Ratenpläne bilden den kompliziertesten Teil des Hotelsetups. Diese Anleitung führt sie Schritt für Schritt durch den Prozess.
Vorbereitungen
- Definieren Sie Ihre Kategorien.
- Definieren Sie Ihre Stornierungsfristen oder nutzen Sie die vordefinierten flexiblen und nicht ertattbaren Fristen.
- Wenn Sie Pauschalangebote mit inkludierten Leistungen anlegen wollen: Services und Extras anlegen.
- Übersetzungen für Name und Beschreibungen. Diese werden unter anderem auf der Buchungsseite angezeigt und sollten so formuliert sein, dass Ihre Kunden die Bedingungen des ratenplans verstehen.
Was soll verkauft werden?
Im Abschnitt Kategorien und Zeiteinheiten können Sie festlegen, was Sie verkaufen möchten. Welche Kategorie, zu welchen Zeiten und mit welchen inkludierten Services.
Bei Kategorien mit einer Maximalbelegung von mehr als einer Person müssen Sie die Zuschläge pro Person angeben. Sie können Zuschläge in absoluten Werten oder in Prozent definieren und sie können positiv oder negativ sein. Bitte beachten Sie, dass Zuschläge immer auf den Grundpreis für eine Einzelbelegung kalkuliert werden. Für weitere Personen müssen Sie jeweils die Zuschläge der vorherigen mit einberechnen:
Beispiel:
- Zuschlag für 2 Erwachsene: 20 EUR
- Zuschlag für 3 Erwachsene: 20 EUR (2. Erwachsener) + 20 EUR (3. Erwachsener) = 40 EUR
- Zuschlag für 4 Erwachsene: 20 EUR (2. Erwachsener) + 20 EUR (3. Erwachsener) + 20 EUR (4. Erwachsener) = 60 EUR
Beim Anlegen eines Hotels werden automatisch zwei Definitionen von Zeiteinheiten erstellt. Eine für Übernachtungen (Over Night) und eine weitere für die Tagesnutzung (Day Use). Hierbei ist die Tagesnutzung standardmäßig auf die Zeit zwischen der Check-Out und der Check-In Zeit für Übernachtungen definiert.
Bei Inklusivleistungen können Sie entscheiden, ob der Preis in der Rate enthalten ist oder zur Rate hinzugerechnet werden soll. Der Standardpreis eines Service kann pro Ratenplan überschrieben werden. Auf diese Weise müssen Sie eine Leistung nur einmal definieren, können sie dann aber mit unterschiedlichen Preisen in verschiedenen Ratenplänen verkaufen.
Was ist der Unterschied zwischen den beiden Berechnungsarten Inkludiert und Zusätzlich?
Die Auswahl der Berechnungsart Inkludiert hat zur Folge, dass:
- Apaleo den Betrag der inkludierten Services vom Preis des Ratenplans (Rate) abzieht, den Sie in einem der nächsten Schritte setzen werden.
Die Rate wird also um den Betrag der inkludierten Services reduziert. - Gehen Sie also sicher, dass der Preis wie folgt berechnet wird: Zimmerpreis + inkludierte Extras, ansonsten reduzieren Sie Ihren Übernachtungsumsatz.
- Beispiel: Zimmerrate 100 Euro pro Nacht + Frühstückspreis 15 Euro/Person = Gesamtpreis 115 Euro.
- die Rechnung für den Gast wird den Gesamtpreis und das "Paket" aus gebuchter Kategorie und inkludierten Extras aufführen:
Die Auswahl der Berechnungsart Zusätzlich hat zur Folge, dass:
- Apaleo den Preis der Extras zum Preis des Ratenplans (Rate) addiert. Somit besteht der Gesamtpreis aus Rate + Summe der zusätzlichen Extras.
- Die Rechnung wird die Leistungen separat aufführen:
Verbuchung und Richtlinien
apaleo gibt Ihnen die Flexibilität, das Umsatz-Konto und den Mehrwertsteuersatz für Ihre Ratenpläne zu definieren. Für den Standardfall - Übernachtungszimmer - sind keine Änderungen nötig. Für Sonderfälle wie längere Aufenthalte oder Besprechungsräume müssen Sie diese bearbeiten. Bitte wenden Sie sich an Ihren Buchhalter, wenn Sie nicht sicher sind, was Sie einzustellen haben.
