Schritt für Schritt: Hotel aufsetzen

Dieser Schritt für Schritt Guide unterteilt sich in folgende Themen:

Ein Hotel Schritt für Schritt in Apaleo aufsetzen
1. Einstellungen auf Account-Ebene
2. Ein neues Hotel anlegen
3. Einstellungen auf Hotel-Ebene
4. Inventar anlegen
5. Raten

Ein Hotel Schritt für Schritt in Apaleo aufsetzen

Dieser Guide erklärt Schritt für Schritt, wie Sie in Apaleo ein neues Hotel anlegen können. Wir empfehlen, diesen Guide auf der einen Seite des Bildschirms zu öffnen und auf der Anderen Apaleo.

Öffnen Sie Ihren Chrome Browser und klicken auf folgenden Link: Apaleo Registrierung, um sich in das bestehende Konto einzuloggen (falls bereits ein Testkonto mit Testreservierungen besteht, können die Test Reservierungen und Hotels unter Einstellungen > Hotel gelöscht werden: Test-, Live- und Archivierungsmodus von Hotels). 

Geben Sie dort Ihre Daten ein, Sie werden als Account Admin weiter fortfahren und haben alle Zugriffsrechte in Apaleo. Die 3 exemplarischen Hotels empfehlen wir hier nicht hinzuzufügen, falls Sie diesen Account später auch für Ihr Live Hotel nutzen möchten. Klicken Sie auf 'Get Started', überprüfen Sie Ihre E-Mail Inbox nach der Apaleo Bestätigungsmail, deren Link geöffnet werden muss, um Ihren Account zu aktivieren. Öffnen Sie Apaleo und loggen Sie sich mit Ihren Login-Daten ein.

Mit der bestätigten Anmeldung gelangen Sie in Apaleo auf das Account Level. Jetzt wird das erste Hotel erstellt. Oben rechts im Menü können Sie die Sprache verändern, falls nötig.

1. Einstellungen auf Account-Ebene

Klicken Sie hierzu auf Einstellungen in der Account-Ebene:

Sprachen: Fügen Sie weitere Sprachen hinzu, die z.B. für die Rechnungseinstellungen wichtig sind. Ein deutschsprachiges Hotel, sollte hier ausserdem 'Deutsch' als Sprache hinzufügen. Speichern nicht vergessen!

Allgemein: Allgemeine Information zum Account, wie Name und Adresse

Benutzerverwaltung: Klicken Sie auf +Neuen User einladen und geben Sie die Information für weitere Benutzer neben Ihnen ein:

• An die E-Mail-Adresse wird die Einladung geschickt.
• Bei den Rollen können Sie grundsätzlich zwischen der des Account Admin oder einer anderen auf der Hotelebene wählen. Die Benutzer-Rolle schränkt ein, auf welche Funktionen in Apaleo die-/derjenige zugreifen kann.
• Jede andere Rolle als die des Account Admin setzt voraus, dass dem Nutzer Zugriff auf mindestens ein Hotel geben wird.

2. Ein neues Hotel anlegen

Um ein Hotel zu erstellen, gehen Sie über den Kontext in der oberen linken Ecke auf Account und navigieren Sie zum Abschnitt Hotels.

2.1. Hoteldaten angeben

Viele der Daten sind obligatorisch. Daher empfehlen wir Ihnen, die folgenden Informationen vorzubereiten, bevor Sie mit dem Anlegen eines Hotels fortfahren.

Allgemein:

• Hotel-Code: frei wählbar, muss aus mind. 3 Charakteren bestehen.
  Anmerkung: Wir empfehlen einen Code zu wählen, der an den Namen des Hotels angelehnt ist (Beispiel: Code 'BERG' für Berghotel Alpenblick).
• Im Idealfall ist Ihr Hotel eindeutig am Hotel-Code zu erkennen. Vorsicht, den Code können Sie später nicht mehr verändern.
• Name des Hotels, übersetzt in alle unterstützten Sprachen.
  

