Einführung in die Apaleo-Buchhaltung

Die Informationen in diesem Leitfaden werden auch in einem kostenlosen Online-Kurs in unserer Apaleo Community vorgestellt.

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Hinweis: Die Sprache der Apaleo Community ist Englisch. Eine deutsche Übersetzung des Kurses ist dort jedoch verfügbar.

Grundlegendes
Der Kontenrahmen
Beschreibung der Konten und Erläuterungen
Umsatzkonten
8000 Umsatzsteuer
Zahlungskonten
Forderungen
Verbindlichkeiten und 8001 USt. auf Vorauskasse
City Tax
Durchlaufende Posten
Apaleo Buchungen verstehen
Geschäftsvorgänge und Buchungsvorgänge
Netto vs. Brutto
Zeitstempel der Buchung vs. Geschäftstag der Buchung
Daten auslesen
Wesentliches für Buchhalter
Wichtiges zum Schluss - warum jetzt erst?!

Grundlegendes

Apaleo arbeitet nach dem Konzept der doppelten Buchführung, und zwar in Echtzeit. Wenn eine buchhaltungsrelevante Transaktion durchgeführt wird, entsteht sofort ein Eintrag in der Apaleo Buchhaltung auf mindestens zwei Konten - im Soll und im Haben. Apaleo kennt einfache und zusammengesetzte Buchungssätze.

Die Apaleo Kontenstruktur ist an den Kontenrahmen von Usali angelehnt. Namen und Codes der Konten sind unveränderlich. Sie können jedoch die Umsatzkonten um Unterkonten erweitern, um Ihre Geschäftszwecke und Berichte abzubilden. Die Zuordnung zwischen Apaleo und dem Hauptbuch erfolgt außerhalb von Apaleo.

Apaleo gibt Umsätze sowie Zahlungen, Forderungen und Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit den Umsätze wieder. Apaleo kennt keine Aufwendungen/Auslagen. Sie können in Apaleo keine Portokasse mit Ein- und Auszahlungen abbilden. Desweiteren ist es nicht möglich in Apaleo Kommissionen für Kreditkarten, Vertriebskanäle, Reiseagenturen etc. zu erfassen.

In den Ratenplänen, Extras & Services, Richtlinien und Distribution definieren Sie die Steuersätze, die angewendet werden sollen. Es ist wichtig, dass beim Einrichten dieser Bereiche sowie bei Änderungen sorgfältig vorgegangen wird. Apaleo selbst prüft nicht die Gültigkeit der Einstellungen, z.B. ob der gewählte Umsatzsteuersatz für eine Leistung den lokalen rechtlichen Vorgaben entspricht.

Apaleo verbucht nicht sämtliche Nächte bei Check-In oder Check-Out, sondern jede Nacht separat im Zuge des (automatisierten) Nachtlaufs. Natürlich können Leistungen auch manuell bzw. direkt verbucht werden. Diese Letzteren werden immer auf den Geschäftstag gebucht an dem sie gebucht werden. Man kann nicht auf vergangene Geschäftstage zurückschreiben.

Bemerkenswert ist der Umgang mit Vorauszahlungen (auch Deposit oder Verbindlichkeit): Apaleo qualifiziert automatisch ob eine Zahlung eine Vorauszahlung darstellt - unter Berücksichtigung der MwSt. - und verbraucht dann auch die Vorauszahlung nach einer definierten Logik. Der Verbrauch findet nach jeder Buchung statt. Ein (manueller) Transfer einer Vorauszahlung auf ein Reservierungskonto bei Check-In ist nicht nötig und nicht möglich.

Folgende Einheiten führen die Transaktionen: Reservierungen, Buchungsfolios, Externe Folios oder das Hauskonto. Man könnte sagen, dass jede dieser Einheiten ein kleines T-Konto ist, das Forderungen, Umsätze / Leistungen, Umsatzsteuer, Zahlungen, ggf. Vorauszahlungen und den Verbrauch dieser beinhaltet.
Die Summe der Transaktionen dieser Einheiten für einen gegebenen Zeitraum gibt die Konten und Beträge für Ihr Hauptbuch wieder. Sie können entscheiden wie detailliert Sie dies in Ihr Hauptbuch übernehmen.

Jede Transaktion ist sofort festgeschrieben und kann nicht mehr geändert werden. Die Korrektur einer Transaktion ist eine weitere Transaktion, festgeschrieben im Moment der Eintragung.
Das gleiche gilt für Rechnungen: Es gibt Initial-, Stornierungs- und Korrekturrechnungen. Jede dieser Rechnungen hat eine andere Rechnungsnummer.

Falls Sie Transaktionen nachvollziehen möchten, gibt es Änderungsprotokolle für Folios, Reservierungen und auch eine Ansicht für alle Buchungsfolios und Transaktionen einer Reservierung.

Kommen wir nun zu den Details:

Der Kontenrahmen

Das grundlegende Schema stellt Ihnen Apaleo zur Verfügung.
Zu finden ist das Grundgerüst, der Apaleo-Kontenrahmen, im Hauptmenü unter Finanzen ➡ Accounting. 

Der Kontenrahmen ist auf der übergeordneten Ebene und auf der zweiten Ebene von Umsätzen und Zahlungen statisch und nicht konfigurierbar.
Der Rahmen der Umsatzkonten kann durch Unterkonten individuell ergänzt werden.

