Liste aller Brutto-Buchungen – Apaleo Help Center

Grundlegendes
Aufbau und Struktur der Liste in PDF oder Excel/CSV
Warum wird in der Liste aller Brutto-Buchungen ein Konto entweder im Soll oder im Haben dargestellt?
Wie wird diese Darstellung erreicht, da es Transaktionen gibt, die Konten ansprechen, die beide auf der Sollseite oder beide auf der Habenseite ausgewiesen werden?
Anwendungsmöglichkeiten
# 1200 Forderungen
Verbindlichkeiten aus Vorauszahlungen (aka Deposits)

Grundlegendes

Die Liste gibt für den gewählten Geschäftstag oder Datumsbereich die Buchhaltungstransaktionen in einer aufbereiteten Form wieder, angereichert um diverse Angaben.

Geschäftstag bedeutet: es handelt sich um den Tag, auf den Transaktionen erfasst wurden – und damit relevant für die Buchhaltung, z.B. Tages- oder Monatsabschluss. Wann die Transaktionen in apaelo erfasst wurden (Zeitstempel), ist nachrangig.

„Aufbereitet“ bedeutet im Vergleich zur Liste aller Buchungen (Rohdaten), dass die Rohdaten strukturiert und damit lesbar(er) gemacht werden über

die Darstellung der apaleo-Konten entweder im Soll oder im Haben,
den Ausweis des Netto- und Bruttobetrages, des Umsatzsteuerbetrages sowie des angewandten Umsatzsteuersatzes,
die Aufbereitung und den Ausweis der Verbindlichkeiten (aka erhaltene Vorauszahlungen / Deposits) getrennt nach Umsatzsteuersätzen sowie
die Angabe der Referenz in Form der Reservierungs-ID, der ID des externen Folios oder des Hauskontos - ohne Angabe von Folio- und / oder Versionsnummern.

„Angereichert“ bedeutet zusätzliche Angaben, die für die Übernahme der Daten in das Hauptbuch und für Analysezwecke hilfreich sind:

An- und Abreisedatum
Referenztyp: Gast oder externes Folio
Status der Reservierung zum Zeitpunkt der Abfrage.

Die Liste aller Brutto-Buchungen kann über Finanzen -> Accounting -> Exportieren aufgerufen und exportiert werden:

Als Exportformate stehen Excel, CSV und PDF zur Verfügung. Die Daten können auch über die API abgerufen werden.

Aufbau / Struktur der Liste

Der Aufbau des Berichtes ist fix und enthält folgende Spalten:

in PDF-Format reduziert auf die Spalten:

in Excel- und CSV-Format:

Spaltenbezeichnung	Inhalt
Geschäftstag	Tag, AUF den eine Transaktion gebucht wurde nur das Night Audit kann auf vergangene Geschäftstage zurückschreiben, nie eine direkte Aufbuchung bei Korrekturen, z.B. Erstattung einer Leistung, ist der Geschäftstag immer der Tag, an dem die Transaktion gebucht wurde
Zeitstempel	Tag und Uhrzeit, WANN die Transaktion im System erfaßt wurde nicht relevant für Buchhaltung! hier informativ, hilfreich für Analysen
Soll Kto.-Bezeichnung *	Name des Kontos
Soll Kto.-Nummer *	Nummer des Kontos
Haben Kto.-Bezeichnung *	Name des Kontos
Haben Kto.-Nummer *	Nummer des Kontos
Anweisung	Angabe, was die Transaktion ausgelöst hat: PostCharge: Aufbuchen einer Leistung PostPayment: Wertung einer Zahlung als Ausgleich einer Forderung PostPrepayment: Wertung einer Zahlung als Vorauszahlung (aka Verbindlichkeit / Deposit) PostPrepaymentVat: Justierung von Umsatzsteuerbeträgen einer Vorausauszahlung PostToAccountsReceivables: Erstellen einer Debitorenrechnung, Ausgleich einer Forderung Gast im Haus (# 1200 Forderungen für Reservierung x)
Netto-, Steuer- und Bruttobetrag	Split des Betrags in diese Bestandteile nur relevant für Konten, die im Haben bebucht werden! Konten im Soll sind ausschließlich brutto
Währung	eingestellte Währung im apaleo-Account
Steuertyp	Angabe des angewendeten Steuertyps / Steuersatzes
Belegtyp	Angabe, wie der Beleg identifiziert werden kann: Reservation PSP Reference (Zahlungen über apaleo Payment) Custom: manuelle Buchung Invoice: Rechnung
Belegnummer	Belegnummer als solches, abhängig vom Belegtyp: Reservation: Reservierungs-ID mit Versionsangabe PSP Reference: die Nummer Custom: default ist Reservierung, sonst die Angabe, die im Feld Belegnummer erfasst wurde Invoice: Rechnungsnummer
Eintragsnummer	einmalige, fortlaufende systemgenerierte Nummer in apaleo, um die Transaktionen chronologisch zu erfassen
Referenz	Reservierungs-ID ohne Folio- und / oder Versionsnummer
Referenztyp	Wo wurden die Transaktionen erfasst: Gast: Reservierung Extern: externes Folio
An- und Abreise	Angabe informativ, für Analysezwecke
Status	Angabe zum Zeitpunkt bei Abruf des Berichts: Im Haus Ausgecheckt Storniert No-Show Bestätigt

