Es gibt einfache Prüfungen, die Sie durchführen können, um eine saubere Buchhaltung zu gewährleisten und Fehler zu erkennen, bevor sie Ihre Salden beeinflussen.
Schritt 1: Erstellen Sie eine gefilterte Reservierungsliste
Schritt 2: Entfernen Sie Statusfilter
Schritt 3: Sortieren nach Abreisedatum
Accounting-Bericht "Summe von Debited und Credited"
Inhalt des Berichts
Warum der Bericht hilfreich ist
Wann der Bericht geprüft werden sollte
Häufigste Ursachen für Probleme
Wie Sie Probleme vermeiden können
Wie Sie eine ordnungsgemäße tägliche Buchhaltungsprüfung sicherstellen können
Reservierungen mit offenem Saldo
- Im Idealfall erstellen Sie täglich diese Reservierungsliste unter Verwendung des Schnell-Filters: Nur Reservierungen mit offenem Saldo anzeigen.
Hier ein Screenshot zum Filter Offener Saldo:
- Entfernen Sie alle Status-Filter, damit Sie alle Reservierungen sehen - auch die mit Status Cancelled oder Checked-Out.
- Sortieren Sie nach Abreisedatum und sehen Sie sich dann die Reservierungen an, die ein Abreisedatum in der Vergangenheit haben, also vor heute. Diese Reservierungen sollten keinen offenen Saldo haben - prüfen Sie, was passiert ist.
Ein paar Beispiele für negative oder positive Salden:- Positiv: Zahlung gebucht, aber keine Leistung – oft aufgrund einer Stornierung oder eines No-Shows einer im Voraus bezahlten Reservierung.
- Negativ: Leistung gebucht, aber keine Zahlung oder Folio auf Rechnung (AR) geschlossen.
Accounting-Bericht "Summe von Debited und Credited"
Inhalt des Berichts:
Für den ausgewählten Zeitraum finden Sie hier eine Aggregation der gebuchten Transaktionen auf die Apaleo-Konten, getrennt nach Debit (Soll) und Credit (Haben).
Warum ist dieser Bericht hilfreich:
Der Bericht zeigt an, ob Umsatzkonten mit untypischen Steuersätzen bebucht wurden, z.B. Übernachtung mit 0% MwSt. oder keiner MwSt. Wenn dies der Fall ist, prüfen Sie unbedingt die Reservierung(en) und bereinigen diese entsprechend.
Wann sollten Sie diesen Bericht prüfen:
Spätestens 1 – 2 Tage vor Monatsende, um noch im laufenden Monat korrigieren zu können.
Häufigste Ursachen für Probleme in diesem Bericht: manuelle Buchungen.
- Leistungen, die über +Hinzufügen mit manueller und inkorrekter Auswahl der Art des Services, des Servicetyps und der MwSt.-Art aufgebucht wurden.
- Erstattungen über -Erstatten mit inkorrekter Auswahl des Servicetyps und der MwSt.-Art führen zur falschen Buchung der Umsatz- und Zahlungskonten.
Wie Sie Probleme vermeiden können:
Definieren Sie Leistungen/Services vor, um eine korrekte Verbuchung zu gewährleisten.
Erstattungen im Gast-Folio sollten nur mithilfe der drei Punkte rechts in der Zeile der Leistung/Zahlung durchgeführt werden. Der ursprüngliche Posten wird dann 1:1 storniert.
Wie Sie eine ordnungsgemäße tägliche Buchhaltungsprüfung sicherstellen können
Im täglichen Betrieb müssen Sie oft schnell handeln und dabei ruhig und konzentriert bleiben. Dies ist der Moment, in dem Fehler leicht passieren können und sich auf Ihre monatlichen und jährlichen Buchhaltungsstatistiken und Bücher auswirken können.
Die meisten Fehler passieren, wenn Sie Leistungen berechnen und erstatten oder wenn Sie Gäste auschecken und vergessen, die Zahlung im Folio auszugleichen. Diese Fehler sind oft nicht auf den ersten Blick sichtbar. Erst später, häufig bei der Überprüfung Ihrer Buchhaltungsberichte, sehen Sie, dass Ihre Zahlen nicht übereinstimmen.
Aus diesem Grund empfehlen wir, einige grundlegende tägliche Prüfungen durchzuführen.
Ihre Buchhaltungsabteilung wird Ihnen dafür danken!
Finden Sie unseren Leitfaden im Anhang. Sie können ihn herunterladen, um ihn immer an der Rezeption für Ihre täglichen Abläufe bereit zu haben.
Leitfaden für die tägliche Buchhaltungsprüfung herunterladen (PDF)