Beschreibung der Konten und Erläuterungen

Umsatzkonten

In Apaleo gibt es die folgenden vordefinierten fünf Umsatzkonten:

Diese Konten haben jeweils Unterkonten für jeden einzelnen Steuersatz des Landes, in dem sich das Hotel befindet. Beispielhaft für Deutschland sieht die Ebene unter Umsatz Unterkunft folgendermaßen aus:

Diese Ansicht bedeutet nicht, dass diese Konten alle zwingend bebucht werden.

Die Darstellung Ihrer Umsätze hängt von zwei Dingen ab:

1. Wie sind Ihre Ratenpläne, Extras und Services strukturiert?
2. Wie gehen Sie beim manuellen Aufbuchen von Leistungen vor?

Die Konten Umsatz Storno-Gebühren und Umsatz No-Show werden nur durch Leistungen bebucht, wenn eine Reservierung den entsprechenden Status Storniert oder No-Show hat.
Für Fragen zu den operativen Prozessen lesen Sie bitte unseren Guide Bearbeiten von Stornierungen und No Show Reservierungen.

Wenn in einem Ratenplan der Servicetyp Unterkunft ausgewählt wurde, hat dies die Verbuchung aller Umsätze über diesen Ratenplan auf dem Konto Umsatz Unterkunft zur Folge:

Für ein Extra/Service gilt das gleiche. Bei folgender Einstellung wird aller Umsatz über den Service auf das Konto Umsatz Andere verbucht:

Sie sehen, dass neben dem Servicetyp die MwSt.-Art konfiguriert wird. Die MwSt.-Art wird je Geschäftstag angewendet.

Bitte beachten Sie hier: Die MwSt. und das Unterkonto können nach Anlage über die Verbuchungsdefinitionen geändert werden, mit frühestem Beginn am Folgetag. Dies sollte aber immer nur nach Rücksprache mit Ihrem Buchhalter/Steuerberater geändert werden. Klicken Sie hierzu einfach auf +Füge neue Konfiguration hinzu und ändern Sie die gewünschten Werte:

Hinweis: Wird eine Leistung (oder eine Korrektur für eine Leistung) im Reservierungsfolio aufgebucht ohne einen vordefinierten Services (Raten ➡ Extras und Services) auszuwählen, so werden der Servicetyp, die MwSt.-Art und ggf. das Unterkonto jeweils frei gewählt / definiert. Der Nutzer hat hier freie Hand und es besteht die Gefahr einer falschen Verbuchung von Umsätzen. Apaleo nimmt keine Validierung der gewählten Parameter vor.

8000 Umsatzsteuer

Das Konto 8000 Umsatzsteuer hat Unterkonten für jede USt.-Art und -Satz, die am Standort des Hotels möglich sind. Beispielhaft für Deutschland sieht das folgendermaßen aus:

Der anzuwendende USt.-Satz resultiert aus der Einrichtung wie oben beschrieben. Sobald eine Leistung verbucht oder korrigiert wird, findet auch die Verbuchung der Umsatzsteuer auf dem entsprechenden Unterkonto statt.
Es ist nicht möglich diese Umsatzsteuer-Unterkonten manuell zu bebuchen. Sie werden ausschließlich von Apaleo und automatisch bebucht.

Zahlungskonten

Die Zahlungskonten beginnen mit 1.

Der Kontenrahmen Zahlungen hat eine Vielzahl von statischen Unterkonten mit eigener Kontennummer, jeweils für eine eigene Zahlart. Beispiel: Visa Kreditkartenzahlung mit der Nummer 1102.

Die Bebuchung dieser Zahlungskonten hängt von den von Ihnen erlaubten Zahlarten und von den Zahlarten der Buchungsportale (OTAs) ab. Sie finden mehr Information in unserem Guide Apaleo Payment: Welche Zahlungskonten werden bebucht?

Die Art der Verbuchung hängt vom jeweiligen Setup eines Hotels ab. Zahlungen können manuell verbucht werden oder automatisch durch Apaleo und angebundene Apps.

In Ihrem Hauptbuch werden Sie die Zahlungen aus Apaleo mit den Zahlungseingängen auf Ihrem Bankkonto abgleichen. So gesehen können Sie die Zahlungskonten in Apaleo als eine Art Debitor einer Zahlart sehen - statt eines einzigen globalen Zahlungskontos.

Ein Zahlung kann entweder eine Forderung einer Reservierung, einer Buchung, eines externen Folios oder des Hauskontos ausgleichen. Sie kann aber auch eine Vorauszahlung/Deposit sein. Apaleo nimmt diese Qualifizierung automatisch vor.

Zahlungskonten, die wir hervorheben möchten:

• # 1100 und # 1118
  
  Die Konten Kreditkartenzahlung und Sonstige Zahlung sind unspezifisch und können keiner bestimmten Zahlart zugewiesen werden. Um diese Konten im Hauptbuch abstimmen zu können, muss vorab geklärt werden, ob und wie diese Konten verwendet werden dürfen.
  
  Es ist daher wichtig, dass Sie die Geschäftsvorgänge definieren, die hierüber abgebildet werden sollen. Zudem empfiehlt sich, diesen Zahlungen eine einheitliche Bemerkung zuzufügen. Diese Bemerkung wird mit der Transaktion festgeschrieben, kann exportiert werden und hilft somit bei der Abstimmung.
  
