Problem
Geschäftsreisende merken oft erst beim Einreichen der Reisekosten, dass etwas nicht in Ordnung war. Die Adresse ist falsch, oder die Minibar-Leistungen sollen nicht auf der Rechnung stehen. Mit Apaleo kann man auch nach Erstellen der Rechnung die Rechnungs-Adresse ändern, oder sogar Leistungen davon entfernen. Leistungen entfernen ist nur dann möglich, wenn die Rechnung vollständig bezahlt ist - ansonsten bleiben Sie am Ende noch auf unbezahlten Leistungen sitzen.
Wenn Sie die Korrekturen abgeschlossen haben, finden Sie im Bereich Rechnungen die Storno- und Korrektur-Rechnungen. Sie sollten beide an Ihren Gast schicken.
Lösung
Rechnungen suchen
Im Menüpunkt Finanzen > Rechnungen können Sie Rechnungen nach Empfänger, Rechnungs-Nummer, oder Reservierungs-Nummer finden. Zusätzlich können Sie noch nach Datum oder Betrag filtern.
Um mit der Korrektur zu beginnen, klicken Sie entweder im Folio auf Rechnung, oder verwenden Sie das Kontextmenü (die drei kleinen Punkte) im Bereich Rechnungen.
Rechnungsadresse korrigieren
Wenn Sie den Adressaten korrigieren möchten, wählen Sie Aktionen > Rechnungsadresse.
Leistungen von der Rechnung entfernen
Folio Gast (Reservierung):
Um Leistungen zu entfernen, wähle "Aktionen - Leistungen korrigieren". Dadurch wird der Korrekturmodus aktiviert. Wähle eine oder mehrere Leistungen aus und schließe die Korrektur ab, indem du auf Folio korrigieren klickst. Gib einen Grund an, warum du diese Leistungen entfernen möchtest, und klicke ein letztes Mal auf korrigieren, um zu bestätigen.
Die Leistungen werden in ein neues Folio verschoben, und die Zahlung wird aufgeteilt, so dass beide bezahlt werden. Du kannst die Leistungen und Zahlungen auf dem neuen Folio weiter bearbeiten und sie auf andere, bereits bestehende Folios verschieben.
Buchungsfolio:
Um Leistungen für Buchungsfolios zu korrigieren, musst du die Rechnung stornieren, die Leistungen auf ein anderes Folio verschieben, die Zahlungen entsprechend aufteilen und verschieben und eine neue Rechnung erstellen.
Rechnung stornieren
Wenn Sie aus Versehen eine (Debitoren-) Rechnung erstellt haben oder eine Rechnung korrigieren müssen, können Sie das Folio zur Bearbeitung wieder öffnen.
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- Der Vorgang des Wiederöffnens storniert automatisch die zuvor (inital) erstellte Rechnung. Sie finden alle Rechnungen für dieses Folio auf dem Reiter Rechnungen.
- Bearbeiten Sie nun die Leistungen und Zahlungen über die drei Punkte und erstellen Sie am Ende eine neue Rechnung.
Hinweis: Dies ist nicht mehr möglich, wenn die AR-Rechnung als bezahlt markiert wurde.