* Darstellung der Konten – entweder im Soll oder im Haben

Diese Konten sind immer im Soll:

alle Zahlungen, d.h. alle Konten der Gruppe # 1000
# 1200 Forderungen
# 9999 Forderungen aus LuL
# 9000 Hauskonto (separates Forderungskonto gegen das Haus selbst)
# 7000 Durchlaufende Posten
Hilfskonto Verrechnungkonto„ …_Liabilities/Offset“

Für Konten auf der Soll-Seite ist ausschließlich der Bruttobetrag relevant.

Diese Konten sind immer im Haben:

alle Umsatzkonten, d.h. alle Konten der Gruppe # 5000
# 6000 City Tax
alle Verbindlichkeiten aka Deposit aka Vorauszahlungen, gesplittet nach Steuersätzen (das entspricht der Summe der apaleo-Konten 3000 Verbindlichkeiten und 8001 USt. auf Vorauskasse)
Hilfskonten Verrechnungskonto „ …_Receivables/Offset“ sowie Verrechnungskonto „…_AccountsReceivable/Offset“

Die Angaben Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag und Steuertyp beziehen sich immer auf die Konten im Haben.

Warum wird in der Liste aller Brutto-Buchungen ein Konto entweder im Soll oder im Haben dargestellt?

Ziel ist eine einfache Auswertung zu ermöglichen, sei es über Filter in Excel oder Auswertungen mittels einer Pivottabelle oder Nutzung dieser Daten für den Import in die Hauptbuchhaltung.

Beispielsweise möchte man alle Transaktionen auf dem Konto 1102 Visa Kreditkartenzahlung. Man filtert hierzu über die Spalten „Soll Kto.-Bezeichnung“ nach Visa Kreditkartenzahlung oder über „Soll Kto.-Nummer“ nach 1102. Die Beträge können so summiert werden.

Möchte man beispielsweise alle Transaktionen Zahlungen betreffend ermitteln, so filtert man am besten über „Soll Kto.-Nummer“ und Eingabe 1. Die Beträge können so summiert werden.

Möchte man hingegen die Bewegungen für Verbindlichkeiten für einen bestimmten Zeitraum sehen, kann man entweder über die Spalte „Haben Kto.-Bezeichnung“ mit Eingabe Verbindlichkeit filtern oder über die Spalte „Haben Kto.-Nummer“ mit „_liabilities“. Die Beträge können so summiert werden.

Wie wird diese Darstellung erreicht, da es Transaktionen gibt, die Konten ansprechen, die beide auf der Sollseite oder beide auf der Habenseite ausgewiesen werden?

Um die Darstellung zu ermöglichen, wurden diese Hilfskonten eingeführt:

Kto.-Bezeichnung	Kto.-Nummer
Forderungen für Reservierung xx (Verrechnungskonto)	xx_Receivables/Offset
Forderungen aus LuL für Reservierung xx (Verrechnungskonto)	xx_AccountsReceivable/Offset
Verbindlichkeiten für Reservierung xx (Verrechnungskonto)	xx_Liabilities/Offset

mit xx für die Reservierungs-ID.
Die Summe der Verrechnungskonten ist immer 0.

Beispiel:

Ein Gast im Haus darf seine Leistung zu einem späteren Zeitpunkt auf Basis einer Rechnung bezahlen. Die entstandene Forderung auf dem Konto 1200 Forderungen wird ausgeglichen durch die Forderung auf Konto 9999 Forderungen aus LuL.

Da beide Konten Forderungskonten sind und im Soll dargestellt werden, sind zwei Transaktionszeilen notwendig. Im Haben wird jeweils auf ein Verrechnungskonto gebucht, mit negativem und positivem Betrag, d.h. Verrechnungskonten sind immer ausgeglichen.