  Beispiele:
  
  # 1100 Kreditkartenzahlung
  Übertrag einer Zahlung aus dem vorherigen PMS:
  
  
  # 1118 Sonstige Zahlung
  Übertrag einer Zahlung aus dem vorherigen PMS oder Nutzung für Zahlungen von Portalen (Secret Escapes o.Ä.):
  

• # 1400 Banküberweisung
  
  Dieses Konto soll der Erfassung von Zahlungen dienen, die bis zum Anreise-, max. bis zum Abreisedatum der Reservierung auf Ihrem Bankkonto eingehen.
  
  Es wird nicht bebucht falls ein Gast auf Rechnung auscheckt (AR-Rechnung / Debitorenrechnung). In diesem Fall wird eine Rechnung ohne Zahlung erstellt und das Folio "auf AR" geschlossen.
  Die Forderung aus dieser Debitorenrechnung wird auf das Apaleo-Konto # 9999 Forderungen aus LuL (Lieferung und Leistung) gebucht. Wird diese AR-Rechnung nun über eine Banküberweisung beglichen wird, wird der Zahlungseingang im Hauptbuch gegen das Konto gebucht, das Sie für das Apaleo-Konto # 9999 gewählt haben.
  
  Sollten Sie Gästen erlauben, Ihre Rechnung vor Anreise per Banküberweisung zu bezahlen, ist es nötig hierfür einen entsprechenden Prozess aufzusetzen: Die Kontoauszüge müssen regelmäßig geprüft werden und Überweisungen für solche Reservierung sind zeitnah in Apaleo als Zahlung zu erfassen.
  
  Je nachdem wie Transaktionen in Ihrem Hauptbuch dargestellt sind, sollten Transaktionen im Konto # 1400 Banküberweisung einem Bank-Zwischen-/Verrechnungskonto zugewiesen werden - nicht Ihrem eigentlichen Bankkonto.
  
  

• # 1600 Barzahlung
  
  Dieses Konto soll ausschließlich Barzahlungen für Leistungen aus Reservierungen, aus Buchungen, externen Folios oder dem Hauskonto enthalten - oder Erstattungen aufgrund von (Teil-) Erstattungen von Leistungen.
  
  Es ist nicht möglich, dieses Konto mit Barentnahmen im Sinne von Hotelaufwendungen zu bebuchen. Es kann keine Portokasse darstellen.
  
  Je nachdem wie Transaktionen in Ihrem Hauptbuch dargestellt sind, sollten Transaktionen im Konto # 1600 Barzahlung einem Kassen-Zwischen-/Verrechnungskonto zugewiesen werden - nicht Ihrem Konto für Ihre Hauptkasse.
  
  

• # 1116 Gutscheinzahlung
  
  Diese Konto sollte bebucht werden, wenn vorab erworbene Gutscheine teilweise oder in Gänze eingelöst werden. Es dient nicht der Darstellung einen Gutscheinverkaufs. In Hinblick auf die Abstimmung ist zu beachten, wie der vorherige Verkauf eines Gutscheins in Ihrem Hauptbuch erfasst wurde. Für Deutschland hierzu die Stichworte Einzweck- vs. Mehrzweckgutschein.

Forderungen

Apaleo kennt 3 Arten von Forderungen:

   # 1200 Forderungen

      # 9000 Hauskonto

         # 9999 Forderungen aus LuL

Das Konto # 1200 Forderungen erfasst Forderungen gegen Gäste im Haus, die Leistungen konsumiert aber noch nicht bezahlt haben. Generell kommen solche Forderungen aus Reservierungen, können aber auch aus Transaktionen auf dem Buchungsfolio oder externer Folios resultieren.

Bitte denken Sie daran, dass Apaleo Accounting in Echtzeit betreibt. So generiert das Buchen einer Leistung auf einem Folio (z.B. Gastfolio, Buchungsfolio oder externes Folio) eine Forderung während die Korrektur oder Erstattung einer Leistung die Forderung reduziert.

Eine solche Forderung kann auf zwei Arten ausgeglichen werden:

• durch das Buchen einer Zahlung, unter Verwendung eines der Apaleo Zahlungskonten;
• durch den Verbrauch einer Vorauszahlung/ eines Deposits, was Apaleo automatisch vornimmt.

Insgesamt werden auf diesem Konto die meisten Transaktionen erfasst werden, da jede Buchung im Bereich der Leistungen dieses Forderungskonto als Gegenkonto anspricht, dito der Verbrauch von Vorauszahlungen und Zahlungen Forderungen ausgleichen, wenn sie nicht als Vorauszahlung qualifiziert werden.

Für das Hauptbuch bedeutet das, dass das Konto einen kumulierten Saldo aufweist, der rein aus Apaleo stammt und daher auch nur gegen Apaleo abgestimmt werden kann. Das Hauptbuch selbst wird nichts gegen dieses Konto buchen, z.B. als Ausgleich einer Forderungen oder um das Konto auf "Null" zu bringen.

Kann dieses Konto einen Saldo von 0,00 haben? Ja, das kann es, wenn Sie entweder keine Gäste im Haus haben oder alle Gäste im Haus die Leistungen im Voraus bezahlt haben. 

Aus Sicht des Abgleichs können Sie die Information, welche Reservierungen an einem bestimmten Tag den Saldo ausmachen, aus der Liste aller Brutto-Buchungen (Accounting ➡ Exportieren) erhalten.

