Diese Checkliste gibt dir einen Überblick über die Schritte, die nötig sind, um mit eurem ersten Apaleo Hotel live zu gehen. Du kannst sie nutzen, um euren Apaleo-Einrichtungsprozess zu planen und zu überprüfen. Eine ausführliche Anleitung zu den hier genannten Punkten findest du im Leitfaden "Hotel Setup Step-by-Step".
Die Checkliste deckt 10 Bereiche ab:
1. Verträge
2. Einstellungen auf Account-Ebene
3. Einstellungen auf Hotel-Ebene
4. Hotel aufsetzen
5. Apaleo Pay
6. Apps
7. Finanzbuchhaltung
8. Training
9. Import künftiger Reservierungen aus dem alten System
10. Go live
2. Einstellungen auf Account-Ebene
3. Einstellungen auf Hotel-Ebene
4. Hotel aufsetzen
5. Apaleo Pay
6. Apps
7. Finanzbuchhaltung
8. Training
9. Import künftiger Reservierungen aus dem alten System
10. Go live
Du kannst eine bearbeitbare Excel-Version der Checkliste am Ende dieses Leitfadens herunterladen, in der du nachverfolgen kannst, welche Aufgaben erledigt sind und welche für euch nicht zutreffend sind.
1. Verträge
| Aufgabe | Hinweise |
| Apaleo Vertrag | |
| Apaleo Pay Vertrag | A signed payment order form is a prerequisite for Apaleo to begin your merchant application. |
| Chargebee: SEPA-Lastschrift einrichten (gilt nur für Deutschland) | |
| Terminal-Bestellformular | |
| TSE-Bestellformular (gilt nur für Deutschland und Österreich) |
1. Die im Bestellformular angegebene juristische Person sollte die juristische Person sein, die in den Finanzeinstellungen in Apaleo mit derselben Umsatzsteuer-ID angegeben ist. Dies ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer/die juristische Person, die in den Quittungen erscheint, d.h. die juristische Person, für die Ihr Hotel den Steuerbehörden Einnahmen meldet. 2. Hinweis: Wenn Sie eine POS-App oder eine andere App anschließen, die möglicherweise eine eigene Fiskalisierung hat, informieren Sie Apaleo, damit wir diese App von der Fiskalisierung ausschließen und eine doppelte Fiskalisierung vermeiden können. |
2. Einstellungen auf Account-Ebene
| Task | Hinweise |
| Obligatorische und zusätzliche Sprachen hinzufügen | |
|
Hotel erstellen |
Hotelcode, Land, Zeitzone, Währung und Standard Check-in und Check-out-Zeit können nach dem Speichern nicht mehr geändert werden! |
| Weitere Benutzer einladen |
3. Einstellungen auf Hotel-Ebene
| Task | Hinweise |
| Distribution: City Tax konfigurieren | |
| Distribution: Zusätzliche Zeiteinheiten definiere | |
| Finanzen: Rechnungseinstellungen individualisieren | |
| Finanzen: Rechnungsdesign anpassen | |
| Finanzen: Unterkonten aktivieren und erstellen | |
| Automatisierung: Aktivierung des Nachtlaufs | |
| Automatisierung: Aktivierung der gewünschten Automatisierungen, gemäß eurer individuellen Customer Journey und euren operativen Abläufen. | Eine Automatisierung der No-Show-Funktion (bei der nicht eingecheckte Reservierungen nach der Nacht-Audit automatisch auf No-Show gesetzt werden) sollte nur nach Berücksichtigung der betrieblichen Auswirkungen eingesetzt werden, da der No-Show-Status nicht rückgängig gemacht werden kann. |
4. Hotel aufsetzen
| Task | Hinweise |
| Inventar: Kategorien erstellen | |
| Inventar: Zimmer anlegen | |
| Inventar: Zimmer-Attribute erstellen und zuweisen | |
| Raten: Alterskategorien definieren | |
| Raten: Benötogte No-Show- und Stornierungsrichtlinien hinzufügen | |
| Raten: Extras/Services erstellen und mit benutzerdefinierten Unterkonten verknüpfen | |
| Raten: Ratenpläne erstellen | |
| Raten: Preise für Ratenpläne festlegen, einschließlich Preisableitung | |
| Raten: Restriktionen für Ratenpläne hinzufügen |
5. Apaleo pay
| Task | Hinweise |
| Merchant-Konto für E-Commerce einrichten (Prozess wird von Apaleo unterstützt) | |