Standort des Hotels:

• Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land
• Zeitzone (kann nicht mehr geändert werden)
• Währungscode (kann nicht mehr geändert werden)
• Standard Check-in und Check-out Zeit (kann nicht mehr geändert werden)

Firmendetails:

• Firmenname
• Handelsregistereintrag
• Steuernummer
• Zahlungsbedingungen, z.B. 'Zahlbar innerhalb einer Woche nach Rechnungserstellung'. Diese weiß hinterlegten Felder gibt es mehreren Stellen in Apaleo und sind Gästen auf verschiedenen Wegen sichtbar, in diesem Fall  auf der Gastrechnung:

2.2. Speichern - Glückwunsch! Sie haben Ihr Hotel angelegt.

Nachdem Sie ein Hotel angelegt haben, können Sie es im Kontext-Selektor auswählen. Wenn Sie mehr als ein Hotel haben, werden alle Hotels hier angezeigt:

3. Einstellungen auf Hotel-Ebene:

Klicken Sie hierzu auf Einstellungen in der Hotelebene:

3.1. Hotel

Allgemeine Information zum Hotel, wie Name und Adresse des Standortes. Diese wurden bereits in Schritt 2.1 angelegt, können allerdings hier verändert werden.

3.2. Distribution: 

City Tax: City-Tax / Kurtaxe / Tourismusabgabe sind Gebühren, die ein Gast bei einem Hotelaufenthalt bezahlen muss. Das Hotel sammelt das Geld ein und gibt es an die Stadt weiter. 

• Sie können für jedes Hotel getrennt eine City-Tax einrichten.
• Gehen Sie im Menüpunkt Einstellungen >Distribution zum Bereich City-Tax und geben Sie folgenden Daten ein:

Feld	Erklärung	Beispiele
Name	Die offizielle Bezeichnung, wie sie auf der Rechnung erscheint.	City-Tax, Kurtaxe, Touristenabgabe
Beschreibung	Die Beschreibung wird den Gästen und Hotel-Mitarbeitern beim Erstellen einer Reservierung angezeigt. Die Beschreibung sollte alle Informationen enthalten, wie sie berechnet wird und wer sie bezahlen muss.	City-Tax ist 5 Euro pro Nacht und Person. Fällt nur für Privatreisende an. Die City-Tax beträgt 2% des kompletten Nettobetrags der Reservierung. Tourguides und Gäste, die enge Familienmitglieder besuchen sind ausgenommen.
Wert und Berechnungsart	Werden von Apaleo verwendet, um City-Tax zu berechnen.	5, pro Person und Nacht. 2, Prozent des Nettobetrags.
Preis-Stufe	Die Preis-Stufe legt fest in welchen Schritten der Netto-Zimmer-Rate die City-Tax steigt. Eine Preis-Stufe kann nur dann eingestellt werden, wenn die Berechnungsart Pro Person und Nacht (in Stufen) gewählt wurde.	50 - Das heißt pro angefangene 50 Euro Netto-Zimmer-Rate ist die City-Tax 1 Euro pro Person und Nacht.
VAT	Mehrwertsteuer, falls auf die City-Tax Mehrwertsteuer berechnet wird.	Befreit oder Prozentzahl
Steuerliche Behandlung	Wenn die City-Tax mehrwertsteuerpflichtig ist, können Sie entscheiden, ob die Mehrwertsteuer zu dem berechneten Wert hinzugefügt werden soll oder ob die Mehrwertsteuer im berechneten Wert enthalten sein soll.	Steuern zum berechneten Wert addieren Berechneter Wert enthält Steuern

City Tax für Kinder:

• Wenn die City-Tax vom Alter der Gäste abhängt, wählen Sie "Pro Person und Nacht", und "Kinder zahlen andere City-Tax".
• Sie können mehrere Altersgruppen festlegen. Apaleo setzt jeweils automatisch die untere Grenze des Alters, Sie müssen hier nur das 'Bis' Alter angeben.
• Die Kindereinstellungen können gelöscht werden, indem Sie die Funktion Kinder zahlen andere City-Tax deaktivieren.

3.3. Finanzen: 

Reiter Rechnungs-Einstellungen

Firmendetails: Setzen Sie die jeweiligen Firmendetails ein, die auf der Gastrechnung erscheinen sollen.

Adresse: Adresse des Hotelstandortes

Format der Rechnungsnummer: Legen Sie das Format der gewünschten Rechnungsnummerstellung fest, z.B. yyyyMM0000 erstellt Rechnungen wie folgt: 2021010001, 2021010002, usw. Unter der Formateingabe sehen Sie immer ein Beispiel Ihres gewünschten Musters.

Leistungen von anderen Reservierungen: Soll der Gastname auf der Rechnung stehen, wenn Leistungen von anderen Reservierungen kommen?

Einfache Rechnungen: Sie haben die Möglichkeit Rechnungen ohne die Eingabe einer vollständigen Rechnungsadresse zu erstellen. Falls Sie das möchten, können Sie hier definieren, bis zu welchem Betrag dies möglich sein soll.