Wie kann ich die Qualität des Kontos sicherstellen bzw. macht der Saldo überhaupt Sinn?
Es ist die Aufgabe der Hotel-Operations/des Front Desks sicherzustellen, dass der Saldo einer Reservierung bei Check-Out auf 0 steht. Das gleiche gilt für Reservierungsstornierungen oder No-Shows. Hierfür sollte täglich der Reservierungsfilter Offener Saldo genutzt werden.

Was führt zu einem falschen Saldo:

• Der Gast ist abgereist, aber es wurde keine Zahlung gebucht.
• Der Gast ist abgereist und es wurde ihm gewährt "auf Rechnung" auszuchecken, es wurde aber noch keine Debitorenrechnung erstellt.
• Leistungen wurden nur teilweise bezahlt.
• Es wurde direkt auf dem Folio eine Leistung verbucht (z.B. mit Geschäftstag heute), obwohl die Anreise des Gastes in der Zukunft liegt.

# 9000 Hauskonto

Dieses Konto ist ein separates Forderungskonto. Es kann typischerweise in der folgenden Situation genutzt werden:

Ein Gast möchte eine Leistung nicht bezahlen (z.B. Beschwerde Minibar). In diesem Fall kann die Leistung vom Reservierungsfolio auf das Hauskonto verschoben werden. Die Gästereservierung kann abgeschlossen werden. Die auf das Hauskonto verschobene Leistung kann zu einem späteren Zeitpunkt geprüft und dann ausgebucht werden.

Aus buchhalterischer Sicht sollte das Hauskonto immer einen Saldo von 0 haben, da es Forderungen gegen das Haus darstellt.

Inzwischen wird das Hauskonto kaum mehr genutzt, da die externen Folios einen Großteil der Szenarien abbilden, die früher mit dem Hauskonto abgedeckt wurden. Der Vorteil der externen Folios ist, dass hier Rechnungen erstellt werden können, was im Hauskonto nicht möglich ist.

# 9999 Forderungen aus Lieferung und Leistung (LuL)

Die Forderungen in diesen Konten stehen für die Reservierungen, die erst nach Check-Out bezahlt werden. Gewöhnlich trifft dies auf Reservierungen von Geschäftsreisenden zu, für welche eine Kostenübernahme vereinbart wurde.
Dies ist auch der entscheidende Unterschied zu # 1200 Forderungen: ausgecheckte Gäste im Gegensatz zu Gästen im Haus.

Wenn das Hotel eine Debitorenrechnung / AR-Rechnung erstellt, wenn es also eine Rechnung erstellt ohne eine Zahlung zu buchen und das Folio zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung einen negativen Saldo hat,

wird aus buchhalterischer Sicht die Forderung auf # 1200 Forderungen ausgeglichen und eine Forderung  auf # 9999 Forderung aus LuL aufgebaut: Soll # 9999 an Haben # 1200.

Der Buchungssatz in Apaleo sieht wie folgt aus:

Die Anweisung "PostToAccountsReceivables" steht für die Erstellung der Debitorenrechnung.

Belastetes Konto "Reservierungs-ID_AccountsReceivable": Sollbuchung #9999 Forderungen aus LuL

Gutschriftskonto "Reservierungs-ID_Receivables": Habenbuchung #1200 Forderungen

Beleg "Invoice:yyyyMMDD#########": Die Rechnungsnummer, die individuell formatiert werden kann: Finanzen: Rechnungs-Einstellungen und Firmendetails.

# 9999 Forderungen aus LuL mit dem darunterliegenden Sammeldebitor und den Firmendebitoren sammelt alle Forderungen aus Debitorenrechnungen. Bitte lesen Sie zum Thema unseren Guide Debitorenkonten für Firmenprofile.

Die Abstimmung aller untergeordneten Debitorenkonten erfolgt traditionell:
Prüfen Sie Ihr Bankkonto auf Zahlungseingänge für Debitorenrechnungen und buchen Sie diese in Ihrem Hauptbuch: Soll #Bankkonto an Haben # CollectiveDebitor_AccountsReceivable (oder Haben FirmennameX_AccountsReceivable).
Ohne weitere Konfiguration werden diese Konten in Apaleo einen steigenden Saldo haben und keinen Abgleich mit den offene Posten im Hauptbuch ermöglichen.

Deshalb gibt es in Apaleo zwei weitere Werkzeuge für die Abstimmung der Debitorenrechnungen:

• Debitorenrechnungen können "als bezahlt markiert" werden. Bei Nutzung dieser Option kann regelmäßig ein Bericht über nicht-bezahlte Debitorenrechnung erstellt werden und diese mit dem Hauptbuch abgeglichen werden.
• Je nach Konfiguration (siehe Artikel Rechnungen "als bezahlt markieren") kann mit der Markierung einer Rechnung als bezahlt ein zusätzlicher Buchungssatz in Apaleo geschrieben werden. Je nach gewähltem Zahlungsmittel wird die Zahlung gegen den Sammeldebitor gebucht. Wird z.B. eine Ausgangsrechnung per Banküberweisung bezahlt, dann wird bei der Aktivierung dieser Funktion folgender Buchungssatz generiert: Soll #1400 Banküberweisung an z.B. # FirmennameX_AccountsReceivable. In diesem Fall wäre Apaleo das führende System für Debitorenposten. Der Zahlungseingang wird im Hauptbuch gegen das Konto gebucht, was für # 1400 Banküberweisung gewählt wurde.
• Details finden Sie im Guide Debitoren-Rechnungen.

