Your Page Title
Deutsch
Community

Beiträge in diesem Abschnitt

Trainingskit: Front Desk

Avatar
Beni
  • Aktualisiert
  • ~ minute read

Dieses Trainingskit umfasst die Grundlagen der Frontdesk-Aufgaben in Apaleo. Es ist besonders nützlich für die Apaleo-Benutzerrollen Front Desk, Senior Front Desk und Reservation Manager.

Enthaltene Themen:

Lektion 1: Zimmer zuweisen

1A: Was du wissen musst

Zimmer aus dem Zimmerplan zuweisen

  • Alle nicht zugewiesenen Reservierungen werden auf der rechten Seite des Zimmerplans angezeigt.
  • Wenn du auf die Reservierung klickst, siehst du nur die Zimmer, die zu der gebuchten Kategorie gehören.
  • Klicke in den ausgewählten Bereich, um das Zimmer zuzuweisen, und bestätige im Pop-up-Fenster mit Zuweisen.

Zimmer aus der Reservierung zuweisen

  • Klicke im Reiter ALLGEMEIN der Reservierung auf Zimmer zuweisen.
  • Die Optionen werden nach den Zimmern gefiltert, die zu der gebuchten Kategorie gehören.
  • Wähle ein Zimmer aus und klicke auf Zuweisen.

Zimmer aus der Reservierungsliste zuweisen

  • In der Reservierungsliste: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle Zimmer zuweisen.
  • Die Optionen werden nach den Zimmern gefiltert, die zu der gebuchten Kategorie gehören.
  • Wähle ein Zimmer aus und klicke auf Zuweisen.

Zimmerzuweisung ändern

  • Vom Zimmerplan aus: Klicke auf die Reservierung. Klicke im Pop-up-Fenster auf das Bleistiftsymbol neben dem Feld für das Zimmer.
  • In der Reservierung: Klicke im Reiter ALLGEMEIN auf Zimmer zuweisen.
  • Von der Reservierungsliste aus: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle Zimmer zuweisen

1B: Übungen

  • Übung 1: Ein Zimmer zuweisen Benson Bridges reserviert ein Zimmer für zwei Nächte. Weise sein Zimmer anhand des Zimmerplans zu.
  • Übung 2: Einer Zimmerzuweisung ändern Du erfährst, dass Benson ein Stammgast mit starken Präferenzen ist. Gehe zu seiner Reservierung und ändere sein Zimmer, indem du nach Merkmale filterst, um ihm genau das Zimmer zu geben, das er wünscht.

1C: Apahero Trainerhinweise

  • Richte vor der Übung 2 die Merkmale ein (Inventar > Zimmermerkmale).

Lektion 2: Check In

2A: Was du wissen musst

Eine Reservierung manuell einchecken

  • Von der Reservierung aus: Klicke im Reiter ALLGEMEINES der Reservierung auf Check in.
  • In der Reservierungsliste: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle check in.
  • Vom Zimmer-Rack aus: Klicke auf die Reservierung. Im Pop-up-Fenster klicke auf check in.

2B: Übungen

  • Übung 1: Check-in einer Reservierung Finde (oder erstelle) drei Reservierungen, die heute einchecken, und checke jede auf eine andere Weise ein 

2C: Apahero Trainerhinweise

  • In dieser Lektion geht es um den manuellen Check-in durch das Hotelteam in Apaleo. Passe sie an, wenn ihr einen anderen Check-in-Flow habt, zum Beispiel mit einem Self-Check-in-Kiosk, einer digitalen Guest-Journey-App oder einer Automatisierung in Apaleo.
  • Häufig gestellte Frage: Kann ein Check-in rückgängig gemacht werden? Sobald der Status einer Reservierung aktualisiert wurde (eingecheckt, ausgecheckt, storniert oder auf "No Show" gesetzt), kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden. Dieser Leitfaden erklärt, was in solchen Situationen getan werden kann.

Lektion 3: Check Out

3A: Was du wissen musst

Eine Reservierung manuell auschecken

  • Von der Reservierung aus: Klicke im Reiter ALLGEMEIN der Reservierung auf Check out.
  • In der Reservierungsliste: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle Check out.
  • Vom Zimmerplan aus: Klicke auf die Reservierung. Klicke im Pop-up-Fenster auf Check out.

Wann ist ein Check-out möglich?

  • Der Check-out ist für Reservierungen mit dem Abreisedatum heute oder morgen möglich.
  • Bei Reservierungen mit Abreisedatum morgen siehst du eine Option, um das Zimmer entweder sofort freizugeben oder die Rechnung zu erstellen und am Abreisetag auszuchecken.
  • Wenn ein Gast früher auschecken muss, ändere die Reservierung auf ein früheres Abreisedatum.

3B: Übungen

  • Übung 1: Eine Reservierung auschecken Finde eine Reservierung mit Abreisedatum heute oder morgen und checke sie aus.