Soll "Rechnung als bezahlt markieren" verbucht werden?: Wählen Sie, ob Apaleo die Zahlung verbuchen soll, wenn Rechnungen als bezahlt markiert werden. Fragen Sie Ihre Buchhaltung, wie Zahlungen für Debitoren-Rechnungen im Hauptbuch verbucht werden sollen.

Einstellungen zur Steueraufschlüsselung: Wählen Sie aus, wie die Steuern auf Ihrer Rechnung aufgeschlüsselt werden sollen. Diese Einstellungen sind automatisch aktiviert und können so auch genutzt werden.

Reiter Rechnungs-Design

Logo: 

1. Laden Sie Ihr Logo hoch. Die Datei muss kleiner als 10MB sein. Die Bildgröße muss zwischen 10 x 50, und 1500 x 300 Pixeln sein.
2. Klicken Sie Speichern.
3. Das Logo wird oben rechts auf der Rechnung angezeigt. Wenn es 800 Pixel oder größer ist, nimmt es die komplette Breite ein.

Texte ändern:

Apaleo hat Standard-Texte eingestellt, die Sie einfach nehmen oder überschreiben können.

1. Gehen Sie zu Einstellungen - Finanzen - Rechnungs-Design.
2. Ändern oder löschen Sie die Texte. Wenn ein Text gelöscht wird, wird er auch nicht auf der Rechnung angezeigt. Wenn der Hallo-Text gelöscht wird, dann fehlt die komplette Zeile, auch der Name.
3. Klicken Sie Speichern.

Reiter Unterkonten

Um die Umsätze aus Extras & Services nachzuverfolgen, empfehlen wir Ihnen, spezifische Unterkonten zu all Ihren Services zu erstellen. Es gibt bereits vordefinierte Unterkonten, diese finden Sie unter Finanzen - Accounting.

• Sie können die Namen der Unterkonten frei wählen, allerdings sollten Sie sichergehen, dass diese Sinn machen und mit den Einstellungen Ihrer Buchhaltung, bzw. mit den zu erstellenden Extras & Services übereinstimmen. Z.B. wie folgt:

• Wie Sie die Unterkonten zu einem Service hinzufügen, zeigen wir Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt.

3.4. Zahlungsverarbeitung

Dieser Schritt ist relevant mit Apaleo Payment und kann während dem Setup nicht verändert werden, da wir hierfür zunächst die Erstellung eines Merchant Accounts durch Adyen abwarten müssen. Aus diesem Grund können wir diesen Bereich zunächst ausser Acht lassen.

3.5. Automatisierung

Check-In:

Der automatisierte Check-In beobachtet, ob es eine neue Reservierung gibt, die eingecheckt werden soll, und tut das dann auch. Es gilt das Anreise-Datum der Reservierung.

Sie können entweder vorher von Hand ein Zimmer zuweisen, oder das dem Check-In-Roboter überlassen.

Wenn kein Zimmer zugewiesen werden kann, kann die Reservierung nicht eingecheckt werden. Wir empfehlen, jeden Tag nachzusehen, ob alle Reservierung korrekt eingecheckt wurden. Filtern Sie in der Reservierungs-Übersicht nach Status "Confirmed", und Anreisedatum "Heute".

 Check-Out: 

Mit dem automatisierten Check-Out werden jeden Tag zum Check-Out-Zeitpunkt alle Reservierung die als Abreisedatum diesen Tag haben, ausgecheckt.

Wenn Sie Apaleo's Payment-Integration verwenden, können Sie auch das Einziehen der Zahlung automatisieren.

Night Audit:

Beim Night-Audit (Nachtlauf) können Sie bestimmen, zu welcher Zeit er durchgeführt werden soll. Außerdem kann eingestellt werden, ob Reservierungen mit geplanter Anreise vor dem heutigen Tag automatisch auf No-Show gesetzt werden sollen, oder nicht.

Wichtig: Wenn Sie diese Funktion nutzen, dann werden alle Reservierungen, die nicht bis zum Nachtlauf eingecheckt haben auf No-Show gesetzt und können dann nicht mehr reaktiviert werden. Wenn der Gast nun doch noch anreist, dann muss eine komplett neue Reservierung, z.B. durch eine Kopie der Reservierung erstellt werden.

