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Trainingskit: Folios und Rechnungen

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Beni
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Dieses Trainingskit umfasst die Grundlagen der Arbeit mit Folios und Rechnungen. Es ist besonders nützlich für die Apaleo-Benutzerrollen Front Desk, Senior Front Desk und Reservation Manager.

Enthaltene Themen:

Lektion 1: Gastfolios, Buchungsfolios, Externe Folios und der Haus-Account

1A: Was du wissen musst

Verschiedene Arten von Folios in Apaleo  

  • Gast-Folio: Der Reiter FOLIOS einer Reservierung zeigt alle Folios dieser Reservierung an. Standardmäßig werden alle Kosten einer Reservierung auf Folio 1 aufgebucht. Du kannst weitere Folios hinzufügen, indem du auf + Folio hinzufügen klickst. Du findest alle Gäste-Folios im Finanzenmodul > Folios > Reiter GÄSTE.
  • Buchungsfolio: Der Reiter BUCHUNGSFOLIO einer Buchung zeigt das Folio an, welches zum Routen oder Verschieben von Leistungen mehrerer Reservierungen einer Gruppenbuchung genutzt werden kann, z.B. wenn eine Sammelrechnung einer Gruppe vom Organisator gezahlt wird.
  • Externes Folio: Externe Folios ermöglichen es dir, Leistungen und Zahlungen für Kunden auf zu buchen, die nicht im Hotel übernachten. Du findest externe Folios im Finanzenmodul > Folios > Reiter EXTERN. Um eines zu erstellen, klicke auf + Externes Folio erstellen und gib an, ob es einem Gast oder einer Firma in Rechnung gestellt werden soll. 
  • Haus-Account: Du findest das Hauskonto im Finanzenmodul > Folios > Reiter HAUS-ACCOUNT. Es ermöglicht dir, Leistungen von einem beliebigen Gäste-Folio zu verschieben. Ein Anwendungsfall ist zum Beispiel, wenn eine Leistung in Anspruch genommen wurde, dem Gast aber aufgrund einer Beschwerde nicht in Rechnung gestellt wird. Kläre mit deinem Apahero, ob bzw. wie das Haus-Account in eurem Hotel verwendet wird. 

1B: Übungen

  • Übung 1: Ein zusätzliches Gäste-Folio erstellen Erstelle ein zusätzliches Gäste-Folio in einer beliebigen Reservierung. Versuche, das Folio im Finanzenmodul zu finden.
  • Übung 2: Ein externes Folio erstellen Erstelle ein externes Folio für einen Kunden und gib die Rechnungsadresse ein.

1C: Apahero Trainerhinweise

  • Im Gegensatz zu einem externen oder Gast-Folio zeigt das Haus-Account nicht an, woher die Leistungen verschoben wurden. Die Verwendung des Haus-Accounts wird daher nur für bestimmte Fälle empfohlen, in denen eine Leistung vorübergehend verschoben wird, bis sie bearbeitet werden kann.  Am besten besprich mit deiner Buchhaltungsabteilung, ob und wie das Haus-Account verwendet werden soll, denn wenn ihr es ohne einen klaren Prozess verwendet, kann das zu einer sehr unübersichtlichen Buchführung führen.
  • Externe Folios können entweder einem Gast oder einer Firma in Rechnung gestellt werden. Die Option zur Rechnungsstellung an eine Firma wird nur angezeigt, wenn Firmenprofile eingerichtet wurden. 

