollte den Grund der Korrektur erwähnen, damit sie für Ihr Buchhaltungsteam erkennbar ist.

• Dann können Sie die Zahlung hinzufügen. Da die falsche manuelle Rückerstattung die Zahlungsmethode Bargeld verwendet, müssen Sie "Bargeld" als Zahlungsmethode auswählen, um sie auszugleichen.

• Sobald die Zahlung hinzugefügt und ausgeglichen ist, können Sie die Leistung, die Sie manuell hinzugefügt haben, mit den drei Punkten erstatten.
• So sollte Folio 2 aussehen: