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Trainingskit: Reservierungen Verwalten

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Beni
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Dieses Trainingskit umfasst die Grundlagen der Erstellung und Verwaltung von Reservierungen. Es ist besonders nützlich für die Apaleo-Benutzerrollen „Reservations Manager“ und „Senior Front Desk“.


Enthaltene Themen:

Lektion 1: Reservierungen erstellen

1A: Was du wissen musst

Definitionen: Reservierung, Gast, Buchung und Bucher

  • Eine Reservierung bezieht sich immer auf ein Zimmer ("Einheit").
  • Jede Reservierung hat einen oder mehrere Gäste - wer auch immer in diesem Zimmer übernachtet.
  • Eine Buchung ist der Container für eine oder mehrere Reservierungen.
  • Die Person, die die Buchung vornimmt, ist der Buchende. 

Verfügbarkeit von Zimmern überprüfen und Angebote ansehen

  • Klicke im Bereich Reservierungen auf + Neue Buchung.
  • Gib die Daten und die Anzahl der Personen pro Buchung an
  • Klicke auf Verfügbarkeit anzeigen, um die Anzahl der verfügbaren Zimmer zu sehen, die diese Kriterien erfüllen. Klicke auf das Erweitern-Symbol (Ξ>) neben jeder Einheit, um weitere Details anzuzeigen.
  • Klicke auf Angebote suchen, um die verfügbaren Angebote zu sehen. Klicke auf das Erweitern-Symbol (>) neben jedem Angebot, um weitere Informationen zu erhalten.
  • Um nicht verfügbare Angebote anzuzeigen, klicke auf den Schalter "Nicht buchbare Angebote anzeigen". Bei jedem nicht buchbaren Angebot wird eine Erklärung angezeigt, warum das Angebot nicht verfügbar ist. 

Neue Buchung erstellen

  • Wähle aus deiner Angebotsliste die Anzahl der Einheiten aus, die du buchen möchtest. Jede Einheit ist eine Reservierung innerhalb der Buchung.
  • Klicke auf Angebot auswählen
  • Füge die Gästedaten hinzu und speichere sie, indem du auf + Gast hinzufügen klickst
  • Um der Buchung weitere Reservierungen hinzuzufügen, klicke auf Weitere Reservierungen hinzufügen, wähle weitere Angebote aus und gib die Gästedaten für diese Reservierungen ein.
  • Füge die Bucherdetails hinzu und klicke auf Buchung erstellen.

Reservierungen kopieren

  • Von der Reservierungsliste aus: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle Reservierung kopieren.
  • Von der Buchung aus: Klicke auf der Registerkarte Allgemein der Reservierung, die du kopieren möchtest, auf Zur Buchung springen.  Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle Reservierung kopieren. 

1B: Übungen

  • Übung 1: Eine Einzelreservierung erstellen Claudia Loewe möchte für sich und ihren Partner ein Zimmer für 3 Nächte, die am nächsten Montag ankommen. Sie möchte den günstigsten Preis, den du zur Verfügung hast. 
  • Übung 2: Kopieren einer Reservierung Claudia Loewe ruft dich erneut an. Sie und ihr Partner werden am 15. des nächsten Monats wiederkommen und 2 Nächte bleiben. Sie möchte die gleiche Art von Zimmer wie bei ihrem letzten Aufenthalt.
  • Übung 3: Eine Buchung mit mehreren Reservierungen erstellen Zach Patel möchte 3 Zimmer für das letzte Wochenende des nächsten Monats buchen (Einchecken Freitag, Auschecken Sonntag). Das zweite Zimmer ist für seine Eltern, Ashok und Emma, und das dritte Zimmer ist für seine Schwester Ella. 

1C: Apahero Trainerhinweise

  • Gehe die Übungsaktivitäten vor deinem Training durch, um sicherzustellen, dass sie mit deinen Rateneinstellungen und deiner Verfügbarkeit funktionieren, und passe die Anweisungen bei Bedarf an.
  • Einen detaillierten Leitfaden für Buchungen und Reservierungen findest du hier.

Lektion 2: Reservierungen ändern

2A: Was du wissen musst

📍Du kannst Reservierungen auf der Registerkarte REISEDATEN einer Reservierung ändern.

Aufenthaltsdaten ändern

  • Eine Reservierung verkürzen: Um ein späteres Check-in-Datum und/oder ein früheres Check-out-Datum zu wählen, klicke auf Aufenthalt verkürzen, klicke auf die Karte/Feld, um neue Ankunfts- und Abreisedaten auszuwählen, und klicke auf die Schaltfläche Aufenthalt verkürzen. 
  • Reservierung verlängern: Um ein späteres Abreisedatum zu wählen, klicke auf Aufenthalt anpassen, wähle das neue Abreisedatum und klicke auf die Schaltfläche Raten suchen. Klicke auf Angebot auswählen, überprüfe, ob der Ratenplan auf der neuen und alten Karte derselbe ist, und speichere mit der Schaltfläche Änderungen übernehmen.

Preise ändern

  • Klicke auf Preise anpassen. 
  • Bearbeite einzelne Preise, indem du auf den Stift in der jeweiligen Karte/Feld klickst, oder klicke auf Mehrere Preise bearbeiten. Speichere die mit der Schaltfläche Änderungen übernehmen.

Den gebuchten Ratenplan ändern

  • Klicke auf Aufenthalt ändern und aktiviere das Toggle Preise neu berechnen.
  • Um die Anzahl der Gäste zu ändern: Gib die neue Anzahl von Erwachsenen/Kindern an und klicke auf die Schaltfläche Raten suchen.
  • Um die Zimmerkategorie zu ändern: Aktiviere das Toggle Angebote für andere Zimmerkategorien anzeigen und klicke auf die Schaltfläche Raten suchen.
  • Klicke auf Angebot auswählen für den neuen Ratenplan und speichere mit der Schaltfläche Änderungen übernehmen.

Eine Reservierung stornieren

  • Von der Reservierungsliste aus: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Reservierung und wähle Reservierung stornieren. 
  • In der Reservierung: Klicke auf der Registerkarte ALLGEMEIN der Reservierung auf Aktionen und wähle X Stornieren. 
  • Abhängig von den Stornierungsbedingungen, die der Gast gebucht hat (du kannst sie in den Reservierungsdetails auf der Registerkarte GENERAL der Reservierung sehen), muss der Gast eventuell eine Stornierungsgebühr bezahlen.
  • Stornogebühren können entweder manuell oder automatisch gebucht werden. Erkundige dich bei eurem Apahero, wie sie in eurem Hotel behandelt werden.

2B: Übungen

  • Übung 1: Aufenthaltsdaten ändern Wähle eine beliebige zukünftige Reservierung aus und lege das Check-in-Datum einen Tag später fest.
  • Übung 2: Ändere die Zimmerkategorie Der Gast aus Übung 1 ruft an und bittet darum, in eine andere Zimmerkategorie versetzt zu werden. Ändere die Zimmerkategorie und sieh nach, wie hoch der Preisunterschied ist.
  • Übung 3: Storniere eine Reservierung 2 Tage später informiert dich der Gast, dass er nicht kommen kann. Storniere die Reservierung und überprüfe, ob er eine Stornogebühr zahlen muss. Wenn ja, wie wird diese eingezogen? 

2C: Apahero Trainerhinweise

  • Im Vorfeld dieser Lektion: 1) stelle sicher, dass es im Trainingshotel genügend zukünftige Reservierungen gibt, damit dein Team die Übungsaktivitäten durchführen kann; und 2) sei darauf vorbereitet zu erklären, wie Stornogebühren in eurem Hotel eingezogen werden.
  • Einen detaillierteren Leitfaden zum Ändern von Reservierungen findest du hier und zum Umgang mit Stornierungen (einschließlich der Erhebung von Stornogebühren) hier.
  • Hinweis: Wenn eine Reservierung verlängert wird und das zugewiesene Zimmer zu den neuen Terminen nicht verfügbar ist, weist Apaleo ein neues Zimmer zu. Es wird eine Reservierungswarnung angezeigt,, dass ein Zimmerwechsel stattgefunden hat.