Bitte beachten Sie, dass Apaleo kein Mahnwesen beinhaltet.

Verbindlichkeiten und 8001 USt. auf Vorauskasse

Apaleo qualifiziert Verbindlichkeiten (auch Vorauszahlungen oder Deposits genannt) und die zugehörige Umsatzsteuer selbst - so wie auch ihren Verbrauch. Buchungen auf diesen Konten resultieren aus dem Status der Forderungen und Zahlungen einer Reservierung.

Sie können diese Konten nicht direkt bebuchen. Die Kontenabstimmung erfolgt rein aus Apaleo heraus.

Wie funktioniert das?

Wird in einer Reservierung eine Zahlung gebucht, unabhängig von der Art des Zahlungskontos, prüft Apaleo, ob es für diese Reservierung eine Forderung auf dem Konto # 1200 Forderungen gibt. Falls dem so ist, wird die Zahlung bis zum vollen Betrag der Forderung verbraucht. Ein verbleibender Betrag wird automatisch als Vorauszahlung qualifiziert.

Die Besonderheit hier ist, dass Apaleo einen Split macht zwischen:

• dem Netto-Betrag, der auf dem Konto # 3000 Verbindlichkeiten verzeichnet wird und
• dem Anteil der Umsatzsteuer. Abhängig vom Umsatzsteuersatz wird der Betrag dann auf dem entsprechenden Unterkonto von # 8001 USt. auf Vorauskasse. Hier ein Beispiel für Deutschland:
  

Der Split basiert auf den für die Zukunft vorgemerkten Leistungen für die Reservierung, unter Beachtung der USt. vom höchsten Steuersatz bis zum niedrigsten.

So wie Apaleo selbständig eine Zahlung als Vorauszahlung/Deposit qualifiziert, tut es das gleiche beim Verbrauch von Vorauszahlungen/Deposits.

Wie funktioniert das?

Jedes Mal wenn eine Forderung gebucht wird, prüft Apaleo ob eine Vorauszahlung existiert, die diese Forderung ausgleichen kann. Hier wird zuerst geprüft, ob Beträge auf # 3000 Verbindlichkeiten und auf den Unterkonten von # 8001 USt. auf Vorauskasse zur Verfügung stehen. Falls dem so ist, wird der Verbrauch geprüft. Der Verbrauch folgt hierbei einer Reihe von Regeln.

Die Prüfung findet nach jeder Transaktion auf dem Konto # 1200 Forderungen statt und NICHT bei Check-In durch den Transfer einer Vorauszahlung von einem Verbindlichkeiten-Konto (Deposit Ledger) auf ein Gast-Konto (Guest Ledger). Der reine Check-in löst keinerlei buchhalterische Transaktionen aus. Daher zeigt Ihnen der kumulierte Saldo der Konten # 3000 Verbindlichkeiten und # 8001 USt. auf Vorauskasse den Stand Ihrer Verbindlichkeiten in Echtzeit.

Wichtig zu wissen: Jede Reservierungsänderung führt zu einer erneuten Prüfung einer eventuell vorhandenen Vorauszahlung. Falls nötig wird auch zu diesem Zeitpunkt der Split in Netto- und Steuerbetrag neu bewertet. Da das System den finalen Reservierungsstatus nach einer Änderung nicht kennt, mögen diese Transaktionen aus der Neubewertung überflüssig erscheinen.

In Verbindung mit der Kontenabstimmung können Sie die Information, welche Reservierungen zu einem bestimmten Zeitpunkt den Saldo ergeben, durch den Export Liste aller Brutto-Buchungen auslesen.

Wie wird hier die Qualität des Kontos gesichert, z.B. ist der Saldo sinnvoll?
Auch hier hängt die Qualität an der operativen Arbeit des Hotel-Personals. Es muss sichergestellt werden, dass jede Reservierung bei Check-Out, Stornierung oder No-Show den Saldo 0 erreicht. Erläuterungen für die Operative finden Sie hier: Wie kontrolliere ich Reservierungen mit einer Open Balance?

Inkorrekte Salden entstehen zum Beispiel so:

• Der Gast hat im Voraus bezahlt und storniert seine Reservierung. Es wird versäumt entweder eine Stornierungsgebühr aufzubuchen oder die Zahlung zurückzuerstatten.
• Der Gast hat im Voraus bezahlt, nimmt aber seine Reservierung nicht wahr ohne zu stornieren. Es wird versäumt die No-Show-Gebühr aufzubuchen und / oder ggf. einen Restbetrag zu erstatten.
• Der Gast hat im Voraus bezahlt und konsumiert weniger Leistung, z.B. aufgrund einer vorzeitigen Abreise. Der restliche Betrag steht noch auf dem Folio, die Reservierung ist quasi überbezahlt.

City Tax

Falls am Betriebsstandort eine City Tax/Kurtaxe/o.Ä. erhoben werden muss, konfigurieren Sie die City Tax in Apaleo. Unser Artikel Distribution: City-Tax erklärt die Konfiguration.
Die Beträge der City Tax werden auf das fixe Konto # 6000 City Tax gebucht. Da eine City Tax oder ähnliche Gebühren gewöhnlich an öffentliche Stellen gemeldet werden müssen, ist das Konto # 6000 nicht als Umsatzkonto angelegt sondern als Bilanzkonto.