Falls Sie den Mehrwertsteuersatz zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ändern müssen, z.B. wenn es eine temporäre Mehrwertsteuersenkung in Ihrem Land gibt, dann können Sie dies über die Verbuchungsdefinitionen tun. Setzen Sie hierzu einfach ab wann der neue MwSt.-Satz gelten soll und apaleo übernimmt die Änderungen:
Sie können auch einstellen, ob alle Reservierungen für diese Rate von der City-Tax ausgeschlossen sind. Hängt von den Regelungen in der Stadt des Hotels ab, aber oft sind längere Aufenthalte oder Business-Reisende von der City-Tax befreit.
Erfahren Sie mehr: Unterstützte Garantietypen, Stornierungsfristen, City-Tax.
Distribution
Mit den minimalen und maximalen Vorausbuchungsfristen können Sie festlegen, wann dieser Ratenplan gebucht werden kann. Verwenden Sie diese Option, um Frühbucher- oder Last-Minute-Rabatte zu modellieren, oder als eine allgemeine Einschränkung. Wenn die Standard Check-In-Zeit für ihr Haus für 17:00 Uhr festgelegt ist, und Sie 1 Stunde minimale Vorausbuchungsfrist angeben, dann können nach 16:00 Uhr am Anreisetag keine Reservierungen mehr für diesen Ratenplan erstellt werden.
Über die Frist für Spätbuchungen können Sie festlegen, bis wann Sie am Tag der Anreise Buchungen erhalten möchten. Die angegebene Zeit muss zwischen der Check-In- und der Check-Out-Zeit der gewählten Zeiteinheiten-Definition für den Ratenplan liegen.
Legen Sie Buchungsperioden fest, um zu definieren, wann dieser Ratenplan zum Verkauf steht. Außerhalb der definierten Buchungsperioden ist dieser Tarifplan für Bucher nicht sichtbar. Im folgenden Beispiel können die Gäste diesen Ratenplan vom 8. April bis zum 20. Juni für alle Aufenthalte zwischen dem 20. Mai und dem 25. Juni buchen. Das heisst, wenn ein Gast am 1. April für den 31. Mai buchen möchte, kann er diese Rate nicht sehen. Wenn ein Gast am 8. April für den 31. Mai buchen möchte, kann er dann diese Rate sehen und buchen.
Das Hinzufügen eines Firmen-/Promo-Codes blendet diesen Ratenplan aus, wenn Angebote angefordert werden. Der Ratenplan ist nur für Benutzer sichtbar, die diesen Code kennen. Sie erhalten dann Angebote für alle öffentlichen Ratenpläne und die Ratenpläne, für die der entsprechende Code definiert wurde. Verwenden Sie diese Möglichkeit, um Firmenpreise oder Sonderangebote für Ihre treuesten Gäste zu modellieren.
Wählen Sie einen oder mehrere Buchungskanäle aus, auf denen dieser Ratenplan erscheinen soll. Sie können dies jederzeit ändern und je nach Auslastung Ihres Hotels Kanäle hinzufügen oder entfernen.
Ratenpläne kopieren
Um die Erstellung von Ratenplänen zu beschleunigen, können Sie diese kopieren. Angenommen, Sie haben bereits eine flexible Rate für Ihre Einzelzimmer erstellt und möchten das Doppelzimmer zu den gleichen Konditionen aber mit einem kleinen Preiszuschlag verkaufen. Jetzt können Sie in die Liste der Ratenpläne gehen, den flexiblen Ratenplan für das Einzelzimmer identifizieren und diesen kopieren. Das Formular für das Anlegen eines neuen Ratenplans ist dann bereits ausgefüllt und Sie müssen nur noch einen neuen Ratencode definieren, das Doppelzimmer als Kategorie auswählen und die Preisberechnung anpassen.