Lektion 3: Leistungen zu Reservierungen hinzufügen

3A: Was du wissen musst

Leistungen hinzufügen 

  • Klicke im Reiter EXTRAS der Reservierung auf +Leistung hinzufügen
  • Wähle die Leistung, wann sie angeboten werden soll, die Anzahl und den Betrag (Standardpreis oder benutzerdefinierter Preis) und füge sie hinzu.

Hinzugefügte Leistungen ändern

  • Leistungen können im Reiter EXTRAS der Reservierung bearbeitet und entfernt werden, solange das Datum der Leistung in der Zukunft liegt
  • Lösche die Leistung mit den 3 Punkten (⋮) neben der Leistung.
  • Erweitere die Leistung (>), um die Option zum Bearbeiten zu sehen.

Leistungen, die im Ratenplan enthalten sind

  • Wenn eine Leistung im gebuchten Ratenplan enthalten ist, erscheint sie automatisch im Reiter FOLIO der Reservierung sowie im Reiter EXTRAS, sobald die Reservierung erstellt wird.
  • Es ist nicht möglich, Leistungen, die im Ratenplan enthalten sind, zu bearbeiten - um sie zu ändern, musst du den Ratenplan ändern.

3B: Practice

  • Übung 1: Eine Leistung hinzufügen Wähle eine zukünftige Reservierung aus, bei der der Gast mehrere Nächte bleiben wird und der Ratenplan mindestens eine Leistung enthält. Überprüfe zunächst den Reiter EXTRAS und den Reiter FOLIO, um zu sehen, wie die enthaltene Leistung in beiden erscheint. Füge der Reservierung eine Leistung hinzu (die nicht bereits im Ratenplan enthalten ist). Überprüfe den Reiter FOLIO, um die Änderungen im Gäste-Folio zu sehen.
  • Übung 2: Bearbeite die Leistung Ändere, wann die Leistung angeboten wird, die Anzahl oder den Preis. Überprüfe den Reiter FOLIO, um die Änderungen im Gäste-Folio zu sehen.
  • Übung 3: Leistung löschen Lösche die Leistung und überprüfe dann den Reiter FOLIO, um die Änderungen im Gäste-Folio zu sehen.

3C: Apahero Trainerhinweise

  • Richte vor der Schulung deine Leistungen ein und stelle sicher, dass du mindestens einen Ratenplan mit einer enthaltenen Leistung hast.
  • Hier findest du ausführliche Anleitungen zum Einrichten und Verwenden von Leistungen.
  • Wenn dein Team mit Service Berichten (z.B. Frühstückslisten) oder limitierte Leistungen arbeitet, erweitere die Übungsaktivitäten, um diese einzubeziehen. 

Lektion 4: Reservierungslisten

4A: Was du wissen musst

Reservierungslisten erstellen

  • Im Reservierungsmodul auf Property Ebene werden alle Reservierungen aufgelistet.
  • Verwende die Schnell- und Erweitert Filter, um eigene Listen zu erstellen.
  • Exportiere die Listen im Excel- (empfohlenes Format, da die Liste weiter bearbeitet werden kann), PDF- oder CSV-Format

Wichtige Listen

  • Nur Reservierungen mit offenem Saldo anzeigen: Schnellfilter > Offener Saldo
  • Nur Warnungen anzeigen: Schnellfilter > Nur Verwarnungen anzeigen

4B: Übungen

  • Übung 1: Abreiseliste erstellen Verwende die Filter, um alle Reservierungen zu finden, die heute auschecken
  • Übung 2: Ankunftsliste erstellen Verwende die Filter, um alle Reservierungen zu finden, die heute einchecken
  • Übung 3: Liste exportieren Exportiere die Ankunftsliste nach Excel und verwende die Excel-Filter, um zu sehen, welche Garantiearten die Reservierungen haben.