Durchlaufende Posten

Das fixe Konto # 7000 Durchlaufende Posten soll Einbehalte oder Weiterbelastungen darstellen, die ursprünglich eine Auslage des Hotels für den Gast waren. Deshalb fällt auf durchlaufende Posten keine Umsatzsteuer an. Dieses Konto ist ein Bilanzkonto.

Beispiel: Der Gast bittet das Hotel für ihn Blumen zu kaufen. Das Hotel legt den Kaufpreis für den Gast aus und bucht dafür einen durchlaufenden Posten auf die Reservierung des Gastes.

Für die Abstimmung dieses Kontos in Ihrem Hauptbuch ist es nötig, die Auslage entsprechend zu buchen.

 

Apaleo Buchungen verstehen

Die Information in einem Transaktionseintrag ist Soll ("debited") an Haben ("credited") und der Betrag. Beträge sind auf 10 Stellen gerundet, um Rundungsfehler zu vermeiden.

Für den Zahlungsausgleich einer Forderung wäre die Transaktion:

• "Buche 120 EUR von Visa-Kreditkarte an Forderungen für Reservierung XTTSQQKW-1":                     # 1102 Visa Kreditkartenzahlung 120 EUR an # XTTSQQKW-1_Receivables 120 EUR                       Soll Visa-Credit # 1102 Betrag 120 EUR an Haben XTTSQQKW-1_Receivables Betrag 120 EUR.

Es gibt auch zusammengesetzte Transaktionen. Das Aufbuchen einer Leistung führt beispielsweise zu dieser Transaktion:

• "Buchen Sie 107 EUR von Forderungen an Umsatz Unterkunft (100 EUR) und Umsatzsteuer (7 EUR)"
  # XTTSQQKW-1_Receivables 100 EUR an # Umsatz Unterkunft (7%) 100 EUR
  # XTTSQQKW-1_Receivables 7 EUR an # Umsatzsteuer Reduziert (7%) 7 EUR
  
  
• "Barzahlung 94,50 EUR, qualifiziert als Vorauszahlung für zukünftige Leistungen mit 7% Mehrwertsteuer"
  # 1600 Barzahlung 88,32 EUR an # XTTSQQKW-1_Liabilities 88,32 EUR
  # 1600 Barzahlung 6,18 EUR an # USt. auf Vorauskasse (7%) 6,18 EUR

Diese zusammengesetzten Transaktionen sind zwei Protokolleinträge, die dieselbe Eintragsnummer haben.

Zusätzlich hat jede Transaktion ein Belegfeld, eine Anweisung, die Ihnen sagt, was in der realen Welt passiert ist, einen Zeitstempel für die genaue Sekunde, in der die Transaktion in das Protokoll gebucht wurde, einen Geschäftstag, auf den sie gebucht wurde und eine Eintragsnummer.

Der Beleg ist die Belegnummer. Diese kann sein: entweder die Rechnungsnummer einer AR-Rechnung oder die PSP-Referenznummer einer Apaleo-Zahlungstransaktion oder die während der Buchung hinzugefügte Bemerkung oder die Reservierungs-ID einschließlich der Anzahl der Änderungen. Je nachdem, wo Transaktionen abgerufen werden, kann der Beleg zusätzlich eine Belegart haben. Die Belegart kann Rechnung, PSP-Referenz, Reservierung oder Benutzerdefiniert ("Custom") sein.

Mögliche Anweisungen sind: PostCharge, PostPayment, PostPrepayment, PostPrepaymentVat und PostToAccountsReceivables. Die Anweisung gibt den Ursprung für die Transaktion wieder.

Transaktionen können auf verschiedenen Ebenen abgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Daten abrufen“.

Geschäftsvorgänge und Buchungsvorgänge

Die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Transaktionen sind Buchhaltungstransaktionen und spiegeln diejenigen aller Geschäftstransaktionen wider, die sich auf die Buchhaltung auswirken. Sie sind tatsächlich verbucht, die Geschäftstransaktion ist eingetreten.

Ein Geschäftsvorfall löst alles aus, was wir aufzeichnen - z.B.

• Zahlungen und Vorauszahlungen einziehen
• Buchung von Leistungen während des Nachtlaufs und Verbrauch von Vorauszahlungen
• Hinzufügen und Erstatten von Leistungen und Zahlungen auf einem Folio
• eine Rechnung mit offenem Posten erstellen (Debitorenrechnung)
• eine (im voraus bezahlte) Reservierung ändern
• Leistungen verschieben, z.B. von einer Reservierung auf eine andere oder auf das Hauskonto oder  innerhalb einer Reservierung von einem auf ein anderes Folio
• einen Gästenamen verändern
• Extras einer Reservierung hinzufügen
• Manuell die Betten-Steuer vor oder nach Verbuchung bearbeiten

Der Ort, an dem wir diese realen Aktionen aufzeichnen, ist hauptsächlich das Folio. Reservierungsänderungen werden dort ebenso berücksichtigt wie direkte Buchungen von Gebühren, Rückerstattungen und Zahlungen.

Bereits aufgezeichnete Buchungen werden in Schwarz dargestellt:

wohingegen zukünftige Buchungen Grau sind:

Netto vs. Brutto 

Da wir Umsatztransaktionen in ihre Netto- und Umsatzsteuerteile aufteilen, sind alle Umsatzzahlen netto. Die Umsatzkonten beziehen sich immer auf eine bestimmte Umsatzsteuer, z. B. "Umsatz Unterkunft 7%".