3C: Apahero Trainerhinweise

  • In dieser Lektion geht es um das manuelle Auschecken durch das Hotelteam in Apaleo. Passe sie an, wenn ihr einen anderen Check-out-Ablauf habt, zum Beispiel mit einem Kiosk, einer digitalen Guest Journey App oder einer Automatisierung in Apaleo. 
  • Ein häufiger Fehler zu vermeiden: Nutzer/innen buchen manchmal manuell offene Posten auf dem Folio und ignorieren die Warnmeldung, dass es danach nicht mehr möglich ist, die Reservierung auf ein früheres Abreisedatum zu ändern und das Zimmer für eine andere Reservierung freizugeben.
  • Häufig gestellte Frage: Wie kann ich einen späten Check-out einrichten? 

Lektion 4: Housekeeping

4A: Was du wissen musst

Zimmerstatus ändern

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Zimmer, um den Status in sauber, schmutzig oder Inspizieren zu ändern.
  • Mehrere Zimmer aktualisieren: Wähle mehrere Zimmer aus und klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben einem der ausgewählten Zimmer, um den Status zu ändern.

Housekeepingslisten erstellen und exportieren

  • Filtere bei der Erstellung der Liste nach Zimmerkategorie, Zimmermerkmale, Aufenthaltsstatus, Wartung, Zimmerzustand und Zimmerstatus.
  • Exportieren.

4B: Übungen

  • Übung 1: Zimmerstatus ändern Wähle drei Zimmer aus und markiere sie als sauber.
  • Übung 2: Housekeepingslist erstellen und exportieren Probiere die verschiedenen Filter aus, verwende sie, um eine benutzerdefinierte Liste zu erstellen und exportiere sie in Excel. 

4C: Apahero Trainerhinweise

  • In dieser Lektion geht es um manuelle Änderungen am Housekeepingmodul durch das Hotelteam in Apaleo. Sie muss angepasst werden, wenn ihr eine Housekeeping-App verwendet. 

Lektion 5: Wartungsfenster

5A: Was du wissen musst

Arten von Wartungsfenstern

  • Out of Service(OOS): die Einheit ist voll funktionsfähig und weist nur geringfügige kosmetische Mängel auf. Sie ist immer noch in deiner Verfügbarkeit enthalten und kann von Gästen genutzt werden. Im Zimmerplan wird OOS mit einem durchgestrichenen Wassertropfensymbol angezeigt.
  • Out of Order(OOO): die Einheit ist nicht funktionsfähig und kann nicht von einem Gast benutzt werden. Sie wird von der Verfügbarkeit auf allen Kanälen abgezogen. Im Zimmerplan wird OOO mit einem durchgestrichenen Einkaufswagen-Symbol angezeigt.                             
  • Out Of Inventory(OOI) die Einheit ist nicht funktionsfähig und benötigt langfristige Wartungsarbeiten. Er wird nicht nur von der Verfügbarkeit abgezogen, sondern auch von der Gesamtzahl deines Hauses. Daher wird die Auslastung dann nicht basierend auf der Gesamtzahl der physischen Einheiten berechnet, sondern auf der reduzierten Anzahl. Dies hat Einfluss auf wichtige Kennzahlen und auch auf Preisempfehlungen von Revenue Management-Lösungen. Im Zimmerplan wird OOI mit einem Stopp-Symbol angezeigt.

Wartungsfenster hinzufügen bzw. bearbeiten

  • Klicke im Zimmerplan auf +Hinzufügen und Neues Wartungsfenster
  • Gib die Zimmer, die Art des Wartungsfensters und die Daten an.
  • Um ein Wartungsfenster zu bearbeiten oder zu löschen, klickse ihn an und nimm die gewünschten Änderungen im Pop-up-Fenster vor. 

5B: Übungen

  • Übung 1: Hinzufügen und Bearbeiten eines Out of Service Wartungsfensters Füge ein Out of Service Wartungsfenster für zwei Zimmer für 24 Stunden hinzu. Erweitere das Fenster für eines der Zimmer auf 48 Stunden.
  • Übung 2: Hinzufügen eines Out of Order Wartungsfensters  Wähle eine Zimmerkategorie und überprüfe im Verfügbarkeitsmodul, wie viele Zimmer dieser Kategorie morgen Nacht verfügbar sind. Füge ein Wartungsfenster für eine der Einheiten hinzu und überprüfe dann, wie sich die Verfügbarkeit ändert. 

5C: Apahero Trainerhinweise

  • Front Desk und Senior Front Desk können nur Out of Service Wartungsfenster verwalten. Reservierungsmanager können die Wartungsfenster  Out of Service und Out of Order verwalten. Out of Inventory Wartungsfenster können nur von Property Admins oder Account Admins verwaltet werden.

Verwandte Beiträge