Lektion 2: Leistungen auf einem Folio verwalten

2A: Was du wissen musst

Leistungen hinzufügen

  • Klicke auf + Leistung hinzufügen > Leistung und wähle aus der Liste der Leistungen im Pop-up-Fenster. Du kannst den Preis noch ändern. Wenn die Liste der Leistungen nicht erscheint, bedeutet das, dass für dieses Hotel keine Leistungen eingerichtet wurden.
  • Unten in der Liste der Leistungen gibt es eine Option, um eine Leistung manuell hinzuzufügen. Achte darauf, dass du die richtige Leistung und den richtigen Mehrwertsteuer eingibst, wenn du diese Option nutzt.
  • Hinweis: Wenn du eine Leistung zu einem Folio hinzufügst, wird sie sofort gebucht. Um Leistungen hinzuzufügen, die erst in der Zukunft verbraucht werden, verwende den Reiter EXTRAS der Reservierung, damit die Leistungen mit dem richtigen Geschäftsdatum gebucht werden.

Leistungen verschieben 

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Leistung und wähle Verschieben nach.
  • Gib das Zielfolio an, das ein Gastfolio, ein Buchungsfolio, ein externes Folio oder der Haus-Account sein kann.
  • Mehrere Leistungen verschieben: Wähle mehrere Leistungen > Aktionen (neben dem Filter) > verschieben nach.

Leistungen splitten oder erstatten (Senior Front Desk Benutzerrechte erforderlich)

  • Leistungen erstatten: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Leistung und wähle Erstattung. Du kannst auswählen, ob du eine vollständige oder teilweise Erstattung vornehmen möchtest.
  • Erstattung mehrerer Leistungen: Wähle mehrere Leistungen > Aktionen (neben dem Filter) > Erstattung.
  • Leistungen splitten: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Leistung und wähle splitten. Dadurch wird die ursprüngliche Leistung erstattet und zwei neue Leistungen aufgebucht.
  • Hinweis: Wenn du eine Leistung splittest, werden die beiden neuen Leistungen mit dem heutigen Geschäftsdatum aufgebucht.

2B: Übungen

  • Übung 1: Leistung hinzufügen und verschieben Füge eine Leistung zu einem Gast-Folio hinzu und verschiebe sie dann auf ein externes Folio.
  • Übung 2: Leistung splitten und verschieben Eine Leistung auf einem Gast-Folio splitten und 30% davon auf ein zweites Folio verschieben.
  • Übung 3: Leistung teilweise erstatten Erstattet 2 Euro einer Leistungen auf einem beliebigen Folio. 

2C: Apahero Trainerhinweise

  • Durchlaufende Posten: Wenn du auf + Leistung hinzufügen klickst, erscheint die Option, einen durchlaufenden Posten hinzuzufügen. Hier erfährst du mehr darüber, was Durchlaufende Posten sind und wie du sie verwendest.
  • Routings: In dieser Lektion geht es um das manuelle Verschieben von Leistungen aus einem Folio. Nur Leistungen, die bereits aufgebucht wurden, können auf diese Weise verschoben werden. Für komplexere Anwendungsfälle, wie z. B. das Verschieben mehrerer Leistungen in einer Gruppenbuchung oder das Verschieben nicht gebuchter Leistungen, sind Routings die bessere Option.
  • Ein häufiger Fehler: Bestimmte Benutzerrollen haben die Möglichkeit, über die Schaltfläche Aktionen oben im Folio globale Allowances (d.h. Rabatte) zu buchen. Diese Funktion gibt es nur für ganz bestimmte Anwendungsfälle in der Buchhaltung und sollte nicht für regelmäßige Erstattungen von Leistungen verwendet werden.  

Lektion 3: Zahlungen auf einem Folio verwalten

3A: Was du wissen musst

Zahlungen hinzufügen

  • Klicke auf + Zahlung hinzufügen und wähle eine Zahlungsmethode aus.
  • Hinweis zu den Zahlungsmethoden: Alle Zahlungsmethoden, die unter "Sonstige" aufgeführt sind, sind manuelle Zahlungen, die keinen wirklichen Zahlungsvorgang auslösen. Die übrigen verfügbaren Zahlungsmethoden hängen davon ab, wie die Zahlung in eurem Hotel konfiguriert ist und in welchem Folio du dich befindest. Zahlungskonto und Zahlungslink erscheinen nur, wenn ihr Apaleo Pay verwendet, und Zahlungsterminal erscheint nur, wenn ihr ein Apaleo Pay-Terminal habt (wenn ihr kein Testterminal habt, wird diese Zahlungsmethode auch nicht im Trainingshotel erscheinen).  Zahlungskonten können nur in Gäste-Folios verwendet werden.
  • Wenn euer Hotel über eine TSE hat (nur Deutschland und Österreich), musst du die Leistungen auswählen, denen die Zahlung entspricht. Wenn ihr keine TSE habt, kannst du den Zahlungsbetrag direkt angeben. 