4. Inventar anlegen

4.1. Kategorien

• Wählen Sie Ihr neu erstelltes Hotel im Kontext-Selektor aus und navigieren Sie zu Inventar > Kategorien.
• Klicken Sie auf + Neue Kategorie erstellen.
• Keine Sorge, wenn Sie nicht alles vorbereitet haben. Sie können Entwürfe eingeben und diese später jederzeit ändern. Vorsicht, die Codes können später nicht mehr geändert werden.
• Der Code darf keine Sonderzeichen enthalten, nur Buchstaben und Zahlen und darf aus mind. drei und max. zehn Charakteren bestehen.
• Bereiten Sie Namen und Beschreibungen in allen Sprachen vor, die Sie unterstützen möchten.
• Diese Texte werden zur externen Kommunikation, durch IBE oder Channel Manager bei neuen Buchungsanfragen für den Bucher zu sehen sein. Setzen Sie deswegen Informationen ein, die dem Gast dienen die richtige Kategorie für sich zu buchen:

• Beim Anlegen einer Kategorie müssen Sie angeben, ob die Kategorie für Übernachtungszimmer, Besprechungsräume, Veranstaltungsräume oder Parkplätze vorgesehen ist. -> Dieser Typ kann nicht mehr geändert werden!
• Die Maximalbelegung zeigt an, wie viele Personen in einem Zimmer der erstellten Kategorie maximal übernachten dürfen.
• Der Rang der Kategorie zeigt die Sortierung der Kategorien bei der Anzeige von Angeboten oder des Verfügbarkeitskalenders aufsteigend nach Rang an. Wenn Sie z.B. Ihre Standardzimmer immer als erstes bei neuen Reservierungsanfragen anzeigen lassen möchten, dann setzen Sie hier "1" ein.
• Kategorien können unter folgenden Voraussetzungen gelöscht werden: wenn keine Zimmer verknüpft sind, wenn keine Reservierungen angelegt sind, wenn keine Ratenpläne auf der Kategorie basieren.

4.2. Zimmer

Es gibt zwei Möglichkeiten Zimmer einzurichten. Wenn Sie viele standardisierte Räume mit der gleichen Beschreibung haben, empfehlen wir Ihnen mehrere Zimmer auf einmal anzulegen:

• Geben Sie zuerst die Anzahl der Zimmer ein, die die gleiche Beschreibung und Kategorie haben.
• Geben Sie für jedes Zimmer einen Namen oder die Zimmernummer ein. Mit der Tabulator-Taste auf Ihrer Tastatur können Sie schnell zwischen den Namensfeldern wechseln.
• Füllen Sie die gemeinsame Beschreibung aus und wählen Sie die Kategorie und die maximale Anzahl von Personen aus.

Die Zimmer können später noch einzeln geändert oder ergänzt werden.

Wenn Sie sehr spezielle Räume haben, können Sie diese auch einzeln anlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie nach dem Speichern zur Liste zurückkehren und dann auf + Neue Zimmer klicken. Andernfalls ändern Sie nur das zuletzt angelegte Zimmer, anstatt neue zu erstellen.

4.3. Zimmer-Merkmale

Mit Zimmer-Merkmalen können Sie Ihr Inventar besser organisieren. Sie können Ihren Zimmern Merkmale zuweisen. Zum Beispiel: Stockwerk, welche Betten sie haben, Aussicht, mit Rollstuhl erreichbar, nahe am Ausgang.

Zimmer-Merkmale erstellen:

• Gehen Sie auf Inventar - Zimmer-Merkmale und auf klicken Sie auf Neues Zimmer-Merkmal. Geben Sie hier den Namen des Merkmals ein.
• Wenn Sie möchten, geben Sie eine Beschreibung ein. Die Beschreibung hilft anderen zu verstehen, was das Merkmal ist.

Zimmer-Merkmale zuweisen:

• Sie können Ihren Zimmern einzeln Merkmale zuweisen oder mehrere Zimmer auswählen und ein Merkmal mit einem Klick hinzufügen.
• Klicken Sie hierzu auf Inventar - Zimmer und markieren Sie die gewünschten Zimmer, denen Sie ein Merkmal hinzufügen möchten.
• Klicken Sie dann auf die drei Punkte rechts eines dieser markierten Zimmer und klicken Sie Merkmal hinzufügen.
• Suchen Sie das gewünschte Merkmal und klicken Sie auf Hinzufügen.
• Merkmale können jederzeit wieder hinzugefügt oder gelöscht werden.

5. Raten

5.1 Altersgruppen

• Bevor Sie die altersspezifischen Zuschläge für Kinder in den Ratenplänen definieren können, müssen Sie zunächst die Altersgruppen für das Hotel festlegen.
• Die Altersgruppen können den Altersbereich von 0 bis 17 Jahren abdecken. Unterscheiden Sie hier z.B. zwischen Kleinkind 0-3 Jahre und Kind 4-17 Jahre.

5.2. Richtlinien

Storno-Richtlinien:

Die Storno-Fristen (Cancellation Policies) legen fest, bis wann Gäste eine Reservierung stornieren können, ohne eine Gebühr zahlen zu müssen.

Jeder Ratenplan kann seine eigene Storno-Frist haben. Apaleo hat zwei Standard-Richtlinien, die direkt verwendet werden können:

• Strikt: es wird eine Gebühr fällig, sobald der Gast seine Reservierung nach Buchung storniert.
• Flexibel: der Gast kann bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Anreise gratis stornieren.

Diese Richtlinien können angepasst werden und man kann beliebig viele neue Richtlinien anlegen.

Achtung! Einmal erstellte Storno-Fristen können nicht mehr storniert werden.

Falls Sie OTA's (z.B. Booking.com) zur Distribution nutzen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Storno-Richtlinien, den Richtlinien entsprechen, die Sie in den Kanälen hinterlegt haben. Ansonsten könnte es zu Differenzen bei der Aktivierung von virtuellen Kreditkarten kommen.

Hier einige Beispiele für übliche Richtlinien und wie diese in Apaleo konfiguriert werden:

Policy	Time period	Referenz
Gratis Stornierung bis zu 14 Tage nach der Buchung	0 Monate, 14 Tage, 0 Stunden	After booking (nach Buchung)
Gratis Stornierung bis zu 48 Stunden vor Anreise	0 Monate, 0 Tage, 48 Stunden	Prior to arrival (vor Anreise)
Keine gratis Stornierung	0 Monate, 0 Tage, 0 Stunden	After booking
Gratis Stornierung bis zum Zeitpunkt der Anreise	0 Monate, 0 Tage, 0 Stunden	Prior to arrival

No-Show Richtlinien:

Die No-Show-Fristen (No-Show Policies) definieren die Gebühr, die gilt, wenn die Gäste ohne Angabe von Gründen am gebuchten Anreisetag nicht angereist sind.

Jeder Ratenplan kann seine eigene No-Show-Frist haben. Apaleo hat eine Standard-Richtlinie: Strikt.

Diese Richtlinien können angepasst werden, und man kann beliebig viele neue Richtlinien anlegen.

 Achtung! Einmal erstellte No-Show-Fristen können nicht mehr storniert werden. 

Festlegung von Gebühren:

Mit Apaleo kann man für jedes Hotel eigene No-Show und Storno-Gebühren festlegen.

Mehrwertsteuer:

Auch für Gebühren muss festgelegt werden, welcher Steuersatz gilt. Diese Einstellungen sollten mit Ihrer Buchhaltung geklärt werden, um zu gewährleisten, dass sie dem landesspezifischen Steuerrecht des Hotel-Standortes entsprechen.

Berechnung:

Apaleo erlaubt die Auswahl fixer Werte, Prozent-Werte oder sogar eine Mischung aus beidem.

Beim Prozent-Wert kann man festlegen, welche Services bei der Berechnung dabei sein sollen. Außerdem kann man die Gebühr, z.B. auf die ersten Nächte der Reservierung beschränken. Wenn man keine Beschränkung eingibt, wird die Gebühr für den kompletten Aufenthalt berechnet.

5.3. Extras und Services

Neben Zimmern können Sie mit Apaleo Ihren Gästen auch weitere Leistungen anbieten. Von Frühstück oder Business-Paket, über Zusatzkosten für Haustiere oder Parkplätze, bis zum Minibar-Bestand.

Services können im Menüpunkt Rates - Services angelegt und geändert werden.

• Services können einem Ratenplan hinzugefügt werden. Damit wird aus dem einfachen Ratenplan ein Paket (oder auch Package): Zimmer mit Frühstück, mit Yoga oder mit schnellerem Internetzugang - oder mit allen Leistungen inkludiert.
• Services können auch als Extras basierend auf ihren Verfügbarkeitseinstellungen bei der Buchung hinzugefügt werden. Extras eignen sich gut für Parkplätze, Zusatzbetten und andere Leistungen, die täglich über den gesamten Aufenthalt gebucht werden, aber auch für andere Inklusivleistungen wie ein Willkommensgetränk oder eine Endreinigung. Für bestehende Reservierungen können Extras für bestimmte Tage hinzugebucht werden und dabei ist es möglich die Anzahl der Services und auch den Preis für den einzelnen Service zu überschreiben.
• Services können auch direkt auf das Gastfolio gebucht werden. Typisch hier sind Minibar oder auch Leistungen, die nicht jeden Tag gebucht werden sollen. Diese Buchungen werden allerdings nicht auf Berichten, wie z.B. der Frühstückliste aufgezeigt.

Sie können Services in all den oben genannten Situationen nutzen oder Sie können auch einschränken, wie der Service verfügbar gemacht werden soll. Diese Einstellungen können Sie jederzeit anpassen.

• Wenn die Leistung nur innerhalb von Apaleo sichtbar sein soll, um sie als Zusatzleistung hinzuzufügen oder direkt auf ein Folio zu buchen, dann wählen Sie nur Direkt als Buchungskanal. Diese Einstellung ist nützlich für Waren, die während des Aufenthalts verbraucht und nicht im Voraus gebucht werden.

• Im Bereich Verfügbarkeit können Sie wählen, ob der Service für jeden einzelnen Tag des Aufenthalts, nur bei der Ankunft oder nur bei der Abreise angeboten wird. Dies gilt für Extras, die Teil eines Ratenplans sind oder über den "Extras" Reiter in der Reservierung hinzugefügt werden. Für Extras, die direkt ins Folio gebucht werden, muss der Service für jeden Tag einzeln gebucht werden.
• Diese Einstellung ist nützlich für Dienstleistungen, die nur an bestimmten Tagen verkauft werden, wie z.B. ein Willkommensgetränk (nur bei Ankunft) oder eine Endreinigung (nur bei Abreise).

Preise und Steuern der Extras & Services:

• Setzen Sie den Preis und entscheiden Sie, ob der Preis pro Person und Nacht oder pro Zimmer und Nacht berechnet werden soll. Wenn Sie den Service direkt auf das Folio buchen, können Sie diesen Preis überschreiben.
• Setzen Sie Service-Typ und Mehrwertsteuer. Wenn Sie unsicher mit dem korrekten Prozentsatz sind, fragen Sie hier immer Ihren Buchhalter. 
• Falls Sie den Mehrwertsteuersatz zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ändern müssen, z.B. wenn es eine temporäre Mehrwertsteuersenkung in Ihrem Land gibt, dann können Sie dies über die Verbuchungsdefinitionen tun. Definieren Sie hierzu einfach ab wann der neue MwSt.-Satz gelten soll und Apaleo übernimmt die Änderungen:

• Die restlichen Werte können auch nach dem Anlegen noch geändert werden. Die neuen Werte gelten allerdings nur für neu erstellte Reservierungen in der Zukunft. Bestehende Reservierungen werden nicht geändert.
• Wenn Gäste über Nacht bleiben, ist es wichtig zu wissen, an welchem Tag die Leistungserbringung stattfinden wird. Mit der Einstellung Am Folgetag buchen, können Sie festlegen, dass die Umsätze für diese Leistung immer auf den Folgetag einer Nacht gebucht werden. Beispiele für Leistungen, für die dies aktiv sein sollte, sind Frühstück, Endreinigung oder Late Check-Out.
• Beachten Sie, dass eine solche Leistung am selben Tag wie die Übernachtung gebucht wird, wenn sie als Inklusivleistung in einem Paket verkauft wird. Sie wird dennoch am richtigen Tag in der Serviceliste erscheinen.

Verbindung Extras & Service mit dem jeweiligen Unterkonto:

Nun kommen Ihre vorher erstellten Unterkonten ins Spiel.

• Scrollen Sie weiter zum Bereich Accounting und wählen Sie das zugehörige Unterkonto aus:

• Klicken Sie auf Speichern, um den Service anzulegen.

5.4. Ratenpläne

5.4.1. Ratenplan aufsetzen:

Ratenpläne bilden den kompliziertesten Teil des Hotelsetups. Diese Anleitung führt sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

• Klicken Sie auf Raten - Ratenpläne und +Neuer Ratenplan um einen neuen Ratenplan anzulegen.
• Setzen Sie einen Code für den Ratenplan fest. Dieser sollte zum Ratenplan passen, z.B. Code 'FLEXEZ' für den Ratenplan 'Standard Flexible Rate Einzelzimmer'.

Übersetzungen:

• Füllen Sie den kompletten Namen des Ratenplanes ein, z.B. 'Standard Flexible Rate Einzelzimmer'.
• In Beschreibung können Sie weitere Informationen einfüllen, die zu der entsprechenden Rate passen und auf externen Kanälen (IBE) kommuniziert werden. Hier können Sie weitere Informationen eintragen, z.B. 'Flexible Rate inklusive Frühstück, kostenfreie Stornierung bis 24 Stunden vor Anreise.'

