Gruppenrechnung (+Deposit)

Schritte zur Verwaltung einer Gruppenbuchung
Zusätzliche Schritte zum Erhalt einer Anzahlung für Gruppen

Schritte zur Verwaltung einer Gruppenbuchung

Sobald die Gruppenbuchung erstellt und die Zimmer reserviert wurden, folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie die Routing-Funktion in der Gruppenbuchung aus und richten Sie ein Routing für die erforderlichen Leistungen auf das Gruppenbuchungs-Folio ein.
2. Sobald das Routing erstellt wurde, können Sie die Leistungen als Vorschau im Buchungsfolio sehen:

3. Wenn der Firmen- oder Gruppenbucher um eine Vorauszahlungsaufforderung gebeten hat, klicken Sie auf Aufforderung zur Vorauszahlung und wählen Sie die Leistungen aus, die sie im Voraus abdecken möchten.
4. Fügen Sie die Zahlung hinzu oder führen Sie den Check-out auf AR (Anzahlungsrechnung) durch, wenn das Abreisedatum erreicht ist.
5. Erstellen Sie die Vorausrechnung oder Rechnung.

Zusätzliche Schritte zum Erhalt einer Anzahlung für Gruppen:

Für eine Gruppenbuchung können Sie eine Anzahlung erhalten, auch bevor die Gruppe bestätigt ist oder Reservierungen aus dem Gruppenblock erstellt wurden.

Um dies zu erreichen, folgen Sie den unten stehenden Schritten auf dem Buchungsfolio der Gruppenbuchung:

1. Wählen Sie auf einem leeren Buchungsfolio, das zu einer Gruppe gehört, die Option Eine Deposit Leistung hinzufügen
   
   
   
   
2. Fügen Sie einen Anzahlungsartikel hinzu, indem Sie die erforderlichen Informationen wie Beschreibung, voraussichtliches Lieferdatum, Menge, Betrag und MwSt.-Typ angeben. 
   Optional können Sie für die Artikelbeschreibung übersetzte Texte in der entsprechenden Sprache hinzufügen, die für die Rechnungserstellung verwendet werden soll.
   
   
   
   Hinweis:
   - Anzahlungsartikel tragen nicht zum Foliosaldo bei wie Leistungen und Zahlungen. 
   - Im Gegensatz zu Leistungen sind Anzahlungsartikel keine tatsächlichen Forderungen. Sie werden niemals gebucht und tragen nicht zum Umsatz bei. Daher haben sie keine Auswirkungen auf Ihre Buchhaltungstransaktionen.
   - Ihr Hauptzweck besteht darin, Ihnen zu ermöglichen, Anzahlungen im Voraus zu sammeln, auch bevor die Kosten auf dem Folio verfügbar sind.
   - Die Anzahlungsartikel können jederzeit auf dem Buchungsfolio hinzugefügt, entfernt oder geändert werden.
   
   
3. Sie können die Vorauszahlungsanzeige für die ausgewählten Anzahlungsartikel auf Ihrem Buchungsfolio ähnlich wie bei Leistungen generieren. 
4. Verbuchen Sie die Anzahlung für die unbezahlten Anzahlungsartikel auf demselben Folio.
   
   
5. Sie können optional die Vorausrechnung für die erhaltene Anzahlung und für die Anzahlungsartikel erstellen.
   Hinweis:
   Das Buchungsfolio mit Anzahlungsartikeln kann keine endgültige, sogenannte Standardrechnung enthalten!
   
   
6. Die erhaltene Anzahlung kann später zur Begleichung der tatsächlichen Leistungen verwendet werden, sobald diese verfügbar sind und z.B. durch den Nachtlauf verbucht wurden. Sobald die Reservierungen bestätigt sind,
   können Sie die Anzahlungsartikel entweder aus dem Buchungsfolio entfernen, da ihr Zweck erfüllt ist;
   (oder)
   Sie können die Anzahlung auf ein anderes Buchungsfolio verschieben, auf dem Sie alle tatsächlichen Buchungsleistungen sammeln (z. B. durch Routing aus den zugrunde liegenden Reservierungen).
   Sammeln Sie bei Bedarf den Restbetrag als Schlusszahlung.
   Und erstellen Sie die endgültige Rechnung.