Die Booking.com App bietet eine direkte Verbindung zum Booking.com-Kanal. Diese Verbindung beinhaltet Updates in Echtzeit (Verfügbarkeiten und Preise) und ein vollständiges Reservierungsmanagement.
Wichtige Punkte zur Vorbereitung:
- Der Connector für Booking unterstützt momentan nicht, wenn Preise für Services, die im Rateplan inkludiert sind, als Zusätzlich konfiguriert sind. Bitte wählen Sie die Option Inkludiert, wenn Sie Services mit einem Ratenplan verknüpfen:
- Falls es ihr Konzept nicht vorsieht, dass Gäste kurzfristig nach Mitternacht anreisen dürfen, nehmen Sie bitte die entsprechenden Einstellungen in Booking.com vor, um das zu verhindern. In Apaleo haben Sie die Möglichkeit dies durch Restriktionen (Frist für Spätbuchung) auszuschließen.
Verknüpfen
Zunächst verknüpfen Sie Apaleo mit Booking.com:
- Im apaleo Store aktivieren Sie zunächst die Verknüpfung innerhalb der Booking.com Channel Connect klicken Sie Connect to PMS.
- Melden Sie sich in Ihrem Booking.com-Extranet an.
- Wählen Sie 'Account'oben rechts.
- Aus dem Menü wählen Sie dann 'Channel manager'.
- Geben Sie den Suchbegriff 'Apaleo' bei den Anbietern ein.
- Wählen Sie Full connection aka two-way type (Reservierungen, Raten & Verfügbarkeit)
- Akzeptieren Sie das XML Service Agreement. Apaleo erhält nun ein E-Mail mit Ihren Details und der Verknüpfungsanfrage.
- Nachdem Apaleo die Verknüpfung bestätigt hat, werden Sie in der Booking.com-Inbox eine Nachricht erhalten.
- Bestätigen Sie die Verknüpfung indem Sie auf 'Activate connection with Apaleo' klicken. (Ab February 2020 könnte dieser Schritt optional sein.)
Sie finden diese Anleitung auch hier: Booking.com sign up guide.
Konfigurieren
Zugriff
Nur Benutzer mit den folgenden Rollen haben Zugriff auf die Konfiguration:
- Account Admin
- Property Admin
- Revenue Manager
Ratenpläne
Gehen Sie zu Apps > Booking.com um mit der Konfiguration zu beginnen und Ihre Ratenpläne und Services zu mappen.
Ein korrektes Mapping ist essenziell für die Abwicklung von Reservierungen.
Gehen Sie nun einfach durch die Liste der Ratenpläne und wählen Sie den jeweils korrespondierenden Ratenplan von Booking.com (rechts). Sie können auch ein Mapping entfernen indem Sie 'No mapping' auswählen.
Falls Sie Extras/Services auf auch Booking.com zum Verkauf stellen wollen, können Sie hier auch das Mapping dafür vornehmen.
Für den Fall, dass ein Mapping "kaputt geht" - weil Sie vielleicht den Kanal Booking.com aus einer Rate entfernt haben - wird Ihnen eine Warnung angezeigt. Sie können dann das Mapping entfernen (No mapping) oder korrigieren.
Aktivieren
Wenn Sie das Mapping vervollständigt haben und bereits sind, die Raten/Services auf Booking.com zu verkaufen, können Sie nun final die Verknüpfung aktivieren.
Durch das Aktivieren der Synchronization, beginnt Apaleo in Echtzeit die Verfügbarkeit und die Raten/Preise zu kommunizieren. Es werden neue Buchungen, Änderungen und Stornierungen abgerufen.
Validieren
Validieren und beachten Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten im Booking.com-Extranet:
- Unter Property Settings und 'VAT/Tax/Charges' müssen Sie einstellen, dass die Mehrwertsteuer im Preis inbegriffen ist und Steuern und Gebühren im Preis NICHT inbegriffen sind.
- Auch unter Property Settings sollten Sie die Funktion Auto-replenishment of closed rooms deaktivieren, da dies zu Überbuchungen führen kann. Falls Sie diese Konfiguration nicht selbst vornehmen können, schreiben Sie bitte an Ihren Partner Manager bei Booking.com.
Hier finden Sie noch mehr Information zum Thema: How To on overbookings. - Um Kreditkartendaten von Booking.com erhalten zu können, müssen Sie eine sogenannte location verification bei Booking.com durchlaufen. Kreditkartendetails können Sie bei Booking.com bis zu 10 Tage nach Abreise des Gastes einsehen und manuell in Apaleo eintragen. Bitte kontaktieren Sie Ihren Account Manager für weitere Details!
Importieren
ACHTUNG: Setzen Sie erst ihr Hotel LIVE bevor Sie Reservierungen von Booking.com importieren.
Navigieren Sie hierfür zu den Einstellungen > Hotel:
Wenn der Status erfolgreich auf Live gesetzt ist, können Sie Reservierungen über den Connector importieren.