4C: Apahero Trainerhinweise

  • Erstelle vor der Schulung Reservierungen, um sicherzustellen, dass es Reservierungen mit Check-Outs und Check-Ins am Tag der Schulung gibt
  • Passe die Übungsaktivitäten so an, dass sie die Listenformate enthalten, die für eure Operations am relevantesten sind.
  • Weitere Informationen zu Reservierungswarnungen findest du hier.

Lektion 5: Gruppenbuchungen erstellen und verwalten

5A: Was du wissen musst

Eine Gruppenbuchung ermöglicht es, Zimmer für bestimmte Daten zu blockieren, ohne dass Reservierungen erstellt werden müssen. Zimmerblocks können entweder vorläufig (sichtbar im Verfügbarkeitsbereich, um bei der Planung zu helfen) oder definitiv (reduziert Verfügbarkeit) sein.

Gruppenbuchungen erstellen 

  • Klicke im Reservierungsmodul auf Gruppenbuchungen anzeigen
  • Klicke auf +Neue Gruppenbuchung und gib die Bucherdetails ein.
  • In den Reitern BUCHENDER, ZAHLUNGSKONTO und EINSTELLUNGEN kannst du die Bucherdetails bearbeiten, ein Zahlungskonto hinzufügen oder den Namen der Gruppenbuchung bearbeiten. 

Verfügbarkeit überprüfen und Blöcke erstellen

  • Im Reiter BLÖCKE klicke auf +Neuer Block.
  • Gib die Aufenthaltsdaten an und klicke dann auf Verfügbarkeit anzeigen, um die Anzahl der verfügbaren Zimmer in jeder Zimmerkategorie zu sehen. Klicke auf das Erweitern-Symbol (Ξ>) neben jeder Einheit, um weitere Details anzuzeigen.
  • Klicke auf Raten suchen, um die verfügbaren Angebote zu sehen. Klicke auf das Erweitern-Symbol (>) neben jedem Angebot, um weitere Informationen zu erhalten.
  • Um nicht verfügbare Angebote anzuzeigen, klicke auf dem Toggle Nicht verfügbare Angebote anzeigen. Bei jedem nicht verfügbaren Angebot wird eine Erklärung angezeigt, warum das Angebot nicht verfügbar ist.
  • Klicke auf Angebot wählen und gib an, wie viele Zimmer du blockieren willst und wie hoch der Bruttorate pro Tag für jedes Zimmer sein soll. Hinweis: Dieser Preis setzt die Preisregel des Tarifplans außer Kraft und gilt unabhängig von der Zimmerbelegung. Wenn du z.B. einen Bruttorate von 100 EUR für ein Doppelzimmer angibst, gilt dieser Preis unabhängig davon, ob das Zimmer mit einem oder zwei Gästen belegt ist.
  • Bei der Erstellung ist der Status des Blocks vorläufig.

Reservierungen abrufen

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block und wähle Bestätigen. Dadurch wird der Status des Blocks auf "Definitiv" gesetzt und die Zimmer werden aus der Verfügbarkeit genommen.
  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block und wähle Abrufen.
  • Gib für jede Reservierung die Gästedaten ein und klicke auf +Reservierung hinzufügen
  • Klicke auf die Schaltfläche Reservierungen erstellen.
  • Hinweis: Wenn du eine Gruppenbuchung bearbeitest (z. B. die Aufenthaltsdaten änderst), hat dies keine Auswirkungen auf den Block, aus dem sie ausgewählt wurde. Um Änderungen am Block vorzunehmen, siehe "Blöcke bearbeiten" unten.

Blöcke bearbeiten

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block.
  • Mit Bearbeiten kannst du die Daten, die Anzahl der geblockten Einheiten und die Bruttorate pro Tag ändern. Die Daten und die Anzahl der geblockte Einheiten können nicht unter den bereits gewählten Wert reduziert werden.
  • Freigeben setzt den Status auf "Vorläufig". Du kannst einen Block nur freigeben, wenn noch keine Reservierung abgerufen wurde
  • Wash gibt alle noch nicht abgeholten Einheiten aus einem Block frei. 

