Importieren Sie die Accounting-Transaktionen aus Apaleo regelmäßig in Ihr Hauptbuch. Fassen Sie nur Zahlungsmethoden in ein Konto in Ihrem Hauptbuch zusammen, die auch zusammen abgerechnet und ausgezahlt werden. Da beispielsweise American Express meist gesondert abrechnet und auszahlt, sollten Transaktionen von American Express in Ihrem Hauptbuch auf einem anderen Konto als die MasterCard oder VISA Transaktionen verbucht werden. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Accounting-Daten nicht als tägliche Summen, sondern als Einzelbuchungen importieren.
Vorbereitungen
In Ihrem Hauptbuch empfehlen wir, dass Sie für den Zahlungsdienstleister folgende Konten anlegen:
- ein Forderungskonto für alle Zahlungsanforderungen an die Kreditkarten
- ein Forderungskonto für den Gleitenden Einbehalt (erhaltene Anzahlungen, die spätestens mit dem Anreisedatum ausgeschüttet werden)
- ein Forderungskonto für das Refund Reserve
- sowie ein Kreditorenkonto
Für Ihre Buchhaltung finden Sie in Apaleo auf Account-Ebene im Menüpunkt Zahlungsverarbeitung folgende Dateien zum Download:
- die Monatsrechnungen aus Apaleo
- die einzelnen Settlements
Abgleich der Auszahlungen
Haben Sie einen Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto, dann benötigen Sie den zur Batch Nummer passenden Settlement Details Report, um den saldierten Betrag in seine einzelnen Bestandteile aufschlüsseln und buchen zu können.
WICHTIG: Da es Batches ohne Auszahlung geben kann, müssen Sie die Verarbeitung aller Batches sicherstellen.
- Buchen Sie die Bruttobeträge Gross Debit (GC) und Gross Credit (GC) aus den Transaktionen mit Journal Type "settled" und "refunded" gegen das Forderungskonto für Zahlungsanforderungen. Die Abstimmung kann über die Original PSP Reference und die Merchant Reference erfolgen.
- Buchen Sie mögliche Anpassungen am gleitenden Einbehalt bzw. Anpassungen an der Refund Reserve auf die entsprechenden Forderungskonten. Diese Anpassungen erscheinen unter dem Journal Type "deposit correction" bzw. "reserve adjustment".
- Buchen Sie die Summe aller Gebühren (Journal Type "fee") sowie die Gebühren für die einzelnen Transaktionen aus den Spalten Commission (NC), Markup (NC), Scheme Fees (NC) und Interchange (NC) als Vorabeinbehalt auf das Kreditorenkonto.
- Buchen Sie die Einbehalte für die von Apaleo gestellten Rechnungen ebenfalls auf das Kreditorenkonto. Diese erscheinen als Zeilen mit dem Journal Type "invoice deduction".
Apaleo stellt nach Ablauf eines Monats eine Rechnung über alle "Payment Processing Gebühren". Dabei werden die bereits getätigten Einbehalte als "already deducted from settlement" ausgewiesen und der verbleibende Betrag wird dann mit dem nächsten Settlement Batch einbehalten.
Ein Settlement Batch führt zu einer Auszahlung, wenn die Beträge aus den Zahlungsanforderungen höher sind als die Einbehalte für die Gebühren, Restbeträge aus gestellten Rechnungen und die Anpassung am Gleitenden Einbehalt. Reichen die Beträge aus den Zahlungsanforderungen nicht aus, dann gibt es keine Auszahlung und die Verbindlichkeit wird auf den nächsten Batch mit dem Journal Type "Balancetransfer" vorgetragen.
Die Rechnungen von Apaleo werden getrennt nach Leistungsart gestellt:
- Payment Processing: hier sind alle Abwicklungsgebühren (Processing Fees), Gebühren der einzelnen Zahlungsarten (Payment Method Fees), Gebühren für Rücklastschriften (Chargeback Service Fees) und Revenue Protect-Servicegebühren enthalten.
- Terminal Service: Abrechnung der Gebühren zur Absicherung defekter Kartengeräte (Terminal Replacement Services Fees).
- Terminal Sale: Abrechnung für gekaufte Kartengeräte und Zubehör (Terminal Accessory Sale).