Sie haben die Möglichkeit, alle Reservierungen mit künftigem Check-Out-Datum in Apaleo zu importieren. Wählen Sie alle oder nur einzelne Reservierungen hierfür aus und klicken Sie auf 'Import reservations'.
Abhängig von der Anzahl der zu importierenden Reservierungen kann dies etwas Zeit in Anspruch nehmen. Welche Reservierungen bereits importiert wurden erkennen Sie am Status.
!!! Achtung: im Booking extranet kann "Automatischer Wiederverkauf geschlossener Zimmer" aktiviert werden: https://partner.booking.com/de/hilfe/raten-verf%C3%BCgbarkeiten/extranet-kalender/automatischen-wiederverkauf-geschlossener-zimmer.
Wenn diese Funktion aktiv ist, dann wird durch BDC nach einer Stornierung automatisch die Verfügbarkeit für diese Daten um eins erhöht und sogar die Closed Restriktion wird geöffnet. Ist super, wenn man manuell Verfügbarkeiten, aber nicht in einem Setup, bei dem die Verfügbarkeiten vom PMS kommen sollen.
Häufig gestellte Fragen
Warum stimmen meine Preise und/oder Verfügbarkeiten in Apaleo nicht mit Booking.com überein?
Man kann mit Trigger full sync auf dem Reiter SETTINGS der Connector App eine einmalige Synchronisation auslösen und so eventuell das Problem beheben.
Überprüfe auch in Ihrem Booking.com-Konto, ob der Ratenplan mit Apaleo gemappt ist. Wenn dies nicht der Fall ist (wenn Sie eine Rate separat in Booking.com erstellt und nicht mit einem Apaleo-Ratenplan verknüpft haben), wird in Ihrem Booking.com-Konto-Kalender möglicherweise "Not XML" angezeigt. In diesem Fall müssen Sie die Verfügbarkeit entweder direkt in Ihrem Booking.com-Konto verwalten oder sie mit Apaleo verknüpfen.
Warum ist mein Preis für eine Doppelbelegung niedriger als mein Preis für eine Einzelbelegung auf Booking.com?
Apaleo-Preise basieren immer auf einer Einzelbelegung. Diese Logik spiegelt sich in der Booking.com Connector App wider, wo unsere Hauptbelegung eine Einzelbelegung ist. Booking.com zeigt die Preise auf seiner Website nur an, wenn Apaleo die Preise für Belegung 2, 3 usw. mit dem Befehl zum Abrunden übermittelt. Alle anderen Befehle zeigen keine Preise auf Booking.com an.
Wenn das Hotel in Apaleo mit der City-tax in % eingerichtet ist, zeigt der Booking.com Kalender die Preise mit Dezimalpunkten (wie von Apaleo gesendet) für die Einzelbelegung an, und für zusätzliche Belegungen wird der Preis abgerundet. Booking.com rundet die Preise auf, wenn sie auf ihrem Kanal angezeigt werden.
Warum fügt Apaleo dem Booking.com-Code zusätzliche Nummern hinzu?
Die zusätzlichen Nummern im Feld Externer Code sind für Back-End-Zwecke, um eine reibungslose Kommunikation mit Booking.com zu gewährleisten. Zum Beispiel um Reservierungsänderungen oder Reservierungsstornierungen vorzunehmen.
Was bedeutet Trigger full sync?
Hier wird die Aktualisierung von Raten/Preisen und Restriktionen ausgelöst, nicht aber der Import von Reservierungen. Der Reservierungsimport wird auf dem Reiter IMPORT der App gemacht.
Es gibt Unprocessed Reservierung, was ist hier zu tun?
Der Status Unprocessed wird angezeigt wenn eine Reservierung nicht "manuell" importiert wurde, indem man die Import reservations Funktion benutzt hat. Diese Funktion befindet sich auf dem Reiter IMPORT.
Die Funktion Import reservations wird höchstens zu Beginn der Nutzung des Connectors verwendet, um manuell Reservierungen von Booking.com zu importieren.
Unprocessed heißt nicht generell, dass die Reservierung nicht in Apaleo angekommen ist. Sie wurde nur nicht durch die Import reservations Funktion importiert.
Dies ist der Fall für alle Reservierungen, die durch die Snchronisation in Apaleo eingespielt werden, die sich auf dem SETTINGS-Reiter der App befindet.
Muss ich Änderungen des Reservierungsstatus auch im Booking.com Extranet hinterlegen?
Ja, denn es findet keine Kommunikation des Reservierungsstatus zwischen Apaleo und Booking.com statt. Somit müssen Änderungen an der Reservierung, z.B. Reservierung wurde in Apaleo storniert oder Reservierung ist eine No-Show, auch im Booking.com Extranet hinterlegt werden. Das ist wichtig, da Booking.com ansonsten davon ausgeht, dass der Gast anreist und somit die Kommission anhand der originalen Daten berechnet wird. Somit empfehlen wir euch zum Beispiel am Morgen eine No-Show Liste zu exportieren, damit die Reservierungen im Extranet als No-Show markiert werden können.