Blöcke stornieren oder löschen

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block.
  • Stornieren setzt den Status des Blocks auf "Storniert" und setzt die Zimmer wieder auf die Verfügbarkeit zurück. Du kannst einen Block nur stornieren, wenn noch keine Reservierungen abgeholt wurden oder alle abgeholten Reservierungen für diesen Block storniert sind.
  • Löschen entfernt den gesamten Block. Dies ist nur möglich, wenn für diesen Block nie eine Reservierung abgeholt wurde.

5B: Übungen

  • Übung 1: Eine Gruppenbuchung anlegen und Blöcke erstellen Lydia Panina ruft an, um eine Gruppenbuchung für 6 Nächte im nächsten Monat unter dem Namen Giant GmbH zu buchen. Sie möchte drei Zimmer in einer Zimmerkategorie und 2 Zimmer in einer anderen Zimmerkategorie. Die Adresse der Firma ist Schaarsteinweg 10, 77790 Steinach.
  • Übung 2: Eine Reservierung abrufen Lydia bestätigt den Namen eines Gastes: Laila Ahmed. Ruf die Reservierung von Laila für den Block mit drei Zimmern ab.
  • Übung 3: Einen Block bearbeiten Lydia ruft an, um zwei Zimmer zu stornieren. Gib zwei Zimmer aus dem Block frei, in dem die Reservierung von Laila abgerufen wurde.
  • Übung 4: Einen Block stornieren Laila wird nicht mehr kommen können. Storniere ihre Reservierung und storniere den Block, in dem ihre Reservierung abgerufen wurde. 

5C: Apahero Trainerhinweise

  • Nur die Benutzerrollen Reservation Manager, Property Admin und Account Admin haben die vollen Berechtigungen, die für diese Lektion benötigt werden.
  • Weitere Details zu Gruppenbuchungen findest du hier und zur Verwendung von Routing-Regeln zum Einrichten von Gruppenrechnungen hier.
  • Tipp, wenn du diese Schulung durchführst, bevor du mit Apaleo live gehst: Gruppenbuchungen aus dem alten PMS müssen manuell in Apaleo erstellt werden, da sie nicht massenweise migriert werden können. Im Anschluss an diese Schulung mit der Praxis im Schulungshotel können deine Reservierungsmanager das Gelernte anwenden, indem sie die Gruppenbuchungen in der realen Property einrichten!

Lektion 6: Reservierungsprotokolle einsehen

6A: Was du wissen musst

Protokolle für eine bestimmte Reservierung anzeigen

  • Klicke im Reiter GENERAL der Reservierung auf Aktionen und wähle Zum Änderungsprotokoll
  • Die neusten Aktionen werden oben aufgelistet.
  • Erweitere jede Aktion im Protokoll (>), um alle Details zu sehen. 

Alle Reservierungsprotokolle anzeigen

  • Öffne den Abschnitt Reservierungen im Modul Audit/Logs.
  • Verwende den Filter, um nach Benutzer, App, Aktion oder Datum zu suchen.
  • Verwende die drei Punkte (⋮) neben jeder Aktion, um zu der Reservierung zu springen.

6B: Übungen 

  • Übung 1: Den Verlauf einer bestimmten Reservierung ansehen Öffne eine beliebige Reservierung und gehe zum Reservierungsprotokoll. Erweitere unten die Aktion "Erstellt", um die Details der Reservierung zu sehen, als sie erstellt wurde.
  • Übung 2: Alle Reservierungsänderungen anzeigen Im Modul Audit/Protokolle filtere nach Aktion, um alle Reservierungsänderungen im Schulungshotel anzuzeigen. Erweitere ein paar, um die Details zu sehen. 

6C: Apahero Trainerhinweise

  • Nur die Benutzerrollen Reservation Manager, Property Admin und Account Admin haben die vollen Berechtigungen, die für diese Lektion benötigt werden.

 

 

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