Diese Transaktionen sind an der Eintragsnummer erkennbar: diese ist identisch.

Buchungssatz:

# 9999 Forderung aus LuL an # 1200 Forderung

Buchungssatz in den Rohdaten:

# ReservierungsID_AcccountsReceivable an # ReservierungsID_Receivables

Ein Buchungssatz – eine Eintragsnummer – dargestellt in einer Zeile mit Betrag. Da dieser positiv ist, wird Forderungskonto „_AccountsReceivable“ im Soll bebucht, Forderungskonto „_Receivables“ im Haben.

Buchungssatz in der der Liste aller Brutto-Buchungen:

Ein Buchungssatz – eine Eintragsnummer – dargestellt in 2 Zeilen mit gegenläufigem Betrag.

Anwendungsmöglichkeiten

Die Liste aller Brutto-Buchungen kann u.a. verwendet werden für:

Ermitteln der Transaktionen für ein oder mehrere Konten über Setzen eines Filters in der Kopfzeile,
Ermitteln der Reservierungen, die im ausgewählten Zeitraum eine Forderung auf Konto 1200 aufweisen, insbesondere Zusammensetzung zum Monatsende,
Ermitteln der Reservierungen, die im ausgewählten Zeitraum eine Verbindlichkeit aufweisen, insbesondere Zusammensetzung zum Monatsende.

Für die Forderungen und Verbindlichkeiten empfiehlt sich eine Pivottabelle zu erstellen über alle Spalten und mit folgenden Parametern:

# 1200 Forderungen

mit Filter auf Soll Kto.-Nummer „_rec“:

Ergebnis – Auszug aus Beispiel:

Sieht man sich beispielsweise die Liste aller Buchungen ab Eintragsnummer 1 an, dann erhält man die Reservierungen, die bis zum Export der Datei einen Forderungssaldo aufweisen.

Bei Auswahl ab Eintragsnummer 1 bis zu einem Monatsende, z.B. 31.01.2021, erhält man die Reservierungen, die den Saldo des Kontos 1200 Forderungen in apaleo ausmachen. Die Summe kann zusätzlich mit dem Bericht Summe Soll/Haben-Buchungen je Konto abgeglichen werden.

Zusätzlich kann man anhand des Abreisedatums prüfen, ob eine Forderung prinzipiell in Ordnung ist. Eine Reservierung mit Forderung und Abreise am 17.02.2021 bei Abruf bis Geschäftstag 28.02.2021 bedeutet, dass diese Reservierung in apaleo einen offenen Saldo hat und zu prüfen ist.

Mögliche Ursache hierfür:

Der Gast ist abgereist, aber es wurde keine Zahlung gebucht.
Der Gast ist abgereist und es wurde ihm gewährt "auf Rechnung" auszuchecken, es wurde aber noch keine Debitorenrechnung erstellt.
Leistungen wurden nur teilweise bezahlt.
Es wurde direkt auf dem Folio eine Leistung verbucht (z.B. mit Geschäftstag heute) obwohl die Anreise des Gastes in der Zukunft liegt.

Verbindlichkeiten aus Vorauszahlungen (aka Deposits) (apaleo-Konten # 3000 Verbindlichkeiten und # 8001 USt. auf Vorauskasse)

mit Filter auf Haben Kto.-Nummer „_liabi“:

Ergebnis – Auszug aus Bespiel:

Sieht man sich beispielsweise die Liste aller Buchungen ab Eintragsnummer 1 an, dann erhält man die Reservierungen, die bis zum Export der Datei eine Verbindlichkeit aufweisen, in dieser Abfrage getrennt nach den Steuersätzen.

Bei Auswahl ab Eintragsnummer 1 bis zu einem Monatsende, z.B. 31.01.2021, erhält man die Reservierungen, die die Summe der Salden des Kontos 3000 Verbindlichkeiten und 8001 USt. auf Vorauskasse in apaleo ausmachen. Der Betrag kann mit der Summe dieser Konten aus dem Bericht Summe Soll/Haben-Buchungen je Konto abgeglichen werden.

Zusätzlich kann man anhand des Reisedatums prüfen, ob eine Verbindlichkeit prinzipiell in Ordnung ist. Eine Reservierung mit Verbindlichkeit und Abreise am 17.02.2021 bei Abruf bis Geschäftstag 28.02.2021 bedeutet, dass diese Reservierung in apaleo einen offenen Saldo hat und zu prüfen ist.