Zahlungen verschieben

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Zahlung und wähle Verschieben nach.
  • Gib das Ziel-Folio an, das nur eine Zahlung innerhalb der gleichen Buchung sein kann.

Zahlungen splitten oder erstatten 

  • Zahlungen zurückerstatten: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Zahlung und wähle Erstattung. Du kannst auswählen, ob du eine vollständige oder teilweise Rückerstattung vornehmen möchtest.
  • Zahlungen splitten: Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben der Zahlung und wähle splitten. Dadurch wird die ursprüngliche Zahlung erstattet und es werden zwei neue Zahlungen aufgebucht.
  • Hinweis: Wenn du eine Zahlung splittest, werden die beiden neuen Zahlungen mit dem heutigen Geschäftstag aufgebucht.

3B: Übungen

  • Übung 1: Zahlung per Zahlungslink hinzufügen Füge eine Zahlung per Zahlungslink zu einem externen Folio hinzu. Bewege den Mauszeiger über den geposteten Zahlungslink, um ihn zu kopieren und in einem neuen Browser-Reiter zu öffnen.
  • Übung 2: Zahlung teilweise erstatten und verschieben Füge eine Zahlung über ein Zahlungskonto zu einem Gastfolio hinzu. Sobald die Zahlung gebucht ist, erstatte 50% davon und verschiebe sie dann auf ein neues Folio in derselben Reservierung.

3C: Apahero Trainerhinweise

  • Für die Übungen in dieser Lektion muss die Testzahlung in eurem Trainingshotel aktiviert sein, was du über ein Support-Ticket bei Apaleo anfordern kannst. Hier findest du eine Liste der Testkreditkarten, die ihr verwenden könnt, sobald die Testzahlung aktiviert ist.
  • Ein häufiger Fehler: Bestimmte Benutzerrollen haben die Möglichkeit, globale Erstattungen zu buchen, indem sie die Schaltfläche "Aktionen" oben im Folio verwenden. Diese Funktion gibt es nur für ganz bestimmte Anwendungsfälle in der Buchhaltung und sollte nicht für normale Erstattungen verwendet werden. Eine solche Erstattung ist nicht mit einer bestimmten Zahlung verknüpft, und es findet keine echte Transaktion statt.  

Lektion 4: Rechnungen verwalten

4A: Was du wissen musst

Rechnung erstellen

  • Für ein Gast-Folio: Du kannst am Tag des Check-outs, wenn das Folio vollständig bezahlt und die Rechnungsadresse ausgefüllt ist, Rechnungen aus dem Folio erstellen (klicke auf Rechnungen).
  • Vor diesem Zeitpunkt kannst du eine Rechnungsvorschau sehen, wenn du auf Rechnungen klickst.
  • Für ein externes Folio: Du kannst eine Rechnung erstellen, sobald das Folio vollständig bezahlt ist.

Zahlungsaufforderung erstellen (Nur auf Gastfolios möglich)

  • Klicke auf Rechnungen > Zahlungsaufforderung. 
  • Wähle die Leistungen aus, die im Voraus bezahlt werden sollen. Du kannst sie nach Geschäftstag oder Leistungstyp filtern.
  • Klicke auf Zahlungsaufforderung erstellen, um die Zahlungsaufforderung anzuzeigen und herunterzuladen.
  • Die Zahlungsaufforderung wird nicht in Apaleo gespeichert und kann jederzeit neu erstellt werden.