Kategorien und Zeiteinheiten:

• Hier können Sie festlegen, was Sie verkaufen möchten. Welche Kategorie, zu welchen Zeiten und mit welchen inkludierten Services.
• Bei Kategorien mit einer Maximalbelegung von mehr als einer Person müssen Sie die Zuschläge pro Person angeben. Sie können Zuschläge in absoluten Werten oder in Prozent definieren und sie können positiv oder negativ sein. Bitte beachten Sie, dass Zuschläge immer auf den Grundpreis für eine Belegung mit einer Person aufgeschlagen werden.
• Beim Anlegen eines Hotels werden automatisch zwei Definitionen von Zeiteinheiten erstellt. Eine für Übernachtungen (Over Night) und eine weitere für die Tagesnutzung (Day Use). Hierbei ist die Tagesnutzung standardmäßig auf die Zeit zwischen der Check-Out und der Check-In Zeit für Übernachtungen definiert.

Extras und Services:

• Hier können Sie entscheiden, ob der Preis des Services in der Rate enthalten ist oder zur Rate hinzugerechnet werden soll. Der Standardpreis eines Service kann pro Ratenplan überschrieben werden. Auf diese Weise müssen Sie eine Leistung nur einmal definieren, können sie dann aber mit unterschiedlichen Preisen in verschiedenen Ratenplänen verkaufen.

Verbuchung und Richtlinien:

• Hier gibt Ihnen Apaleo die Flexibilität, das Umsatz-Konto und den Mehrwertsteuersatz für Ihre Ratenpläne zu definieren. Für den Standardfall - Übernachtungszimmer - sind keine Änderungen nötig. Für Sonderfälle wie längere Aufenthalte oder Besprechungsräume müssen Sie diese bearbeiten.

• Der Mehrwertsteuersatz sollte den korrekten Satz enthalten, bitte wenden Sie sich an Ihren Buchhalter, wenn Sie nicht sicher sind, was Sie einzustellen haben.

• Falls Sie den Mehrwertsteuersatz zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ändern müssen, z.B. wenn es eine temporäre Mehrwertsteuersenkung in Ihrem Land gibt, dann können Sie dies über die Verbuchungsdefinitionen tun. Definieren Sie hierzu einfach ab wann der neue MwSt.-Satz gelten soll und Apaleo übernimmt die Änderungen:

• Sie können auch einstellen, ob alle Reservierungen für diese Rate von der City-Tax ausgeschlossen sind. Dies hängt von den Regelungen in der Stadt des Hotels ab, aber oft sind längere Aufenthalte oder Business-Reisende von der City-Tax befreit.

Distribution:

• Mit den minimalen und maximalen Vorausbuchungsfristen können Sie festlegen, wann dieser Ratenplan gebucht werden kann.
• Verwenden Sie diese Option, um Frühbucher- oder Last-Minute-Rabatte zu modellieren, oder als eine allgemeine Einschränkung. Wenn die Standard Check-In-Zeit für ihr Haus für 17:00 Uhr festgelegt ist, und Sie 1 Stunde minimale Vorausbuchungsfrist angeben, dann können nach 16:00 Uhr am Anreisetag keine Reservierungen mehr für diesen Ratenplan erstellt werden.
• Über die Frist für Spätbuchungen können Sie festlegen, bis wann Sie am Tag der Anreise Buchungen erhalten möchten. Die angegebene Zeit muss zwischen der Check-In- und der Check-Out-Zeit der gewählten Zeiteinheiten-Definition für den Ratenplan liegen.

Firmen-/Promo Code:

• Das Hinzufügen eines Firmen-/Promo-Codes blendet diesen Ratenplan aus, wenn Angebote angefordert werden.
• Der Ratenplan ist nur für Benutzer sichtbar, die diesen Code kennen. Sie erhalten dann Angebote für alle öffentlichen Ratenpläne und die Ratenpläne, für die der entsprechende Code definiert wurde. Verwenden Sie diese Möglichkeit, um Firmenpreise oder Sonderangebote für Ihre treuesten Gäste zu modellieren.

Buchungskanäle:

• Wählen Sie einen oder mehrere Buchungskanäle aus, auf denen dieser Ratenplan erscheinen soll. Sie können dies jederzeit ändern und je nach Auslastung Ihres Hotels Kanäle hinzufügen oder entfernen.

-> wenn Sie einen Channel Manager mit Apaleo verbinden, können nur Ratenpläne mit dem gewählten Kanal Channel Manager von der App verwendet werden. Andernfalls erscheinen diese Ratenpläne als geschlossen.