Um die Brutto-Beträge zu bekommen

• wählen Sie Berichte ➡ Umsätze, Zeitraum festlegen und die Netto und Brutto Beträge exportieren, oder
• wählen Sie Finanzen ➡ Accounting ➡ Exportieren ➡ Summe von Debitoren und Kreditoren, Zeitraum festlegen, Umsatzkonten auswählen und den Netto-Betrag mit dem korrekten Steuersatz multiplizieren; oder
• wählen Sie Finance ➡ Accounting ➡ Exportieren ➡ Liste aller Brutto-Transaktionen, Zeitraum festlegen und Umsatzkonten auswählen: für jede Transaktion sehen sie die Netto-, Steuerbeträge und Umsatzsteuersatz sowie Brutto.

Zeitstempel der Buchung vs. Geschäftstag der Buchung

Jede Transaktion, die wir aufzeichnen, hat zwei Daten: das Buchungsdatum mit der Buchungszeit sowie den Geschäftstag.

Die Buchungszeit ist der genaue Zeitpunkt, zu dem wir den Transaktionsprotokolleintrag schreiben. Wenn Sie eine direkte Gebühr hinzufügen, ist es die Zeit, an der diese hinzugefügt wird. Für Leistungen auf der Reservierung ist es die Zeit, zu der Sie den Nachtlauf durchführen. Wenn Sie am Abend vor der Abreise eines Gastes eine Rechnung erstellen, werden die Gebühren von morgen zu dem Zeitpunkt gebucht, an dem Sie auf "Rechnung erstellen" klicken. Die Buchungszeit ist für die Buchhaltung nicht relevant. Wir haben es für Audits und automatische Integrationen.

Der Geschäftstag ist das für die Rechnungslegung relevante Datum. Stellen Sie sich vor, Sie führen den Nachtlauf nur am Ende eines jeden Monats durch (bitte nicht!): Dann ist das Buchungsdatum das Monatsende, aber die Geschäftstage sind die tatsächlichen Tage, an denen die Dienstleistungen erbracht wurden und der Umsatz erzielt wurde.

Wann immer Sie Datum und Uhrzeit eingeben können, filtert Apaleo nach Buchungsdatum:

Wenn Sie ausschließlich nach Datum, nicht Zeit, suchen können, filtert Apaleo nach Geschäftsdatum:

Daten auslesen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten abzurufen. Es hängt davon ab, wonach Sie suchen.

Um die Buchhaltungstransaktionen in Ihrem Hauptbuch wiederzugeben, können Sie:

• Eine der Buchhaltung Applikationen aus unserem App-Store verwenden: Apaleo Store.
• Schreiben Sie Ihren eigenen Bericht / Ihre eigene App, basierend auf dem Export Liste aller Brutto-Buchungen und der Developer Dokumentation, da alle aufgezeichneten Daten auch über die Apaleo-APIs verfügbar sind.
• Übertragen Sie die Daten manuell über den Export Summe Soll/Haben-Buchungen je Konto (Finanzen> Buchhaltung> Exportieren> Finanzexport). In der Tat ist dieser Bericht eine vollständige Bilanz. Bitte beachten Sie die Konten # 3000 Verbindlichkeiten und # 8001 USt. auf Vorauskasse. Aufgrund der Verbrauchsregeln und der Aufteilung müssen die Bruttobeträge je Verbindlichkeit Umsatzsteuersatz berechnet werden.
• Übertragen Sie die Daten manuell mithilfe des Brutto-Transaktionsberichts und erstellen Sie eine Buchhaltungsvorlage, die Ihren Anforderungen entspricht.

Abhängig davon, wie Sie die Transaktionen in Ihrem Hauptbuch widerspiegeln, sind die Daten auf einem unterschiedlichen Detaillierungsgrad. Dies wirkt sich auf die Möglichkeiten aus, die Konten abzustimmen.

Wenn Sie die Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum für ein bestimmtes Konto abrufen möchten, empfehlen wir, den Brutto-Transaktionsbericht zu verwenden, indem Sie einfach nach dem gewünschten Konto filtern. Aufgrund der Struktur des Berichts können Sie die Beträge einer Spalte aufaddieren.

Wenn Sie die Finanz- / Buchhaltungstransaktionen für eine bestimmte Reservierung anzeigen möchten, wählen Sie die Reservierung aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht und wählen Sie Finanztransaktionen.

Wenn Sie die Rohtransaktionen anzeigen möchten, suchen Sie nach Liste aller Buchungen (Rohdaten) unter Finanzen ➡ Buchhaltung ➡ Exportieren ➡ Finanzexport. Bitte beachten Sie, dass dieser Bericht jeden Datensatz, vom neuesten bis zum ältesten Datum, basierend auf dem Zeitstempel und der Reihenfolge der Belastung und Gutschrift (Soll an Haben) der Transaktion widerspiegelt - es handelt sich um ein Journal. Das bedeutet, Sie können Beträge nicht einfach zusammenfassen und müssten zu Buchhaltungszwecken nach Geschäftsdatum filtern. Insgesamt ist der Bericht nicht als Grundlage für Ihre Hauptbuchhaltung gedacht, sondern zum Extrahieren von Transaktionen für eine Prüfung oder zu Analysezwecken.