Vorausrechnung erstellen (Nur auf Gastfolios möglich)

  • Du kannst eine Vorausrechnung erstellen, wenn mindestens eine Zahlung und eine zukünftige Leistung ausgewählt sind und der Saldo der ausgewählten Zahlungen und Leistungen 0 beträgt.
  • Klicke auf Vorausrechnung
  • Wähle die Zahlungen und Gebühren aus und klicke auf Vorausrechnung erstellen, um eine Vorschau anzuzeigen oder die Vorausrechnung zu erstellen.
  • Du kannst die erstellte Vorausrechnung im Reiter RECHNUNGEN der Reservierung ansehen (und stornieren). 

4B: Übungen

  • Übung 1: Rechnung erstellen Erstelle ein externes Folio, füge Leistungen und Zahlungen hinzu und erstelle eine Rechnung.
    Übung 2: Zahlungsaufforderung erstellen     Finde oder erstelle eine Reservierung mit Aufenthaltsdaten in der Zukunft und erstelle eine Zahlungsafforderung für sie. 
    Übung 3: Vorausrechnung erstellen und stornieren     Finde oder erstelle eine Reservierung mit Aufenthaltsdaten in der Zukunft, füge eine Zahlung hinzu und erstelle eine Vorausrechnung. Finde die Vorausrechnung und storniere sie.

4C: Apahero Trainerhinweise

  • Die Rechnungsformate in Apaleo variieren je nach Land, ebenso wie die benutzerdefinierten Rechnungseinstellungen. Wenn ihr mehrere Hotels an verschiedenen Orten habt, ist es am besten, wenn ihr mehrere Trainingsshotels mit den richtigen Ländern benutzt.
  • Ein häufiger Fehler: Buche nicht manuell offene Posten, um eine Rechnung zu erstellen. Rechnungen sollten erst dann ausgestellt werden, wenn die Leistungen in Anspruch genommen wurden. Wenn Gäste im Voraus eine Rechnung verlangen, weil sie im Voraus bezahlt haben, stelle bitte nur eine Vorschau- oder Vorausrechnung aus. 
  • Debitorenrechnungen (AR-Rechnungen): Zusätzlich zu den in dieser Lektion behandelten Optionen bietet Apaleo die Möglichkeit, Folios auf AR-Rechnungen zu schließen. Weitere Informationen dazu findest du in unseren Leitfäden zu Debitorenrechnungen und Buchhaltung für AR-Rechnungen.

Lektion 5: Folioprotokolle einsehen

5A: Was du wissen musst

Protokolle für ein bestimmtes Folio anzeigen

  • Klicke auf Aktionen und wähle zum Änderungsprotokoll.
  • Die letzten Aktionen werden oben aufgelistet.
  • Erweitere jede Aktion im Protokoll (>), um alle Details zu sehen. 

Alle Folioprotokolle anzeigen

  • Gehe zum Abschnitt Folios im Modul Audit/Logs.
  • Benutze den Filter, um nach Benutzer, App, Aktion oder Datum zu sortieren.
  • Verwende die drei Punkte (⋮) neben jeder Aktion, um zu dem entsprechenden Folio zu springen.

5B: Übungen

  • Übung 1: Änderungen eines bestimmten Folios ansehen Öffne ein beliebiges Folio und springe zum Änderungsprotokoll. Finde heraus, welcher Nutzer die erste Aktion in diesem Folio durchgeführt hat.
  • Übung 2: Alle deine Folio-Aktionen ansehen Im Modul Audit/Logs filtere nach Benutzer, um alle von dir durchgeführten Aktionen zu sehen. Erweitere ein paar, um die Details zu sehen. 

5C: Apahero Trainerhinweise

  • Nur die Benutzerrollen Reservation Manager, Property Admin, und Account Admin haben die vollen Berechtigungen, die für diese Lektion benötigt werden.

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