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Debitorenkonten fĂĽr Firmenprofile

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Product Team
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Das Konto 9999 Forderungen aus LuL ist unterteilt in das Konto Forderungen aus LuL fĂĽr Reservierungen und Folios ohne Firma (CollectiveDebitor_AccountsReceivable) und die Debitorenkonten fĂĽr Firmenprofile.

đź“‚ Kollektivdebitorenkonto

Der Kollektivdebitor beinhaltet die Konten fĂĽr Reservierungen und externe Folios, die keine VerknĂĽpfung zu einem Firmenprofil haben:

  • Konto: #CollectiveDebitor_AccountsReceivable
  • Name: Forderungen aus LuL fĂĽr Reservierungen und Folios ohne Firma

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🏢 Firmendebitorenkonten

Darf eine Firma auf Rechnung auschecken (Funktion "Kann auf Firmenrechnung auschecken" ist aktiviert), generiert Apaleo für diese Firma ein separates Debitorenkonto, wobei die Kontenbezeichnung den für die Firma vergebenen Code aufnimmt. Es besteht aktuell keine Möglichkeit, entweder im Firmenprofil die Debitorennummer aus der Hauptbuchhaltung zu hinterlegen oder in Apaleo direkt eine Debitorennummer neu zu generieren.

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đź“‹ Zusammenfassung der AR-Unterkonten

Fazit: Mit diesen Subdebitoren haben Sie die Möglichkeit, das Apaleo-Konto 9999 Forderungen aus LuL getrennt in Ihrer Hauptbuchhaltung zu erfassen, Zahlungseingänge der Firmen direkt Ihren Debitoren zuzuordnen und die offenen Posten zu verwalten.

🔄 Prozessübersicht an der Rezeption

🛠️ Einstellungen und Prozesse

Betrachten wir zunächst die Voraussetzungen und Vorgänge am Front Desk oder in der Reservierungsabteilung:

  1. Firmen, die auf Rechnung (AR) auschecken dĂĽrfen, bekommen den Haken im Profil:

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  1. In der Reservierung des Firmengastes wird die entsprechende Firma verlinkt. Beispiel:

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  1. Das Folio der Reservierung wird folgendermaĂźen mit einer Rechnung auf AR geschlossen:
  • Bearbeiten Sie die Rechnungsadresse, um das Firmenprofil auszuwählen.
  • Erstellen Sie dann die Rechnung.

đź“Š Ergebnis in der Apaleo-Buchhaltung

  1. Bericht Summe Soll/Haben-Buchungen je Konto: Hier sehen Sie KEINE Änderung – alle Forderungen aus LuL werden weiterhin auf das übergeordnete Konto 9999 Forderungen aus LuL aggregiert, unabhängig von vorhandenen Firmensubdebitoren.

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  1. Struktur der Konten: Die oberste Kontenstruktur bleibt unverändert. Ein Klick auf das Konto 9999 Forderungen aus LuL zeigt die Firmensubkonten für alle Profile mit der Berechtigung, auf AR auszuchecken, unabhängig davon, ob Transaktionen vorliegen oder nicht.

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  1. Bericht Bruttotransaktionen: Alle Transaktionen des gewählten Geschäftstags sind sichtbar. Um einen bestimmten Debitor auszuwählen, kann ein Filter auf "Soll Kto.-Nummer" gesetzt werden.

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  1. Finanzen – Rechnungsliste: Keine Änderungen, Sie können den Namensfilter verwenden und Nur AR-Rechnungen anzeigen auswählen.

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⚠️ Relevanz für bestimmte Funktionen

Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Sie diese Funktion aktiviert haben.

FĂĽr Demonstrationszwecke wurden zwei AR-Rechnungen als bezahlt markiert:

  • Test 1 – Zahlung 122 EUR ĂĽber Kasse
  • Test 2 – Zahlung 79,50 EUR ĂĽber Bank

Auswirkung in der Buchhaltung:

  • Die AR-Rechnungen in den Zeilen 3 und 4 wurden durch die jeweilige Zahlungsmethode auf Ebene des Firmendebitoren ausgeglichen: Test 1 in Zeile 2 und Test 2 in Zeile 1 (die neueste Buchung steht oben).

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  • Bericht "Bruttotransaktionen": Transaktionen sind hier ebenfalls sichtbar; die Anzeige ist unterschiedlich, da der Bericht anders strukturiert ist.

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