Z.B. kann Siteminder über mehrere Kanäle verkaufen, einschließlich einer IBE. Die IBE wird als ein Kanal von Siteminder betrachtet, so muss der ausgewählte Kanal in Apaleo Channel Manager sein.

Z. B. HNS ist ebenfalls ein Channel Manager, wie Siteminder, hat aber eine eigenständige IBE namens OnePageBooking. Wenn nur OnePageBooking von HNS verwendet wird, dann muss der Apaleo Kanal IBE ausgewählt werden.

Buchungsperioden:

• Legen Sie Buchungsperioden fest, um zu definieren, wann dieser Ratenplan zum Verkauf steht. Außerhalb der definierten Buchungsperioden ist dieser Tarifplan für Bucher nicht sichtbar. Im folgenden Beispiel können die Gäste diesen Ratenplan vom 8. April bis zum 20. Juni für alle Aufenthalte zwischen dem 20. Mai und dem 25. Juni buchen.

• Klicken Sie auf Speichern, um den Ratenplan zu erstellen.

Kopieren von Ratenplänen:

• Wichtig: Sie müssen für jeden Zimmerkategorie einen eigene Ratenplan erstellen. Um die Erstellung von Ratenplänen zu beschleunigen, können Sie diese kopieren.
• Angenommen, Sie haben bereits eine flexible Rate für Ihre Einzelzimmer erstellt und möchten das Doppelzimmer zu den gleichen Konditionen aber mit einem kleinen Preiszuschlag verkaufen.
• Jetzt können Sie in die Liste der Ratenpläne gehen, den flexiblen Ratenplan für das Einzelzimmer identifizieren und diesen kopieren.
• Das Formular für das Anlegen eines neuen Ratenplans ist dann bereits ausgefüllt und Sie müssen nur noch einen neuen Ratencode definieren, das Doppelzimmer als Kategorie auswählen und die Preisberechnung anpassen.
• Die Preisberechnung zeigt Ihnen nun zwei Felder an:
• Manuell gesetzte Raten, hier müssen Sie im Nachhinein die Preise für alle Raten separat setzen.
• Abgeleitete Raten, hier können Sie Ableitungen zu einer Startrate setzen und alle nachfolgenden mit einem Preiszuschlag oder Reduktion von dieser Rate ableiten:

5.4.2. Preise setzen

Nachdem Sie Ratenpläne angelegt haben, müssen Sie die Preise setzen. Nur wenn Preise gesetzt sind können die Raten auch gebucht werden - unabhängig vom Buchungskanal.

• Auf dem Basisratenplan können Sie die Preise für gewisse Zeiträume mit Hilfe des entsprechenden Dialogs festlegen.
• Die Preissetzung finden Sie über Raten - Ratenpläne. 
• Im Ratenübersichtsfenster klicken Sie nun auf das Feld Preise.
• Klicken Sie dann auf die drei Punkte neben der Rate, die Sie bearbeiten möchten und nutzen Sie die Funktion Preise.

• Im neuen Fenster können Sie nun den Zeitraum, für welchen der Preis gelten soll, einsetzen.
• Sie können die Preise ausserdem mit einem Einheitspreis setzen oder mithilfe der Wochentagspreise, die Preise für einzelne Tage setzen, z.B. einen Aufschlag zum Wochenende.
• Der von Ihnen gepflegte Preis ist zunächst der Preis für eine Einzelbelegung.
• Die Preise für zusätzliche Belegungen werden auf der Grundlage der Zuschläge berechnet, die Sie innerhalb der Rateneinstellungen festgelegt haben.
• Bei abgeleiteten Raten befüllt sich der Preis automatisch, je nach definierter Preisregel. Letzteres ist sinnvoll, wenn ein Ratenplan eine Variante eines anderen Ratenplans ist, z.B. mit einer anderen Zimmerkategorie, einer anderen Stornierungsrichtlinie oder anderen Inklusivleistungen. Apaleo ermöglicht 3 Ableitungsebenen.

Sie können eine Preisdifferenz als absoluten oder prozentualen Wert angeben. Die Differenz kann negativ oder positiv sein.

Sie können die Preisberechnung jederzeit ändern. Auf diese Weise können Sie von manuell verwalteten Preisen auf abgeleitete Preise und umgekehrt wechseln oder die Hierarchie der Berechnungsvorschriften ändern.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade ihr eigenes Hotel komplett erstellt!

Lege eine Testreservierung an. Diese können vor dem Go-Live und dem erstellen von tatsächlichen Reservierung gelöscht werden: unter Einstellungen > Hotel > Stelle das Hotel zurück. Weitere Details unter: Test-, Live- und Archivierungsmodus von Hotels