Der alte Weg:
Bis vor Kurzem war die einzige Option für Hotels ein geschlossenes, "alles könnendes" PMS, das alles abdeckt - von der Reservierung über Treueprogramme bis hin zu Business Intelligence-Tools. Da so viele Funktionen voneinander abhängen, sind solche Systeme schwer zu pflegen, zu aktualisieren und anzupassen. Außerdem sind sie fehleranfällig: Ein Fehler an irgendeiner Stelle des Systems kann das ganze System zum Einsturz bringen, weil alle Teile des Systems so eng miteinander verbunden sind.
...auf zu neuen Möglichkeiten mit Apaleo
Im Gegensatz zu All-in-One-Lösungen gibt Euch Apaleo die Freiheit, Euren eigenen Tech-Stack zu erstellen. Wir bieten Euch die wichtigsten Funktionen für die Hotelverwaltung: Reservierungsmanagement, Inventar- und Verfügbarkeitsmanagement, Housekeeping Management, Ratenmanagement, Buchhaltung und Finanzen, Automatisierung und Zahlungen. Ihr könnt dann zusätzliche Funktionen hinzufügen, indem ihr Apps, die bereits mit Apaleo integriert sind, über unseren App Store verbinden.
Dank unseres Application Programming Interface (API)-first Approachs garantiert Apaleo, dass jede einzelne Information in Apaleo vollständig verfügbar, zugänglich und integrierbar ist. Das bedeutet, dass Ihr die besten, neuesten und leistungsstärksten Apps in unserer Branche nutzen könnt, ohne dass Ihr Euren gesamten Tech-Stack ersetzen müsst. Mit anderen Worten: Ihr könnt eine zukunftssichere Technologie aufbauen, die den heutigen Geschäftsanforderungen gerecht wird, sich aber auch schnell an die Bedürfnisse und Möglichkeiten von morgen anpassen lässt.
Dieser Leitfaden führt Euch durch fünf wichtige Schritte, die dabei helfen, Euren Traum-Tech-Stack zum Leben zu erwecken:
- Verschaffe Dir einen Überblick über die Kernfunktionen von Apaleo
- Bestimme die zusätzlichen App-Kategorien, die du brauchst
- Finde Apps und verbinde sie mit Apaleo
- Bringe deinen Tech-Stack "Live"
- Halte dein Team an Bord
1. Verschaffe dir einen Überblick über die Kernfunktionen von Apaleo
Unsere PMS-App hat die folgenden Kernfunktionen:
Inventar und Housekeeping:
- Verwalte Zimmerkategorien und Einheiten (Schlafzimmer, Parkplätze, Tagungsräume usw.)
- Füge den Zimmern Attribute hinzu (z.B. 1. Stock, Badewanne, Meerblick) und filtere sie, um sie schnell auszuwählen und einem Gast zuzuweisen
- Zimmer als "out of service", "out of order" oder "out of inventory" setzen
- Housekeeping-Modul: Housekeeping-Berichte, Zimmer als sauber, kontrolliert oder schmutzig setzen
Reservierungen:
- Check-in und Check-out mit wenigen Klicks
- Ansicht, Filter und Export einer Reservierungslist
- Reservierungen und Folios ändern
- Gruppenbuchungen erstellen
- Rechnungen erstellen
Ratenplanung und Verfügbarkeit:
- Richte deine Ratenplanstruktur mit abgeleiteten oder individuellen Ratenpläne ein und verwalte sie schnell mit der Massenbearbeitungsoption
- Lege die Bedingungen, Kanäle, Richtlinien und Einschränkungen für deine Ratenpläne fest
- Richte Preise und Verfügbarkeiten ein. Erlaube Überbuchungen für ausgewählte Tage oder Zeiträume
- Verwalte Leistungen und erstelle Packages
- Verwalte Firmenraten, indem du Firmenprofile und Firmencodes erstellst
Buchhaltung und Finanzen:
- Die Mehrwertsteuer und die Buchhaltungsstruktur sind sofort einsatzbereit, und du kannst Unterkonten, City Tax und Kurtaxe frei konfigurieren.
- Die Buchungen werden in Echtzeit mit doppelter Buchführung und unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durchgeführt.
- Die Rechnungen sind in mehreren Sprachen verfügbar. Logos, Texte und andere Felder sind anpassbar.
- Extrahiere deine Buchhaltungsdaten und füge sie in deine eigene Buchhaltungssoftware ein. Es ist auch möglich, dein Buchhaltungssystem über API mit Apaleo zu verbinden, um Buchhaltungsdaten automatisch in dein Hauptbuch zu übertragen.
