- Reservierungen mit offenem Saldo
- Umsatz-Bericht
- Accounting-Bericht "Summe von Debited und Credited"
Es gibt zwei einfache Werkzeuge, die Sie nutzen können um täglich eine saubere Buchhaltung zu überprüfen und zu gewährleisten.
Reservierungen mit offenem Saldo
- Im Idealfall erstellen Sie täglich diese Reservierungsliste unter Verwendung des Schnell-Filters: Nur Reservierungen mir offenem Saldo anzeigen.
Hier ein Screenshot zum Filter Offener Saldo:
- Entfernen Sie alle Status-Filter, damit Sie alle Reservierungen sehen - auch die mit Status Cancelled oder Checked-Out.
- Sortieren Sie nach Abreisedatum und sehen Sie sich dann die Reservierungen an, die ein Abreisedatum in der Vergangenheit haben, also vor heute.
Arbeiten Sie die Liste durch: Wurde vergessen eine Zahlung zu buchen? War der Gast tatsächlich im Haus und hat ausgecheckt? Es gibt die unterschiedlichsten Szenarien...
Mögliche Gründe für Betrag > < 0:
> 0: Zahlung gebucht, aber keine Leistung – oft aufgrund einer Stornierung oder eines No-Shows
< 0: Leistung gebucht, aber keine Zahlung bzw. wurde das Folio auf Rechnung (AR) geschlossen
Umsatz-Bericht
Anhand des Umsatz-Berichts können Sie schnell erkennen, welche Konten für einen definierten Zeitraum bebucht wurden und ob dies Ihrer Struktur entspricht. Wenn für jeden Service (Extra) ein Unterkonto definiert wurde, sind hier keine Umsätze auf "- Nicht Spezifiziert" zu erwarten. Sollten trotzdem Umsätze auf solchen Konten angezeigt werden, müssten Sie analysieren warum diese entstanden sind.
Lesen Sie hierzu unseren Guide Wie finde ich Transaktionen (Reservierungen) für ein Umsatzkonto?
Accounting-Bericht "Summe von Debited und Credited"
Inhalt des Berichts:
Für den ausgewählten Zeitraum finden Sie hier eine Aggregation der gebuchten Transaktionen auf die apaleo-Konten, getrennt nach Debit (Soll) und Credit (Haben).
- Warum ist er hilfreich:
Der Bericht zeigt an, ob Umsatzkonten mit untypischen Steuersätzen bebucht wurden, z.B. Übernachtung mit 0% MwSt. oder keiner MwSt.
=> Falls Sie diesen Sachverhalt vorfinden, dann prüfen Sie unbedingt die Reservierung(en) und bereinigen diese entsprechend. - Wann sollten Sie diesen Bericht prüfen:
Spätestens 1 – 2 Tage vor Monatsende, um noch im laufenden Monat korrigieren zu können. - Wie erstellen Sie diesen Bericht: Accounting -> Exportieren
Häufigste Ursache hier: manuelle Buchungen.
- Leistungen, die über +Hinzufügen mit manueller und inkorrekter Auswahl der Art des Services, des Servicetyps und der MwSt.-Art aufgebucht wurden
- oder Erstattungen über -Erstatten mit inkorrekter Auswahl des Servicetyps und der MwSt.-Art führen zur falschen Buchung der Umsatz- und Zahlungskonten.
Wie können Sie dies vermeiden?
Definieren Sie Leistungen/Services vor, damit ist die korrekte Verbuchung gesichert.
Erstattungen führen Sie im Gast Folio NUR mithilfe der 3 Punkte rechts in der Zeile der Leistung/Zahlung durch. Der ursprüngliche Posten wird damit 1:1 storniert.