| Merchant-Konto für Zahlungsterminals einrichten (dieser Vorgang wird von Apaleo unterstützt) | |
| Sende Apaleo die Namen und E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, die Zugang zu Adyen benötigen | |
| Benachrichtige Apaleo, die Zahlungsverarbeitung zu aktivieren (frühestens nach Go-Live des Hotels) | |
| Aktivierung der Automatisierungen in der Zahlungsverarbeitung | |
| Aktivierung der Adyen-Benachrichtigungen für Chargebacks | |
| Anpassung eures Layouts für Zahlungslinks |
Damit die Zahlungslinks funktionieren, muss eure AGB-Webseite hinterlegt werden. |
| Erstellen eurer Refund Reserve (Die Reserve, die Adyen für Rückerstattungen verwenden kann, wenn einmal nicht genügend Geld in Umlauf ist.) | |
| Terminals einrichten Hinweis: Terminals können nicht zurückgegeben werden, sobald sie ausgepackt wurden. Wenn ein Terminal mit anderen Apps verwendet werden soll, stelle sicher, dass diese eine funktionierende Integration mit diesem speziellen Terminal-Modell haben. |
6. Apps
Das Support-Team der jeweiligen App ist hier euer Hauptansprechpartner
| Task | Hinweise |
| Lies den Leitfaden "Baue den Tech-Stack mit Apaleo auf", um herauszufinden, welche Funktionen bei Apaleo enthalten sind und welche Funktionen ihr durch Apps oder eigene Entwicklungen abdeckt. | |
| Apps aus dem Apaleo App-Store auswählen |
|
| App-Partner kontaktieren | |
| Apps einrichten | |
| Apps mit Apaleo verbinden | |
| Die App-Integrationen und damit verbundene Prozesse testen | |
| Absprache mit Apps, um sicherzustellen, dass alles eingerichtet und funktionsfähig ist. Das gilt vor allem für Apps, die zum Go-Live einsatzbereit sein müssen - insbesondere Distributions-Apps. |
7. Finanzbuchhaltung
| Task | Hinweise |
| Apaleo-Benutzer für euer Buchhaltungsteam erstellen. | |
| Absprache mit eurer Buchhaltung zu City Tax, Unterkonten und anderen Finanzeinstellungen in Apaleo. | |
| Eine Buchhaltungs-App anbinden | |
| Kontenzuweisung in der Buchhaltungssoftwares | |
| Anleitungen für euer Team dokumentieren, wie Trinkgelder (F&B und FO) zu behandeln sind |
8. Training
| Task | Hinweise |
| Apahero training | |
| Apahero Academy: Trainingshotel einrichten und eure Mitarbeiter dazu einladen | |
| Apahero Academy: Trainingsplan erstellen | |
| Apahero Academy: Personal schulen | |
| Anleitung für die Buchhaltung mit eurer Buchhaltung teilen |
9. Import künftiger Reservierungen aus dem alten System
| Task | Hinweise |
| Test-Transaktionsdaten löschen (Testreservierungen usw.) |
Sobald ein Hotel live geschaltet wurde, ist es nicht mehr möglich, Reservierungen oder verwendete Zimmer/Ratenpläne/Leitungen zu löschen/archivieren. |
| Zukünftige Reservierungen in Apaleo importieren, mit Ausnahme von Gruppenbuchungen und Reservierungen, die zu Go-Live von den Distributions-Apps importiert werden. | Alle Gästekommunikation in den angeschlossenen Apps während der Reservierungsmigration deaktivieren. |
| Gruppenbuchungen in Apaleo manuell eintragen. | |
| Zahlungen für die im alten System vorausbezahlten Buchungen manuell in Apaleo buchen | |
| Alle Reservierungen, die nicht automatisch importiert werden konnten, manuell hinzufügen | |
| Lege fest, wie ihr mit Stay-Through-Reservierungen - Gäste, die ihr aus eurem alten System auscheckt und in Apaleo eincheckt - umgehen wollt |
10. Go live
| Task | Hinweise |
| Apaleo benachrichtigen, das Apaleo-Account live zu schalten | |
| Wenn ihr von einem anderen Live-PMS migriert: Überprüfe mit den Distribution-Apps, ob ihr die Verfügbarkeit während der Umstellung schließen müsst. | |
| Hotel live setzen | |
| Alle Reservierungen, die nach der Umstellung in eurem alten System eingegangen sind, manuell in Apaleo eingeben. |