Apaleo Pay:
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Erfasse die Zahlungsinformationen der Gäste aus verschiedenen Kanälen über einen zentralen Prozess. Von der Zimmerbuchung über den Drink an der Bar bis hin zum Auschecken. Alle Transaktionen werden an einem Ort erfasst, der für alle Mitarbeiter leicht zu verwalten ist.
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Erstattungen, Splittung und Buchung von Zahlungen erfolgen direkt über unsere Benutzeroberfläche. Außerdem werden Abrechnungsberichte und Rechnungen mit der Zusammenfassung der monatlichen Zahlungsgebühren automatisch erstellt und sind direkt im Apaleo-Konto verfügbar.
Automations:
- Automatisiere das Einchecken, Auschecken und den Nachtlauf
- Richte die Zahlungsautomatisierung ein, damit deine Mitarbeiter Zeit und Fehler bei der manuellen Bearbeitung dieser Zahlungen sparen können. Zahlungen können automatisch beim Einchecken, Auschecken, bei der Erstellung von Reservierungen und sogar bei der Stornierung von Reservierungen oder bei Nichterscheinen eingezogen werden.
Der beste Weg, um ein konkretes Gefühl für die Kernfunktionen von Apaleo zu bekommen, ist die vollständige Nutzung deiner Testumgebung. Du kannst dich hier für ein Testkonto anmelden und findest alle Unterlagen, die du zum Einrichten einer Property brauchst, in unserem Hilfecenter.
2. Bestimme die zusätzlichen App-Kategorien, die du brauchst
Sobald du eine klare Vorstellung von den in Apaleo bereits enthaltenen Funktionen hast, kannst du besser einschätzen, welche zusätzlichen Funktionen dein Hotel benötigt. Diese zusätzlichen Funktionen werden von spezialisierten Apps bereitgestellt.
Um betriebsbereit zu sein, musst du mindestens die Apps verbinden, mit denen du Buchungen entgegennehmen und mit den Gästen kommunizieren kannst.
- Distribution: Um die Zimmerpreise und - Verfügbarkeit mit OTAs und Globalen Distribution Systemen (GDS) zu verbinden, brauchst du einen Channel Manager. Um eine direkte Buchung über deine Hotelwebsite zu ermöglichen, brauchst du eine Internet Booking Engine (IBE).
- Kommunikation und Guest Journey: Apaleo selbst versendet keine E-Mails, wie z.B. Buchungsbestätigungen, Rechnungskopien usw. Um mit den Gästen zu kommunizieren, musst du eine Guest Mailing oder Guest Journey App anschließen.
Andere "Must-have"-App-Kategorien sind Key Encoders, Accounting sowie Sales und Catering-Management.
Je nach euren Geschäftsanforderungen gibt es eventuell weitere Bereiche, die du digitalisieren möchtest.
Empfohlen: Revenue Management Systems (RMSs), Housekeeping Systems, Reporting tools, Upselling und Instant Guest Messaging
Nice to have: Rate Shoppers, Digital Key Systems, und Customer Relationship Management Systems (CRMs)
Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie dein Tech-Stack aussehen könnte, schau dir den Bereich "Inspirational Tech Stacks" in der Apaleo Community an. (Der Link funktioniert nur für Community-Mitglieder - melde dich hier an, wenn du noch kein Mitglied bist).
3. Finde Apps und verbinde sie mit Apaleo
Sobald du die App-Kategorien festgelegt hast, die du brauchst, ist es an der Zeit, die verschiedenen Optionen in jeder Kategorie zu erkunden. Du findest alle Apps, die in Apaleo integriert sind, nach Kategorien sortiert im Apaleo Store.
Einige Unterschiede zwischen den Apps im Store:
- App-Verbindung: Einige Apps können über die Schaltfläche "connect app" im Apaleo Store direkt mit Apaleo verbunden werden, während es bei anderen notwendig ist, die App für die Einrichtung zu kontaktieren ("Contact"-Schaltfläche im Apaleo Store)
- Benutzeroberfläche (UI) Integration: Einige Apps haben eine UI-Integration mit Apaleo, bei der du die App direkt in deinem Apaleo-Konto öffnen kannst. Apps, die keine UI-Integration haben, senden/empfangen weiterhin Informationen von Apaleo, sind aber nicht in deinem Apaleo-Konto sichtbar.
