Buchhaltung für Debitorenrechnungen

Debitorenrechnungen als bezahlt markieren
Debitorenrechnungen abschreiben

Debitorenrechnungen als bezahlt markieren

Debitorenrechnungen werden erstellt, um dem Gast eine Bezahlung nach Abreise zu ermöglichen. Wenn ein Folio mit einer Debitorenrechnung ("AR-Rechnung") geschlossen wird, entsteht aus buchhalterischer Sicht die folgende Finanztransaktion in apaleo: Forderungen (1200) an Forderungen aus LuL (9999).

Man kann in Apaleo den Erhalt einer Zahlung für eine Debitorenrechnung zu verzeichnen, indem man die Rechnung als bezahlt markiert.

Wie markiert man eine Debitorenrechnung als bezahlt?

1. Sie finden Ihre Debitorenrechnungen in Finanzen > Rechnungen.
2. Wenden Sie am besten Filter an, um nur Debitorenrechnungen mit Bezahlstatus Unbezahlt anzuzeigen:
   
   
   
   
3. Nachdem Sie die Rechnung eindeutig identifiziert haben, gelangen Sie über die drei Punkte rechts zu den Optionen:
   
   
   
   
4. Stellen Sie noch einmal sicher, dass Sie die richtige Rechnung ausgewählt haben und bestätigen Sie Als bezahlt markieren.
   Der Status dieser Debitorenrechnung hat sich nun auf Bezahlt geändert, es wurde jedoch hierfür keine Finanztransaktion geschrieben, es sei denn die Funktion dafür wurde vorab aktiviert (siehe unten).
   
   
5. Sobald der Vorgang bestätigt ist, schließt sich das Folio und Apaleo bucht automatisiert eine Zahlung: 
   
   
   
   Die Finanztransaktion hierzu sieht folgendermaßen aus:
   
   
   
   

Momentan kann in apaleo nur der gesamte ausstehende Betrag als bezahlt markiert werden. Die Erfassung einer teilweisen Zahlung ist nicht möglich.

Sie haben die Wahl: Resultiert "Als bezahlt markieren" in einer Finanztransaktion - oder nicht.

Falls Ihr Accounting-Team es wünscht, kann apaleo automatisiert für jede Markierung als Bezahlt eine Finanztransaktion für Ihr Hauptbuch auslösen.
Gehen Sie hierfür zu den Einstellungen > Finanzen und aktivieren Sie Buchhaltung für Debitorenrechnungen:

Nach Aktivierung dieser Funktion wird jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung als bezahlt markieren - zum Beispiel unter Angabe der Zahlart Banktransfer - folgende Finanztransaktion geschrieben:

Forderungen aus LuL (9999) wird um den Betrag des  Banktransfers (1400) reduziert.

Für Ihr Hauptbuch bedeutet das, dass der Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto gegen das apaleo-Konto Banktransfer (1400) ausgeglichen wird.

Das Konto Forderungen aus LuL (9999) wird reduziert und Banktransfer (1400) mit dem gleichen Betrag bebucht.

Debitorenrechnungen abschreiben

Leider kommt es vor, dass Debitorenrechnungen nicht bezahlt werden. In solchen Fällen ist es sinnvoll, Rechnungen abzuschreiben, damit sie auch nicht mehr in der Liste der offenen Rechnungen erscheinen.

Wie kann man Debitorenrechnungen in apaleo abschreiben?

1. Navigieren Sie in apaleo zur betroffenen Rechnung,
   • entweder durch Öffnen der Reservierung (Reiter Rechnungen)
   • oder via Finanzen > Rechnungen
     Vereinfachen Sie Ihre Suche durch Anwenden der Filter: Nicht bezahlt & Nur Debitorenrechnungen.
     
     
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (rechts) der Rechnung, die abgeschrieben werden soll.
   
   
3. Wählen Sie Abschreiben aus.
   • Innerhalb der Reservierung sieht das so aus:
     
     
     
     
   • In Finanzen > Rechnungen sieht das so aus:
     
     

Sie haben die Wahl: Wird für "Abschreiben" eine Finanztransaktion geschrieben - oder nicht

Der Ansatz ist der gleiche wie bei "Als bezahlt markieren": Wenn Sie möchten, dass apaleo für jede Abschreibung eine Finanztransaktion erfasst, aktivieren Sie bitte die Buchhaltung für Debitorenrechnungen in Einstellungen > Finanzen: 

Wenn dies aktiviert ist und Sie eine Rechnung abschreiben, die für eine Übernachtung 80 EUR (7% MwSt) und Frühstück 20 EUR (19% MwSt) ausgestellt wurde, entstehen die folgenden Finanztransaktionen:

• 80 EUR: Forderungen aus LuL an Forderungsverluste (7%)
• 20 EUR: Forderungen aus LuL an Forderungsverluste (19%)