Wenn Sie das Folio-Änderungsprotokoll überprüfen möchten, wählen Sie den Menüpunkt Audit / Logs und dann Folios. Sie sehen alle Aktionen, können aber auch nach einem bestimmten Folio oder nach weiteren Kriterien filtern. Möglicherweise benötigen Sie dies für eine Analyse.

Im Menüpunkt Berichte finden Sie den Umsatzbericht und den Kassenbericht (d.h. die Transaktionen auf Konto # 1600 Barzahlung).

Wenn Sie Debitoren-/AR-Rechnungen sehen möchten, gehen Sie bitte zu Finanzen ➡ Rechnungen. Dort haben Sie verschiedene Möglichkeiten zum Auswählen und Filtern.

Im Allgemeinen können Daten als PDF, Excel oder CSV exportiert werden.

Wesentliches für Buchhalter

Wir haben eine Reihe von Einstellungen in Apaleo, damit Transaktionen transparent, leicht nachvollziehbar und unveränderlich aufgezeichnet werden.

• Jeder Geschäftsvorgang mit Auswirkungen auf die Buchhaltung wird als Buchhaltungstransaktion mit einer eindeutigen Eintragsnummer erfasst.
• Eine Buchhaltungstransaktion kann nicht rückgängig gemacht werden - sie kann storniert oder erstattet werden - was zu neuen Transaktionen mit neuen Eintragsnummern führt. Gleiches gilt für Rechnungen mit Initial-, Stornierungs- und Korrekturrechnung.
• Transaktionen werden im System festgeschrieben sobald sie eingegeben sind und können nicht mehr geändert werden. Das bedeutet auch, dass sie jederzeit verfügbar sind.
• Transaktionen als solche bestehen aus mehreren Komponenten, anhand welcher sie eingehend analysiert und ihre Herkunft leicht nachverfolgt werden kann.
• Wir haben Änderungsprotokolle für Folios, Reservierungen und die Buchhaltung - falls Sie Nachforschungen anstellen müssen.
• Direkte Buchungen auf dem Folio werden an dem Geschäftstag erfasst, an dem sie eingegeben wurden. Dies bedeutet, dass Sie keine Transaktionen für die Vergangenheit hinzufügen können. Dies kann nur der Nachtlauf, da er Leistungen für das Geschäftsdatum bucht, für das die Leistungen bestimmt waren. Daher wird ein automatisierter Nachtlauf dringend empfohlen.
• Die Konfiguration des Umsatzkontos und der Umsatzsteuersatz in Ratenplänen, Extras und Services ist festgeschrieben sobald die Schaltfläche Speichern gedrückt wird. Bitte denken Sie daran, dass Fehler auftreten können, wenn Buchungen manuell hinzugefügt werden. Daher empfehlen wir, Benutzerrollen sorgfältig zuzuweisen.
• Es gibt verschiedene Instrumente, um eine Qualitätsprüfung von Buchhaltungstransaktionen zu ermöglichen. Es ist Sache des Hotelbetriebs, davon Gebrauch zu machen.

Wichtiges zum Schluss

Aus unserer Erfahrung kommt es häufiger dazu, dass Buchhalter oder Steuerberater zu einem (zu) späten Zeitpunkt über Apaleo informiert werden, teils ist das Hotel mit Apaleo bereits "live".

Doch hier ist Vorsicht geboten: Es ist ein neues System, sie kennen die genauen Abläufe nicht, sie wissen nicht, wie die Buchhaltungsdaten zustande kommen, sie wissen möglicherweise auch nicht, welche Daten überhaupt relevant sind.

Deshalb empfehlen wir:

• Involvieren Sie ihren Buchhalter lieber früher als später, schicken Sie ihm diesen Guide.
• Besprechen Sie mit Ihrem Berater die korrekten Steuersätze (Umsätze, Stornierungsgebühren, No-Show-Gebühren, Betten-Steuer u.a.) während des Set-Ups oder wenn Sie bestehende Einstellungen verändern möchten.
• Besprechen Sie wie detailliert die Struktur für Umsätze sein soll, diese kann mit Unterkonten differenziert werden.
• Entscheiden Sie sich, ob Ihr Buchhalter direkten Zugriff zu Apaleo haben sollte (Benutzerrolle Accountant) oder ob Sie ihn mit Daten/Exporten versorgen.
• Wenn Sie Daten weiterleiten, besprechen Sie das richtige Format und Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich).
• Was erwarten Sie von Ihrem Buchhalter: Daten im Hauptbuch buchen "wie sie sind", oder soll dieser auch offene Punkte hervorheben, z.B. Transaktionen auf # 1600 Barzahlung wenn dieses Konto nicht erlaubt ist. Die Frage ist: Wer führt die Qualitätsprüfung der Buchhaltungsdaten durch?
• Entscheiden Sie über Debitorenrechnungen, z.B. in welchem Ausmaß werden Funktionen in Apaleo verwendet, wer ist für die Debitorenrechnungen verantwortlich, wie soll der Mahnprozess aussehen.
• Mit der Benutzung von Apaleo muss sich der Buchhalter auch mit Zahlungsmöglichkeiten vertraut machen: Wie kann z.B. eine erfolgreiche Transaktion identifiziert werden. Wie sind Settlement-Berichte aufgebaut, wie werden sie gelesen und im Hauptbuch gebucht. Wie werden Rechnungen für Zahlungsdienstleistungen gebucht und das Kreditorenkonto abgestimmt.