- Apaleo Pay: Einige Apps haben eine Integration mit Apaleo Pay, d.h. sie können dein Apaleo Pay-Konto nutzen, um Zahlungen abzuwickeln. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alle Transaktionen, die du über dein Konto durchführst, konsolidiert werden. Der Grad der Integration kann variieren, also erkundige dich bei der App, welchen Grad der Integration sie derzeit anbietet.
Ein guter erster Schritt ist es, alle Apps, an denen du interessiert bist, für eine Demo zu kontaktieren. Hier sind einige hilfreiche Fragen, die du bei einer Demo stellen solltest:
- Welche Funktionen sind für mein Team relevant?
- Wie unterscheidet sich diese App von anderen Anbietern?
- Wie tief ist die Integration mit Apaleo?
Die letzte Frage ist besonders wichtig: Denke daran, dass es nicht nur darum geht, welche Funktionen die App im Allgemeinen bietet, sondern vielmehr darum, welche Funktionen du als Apaleo-Nutzer nutzen kannst und wie.
Einige der Apps bieten eine Free Trial version an, mit der du sie in deinem Apaleo-Konto testen kannst. Du kannst auch den Bereich App Insights in der Community besuchen. (Der Link funktioniert nur für Community-Mitglieder - melde dich hier an, wenn du noch kein Mitglied bist).
4. Bringe deinen Tech-Stack "Live"
Wenn du die verschiedenen Apps erkundet und herausgefunden hast, welche am besten zu deinen Bedürfnissen passen, musst du die Verbindung aller Apps mit deinem Apaleo-Konto verknüpfen. Das bedeutet, dass du für jede App einen Zeitplan festlegen musst, um sie zu deinem Wunschtermin in Betrieb zu nehmen. Achte darauf, dass diese Zeitpläne mit dem Zeitplan für den Live Gang des Apaleo-Hotels übereinstimmen.
5. Halte dein Team an Bord
Ein wichtiger Schritt, um den Erfolg des neuen Tech-Stacks zu gewährleisten, ist sicherzustellen, dass dein Team voll und ganz an Bord ist. Idealerweise sollte das Team während des gesamten Aufbauprozesses des Tech Stacks involviert sein - von der Beteiligung an den ersten Diskussionen über die betrieblichen Anforderungen, um zu bestimmen, welche App-Kategorien benötigt werden, bis hin zur Schulung, wie die neuen Apps genutzt werden können, um die tägliche Arbeit zu optimieren. Es ist wichtig, dass alle, die den Tech Stack nutzen, den allgemeinen Zweck dahinter verstehen, damit sie zu seiner erfolgreichen Einführung beitragen und nützliches Feedback für zukünftige Verbesserungen geben können.
Tipp: Bestimme für jede App einen "Product Champion" innerhalb deines Teams, der die Nutzung der App beaufsichtigt und sicherstellt, dass das Potenzial der App voll ausgeschöpft wird.
Halte den Tech-Stack auf dem neuesten Stand
Der Aufbau eines Tech-Stacks ist ein kontinuierlicher Prozess. Nachdem du mit Apaleo Live gegangen bist, empfehlen wir dir, kontinuierlich Feedback von deinem Team zu sammeln, was gut funktioniert und was nicht, sowie Ideen für zusätzliche Automatisierung. Auf der Grundlage dieses Feedbacks wirst du wahrscheinlich dein Tech Stack anpassen oder erweitern wollen.
Natürlich verändert sich nicht nur dein interner Bedarf, sondern auch die Welt der Hoteltechnologie. Jeden Monat kommen mehr und mehr Apps in den Apaleo Store, was bedeutet, dass es jede Menge neuer Möglichkeiten gibt, wie du das Erlebnis für deine Gäste und dein Personal optimieren kannst. Um über die neuesten Innovationen auf unserer Plattform auf dem Laufenden zu bleiben, solltest du regelmäßig in unserer Community vorbeischauen. Dort erfährst du, wann neue Apps im Store verfügbar sind, und kannst über die neuesten Trends in unserer Branche diskutieren, sobald sie auftauchen.
Die Magie von Apaleo endet nicht mit den Apps, die bereits in unserem App Store verfügbar sind. Dank unserer offenen APIs kannst du benutzerdefinierte Aktionen, Prozesse und Arbeitsabläufe innerhalb deines Kontos digitalisieren und automatisieren. Du kannst dein Konto mit zusätzlichen Berichten anreichern oder sogar neue Apps erstellen.
Wenn du ein internes Entwicklerteam hast, finden sie hier weitere Anleitungen. Wenn nicht, kannst du dich in diesem Bereich der Community mit Entwicklern in Verbindung setzen.