Extras und Services anlegen

Neben Zimmern können Sie mit apaleo Ihren Gästen auch weitere Leistungen anbieten. Von Frühstück oder Business-Paket, über Zusatzkosten für Haustiere oder Parkplätze, bis zum Minibar-Bestand.

Services können im Menüpunkt Rates - Services angelegt und geändert werden.

Wo kann man Services einsetzen?

• Services können einem Ratenplan hinzugefügt werden. Damit wird aus dem einfachen Ratenplan ein Paket (oder auch Package): Zimmer mit Frühstück, mit Yoga oder mit schnellerem Internetzugang - oder mit allen Leistungen inkludiert.
• Services können auch als Extras basierend auf ihren Verfügbarkeitseinstellungen bei der Buchung hinzugefügt werden. Extras eignen sich gut für Parkplätze, Zusatzbetten und andere Leistungen, die täglich über den gesamten Aufenthalt gebucht werden, aber auch für andere Inklusivleistungen wie ein Willkommensgetränk oder eine Endreinigung. Für bestehende Reservierungen können Extras für bestimmte Tage hinzugebucht werden und dabei ist es möglich die Anzahl der Services und auch den Preis für den einzelnen Service zu überschreiben.
• Services können auch direkt auf das Gastfolio gebucht werden. Typisch hier sind Minibar oder auch Leistungen, die nicht jeden Tag gebucht werden sollen. Diese Buchungen werden allerdings nicht auf Berichten, wie z.B. Gebuchte Leistungen aufgezeigt.

Sie können Services in all den oben genannten Situationen nutzen oder Sie können auch einschränken, wie der Service verfügbar gemacht werden soll. Diese Einstellungen können Sie jederzeit anpassen.

• Wenn die Leistung nur innerhalb von apaleo sichtbar sein soll, um sie als Zusatzleistung hinzuzufügen oder direkt auf ein Folio zu buchen, dann wählen Sie nur Direct als Buchungskanal. Diese Einstellung ist nützlich für Waren, die während des Aufenthalts verbraucht und nicht im Voraus gebucht werden.
  
  

• Im Bereich Verfügbarkeit können Sie wählen, ob der Service für jeden einzelnen Tag des Aufenthalts, nur bei der Ankunft oder nur bei der Abreise angeboten wird.
• Diese Einstellung ist nützlich für Dienstleistungen, die nur an bestimmten Tagen verkauft werden, wie z.B. ein Willkommensgetränk (nur bei Ankunft) oder eine Endreinigung (nur bei Abreise).

Verfügbarkeit

Unter Verfügbarkeit können Sie kontrollieren wann und wie viele der Services für den Verkauf verfügbar sein sollen.

Sie haben mehrere Optionen die Verfügbarkeit der Services zu definieren und können diese auch kombinieren.

Hier können Sie entscheiden, ob ein Service täglich, nur während der Anreise oder nur während der Abreise verfügbar ist. Diese Auswahl ist wichtig für Services, welche nur an bestimmten Tagen verkauft werden (Zum Beispiel Willkommens-Getränk, Endreinigung)
Außerdem können Sie entscheiden an welchen Wochentagen der Service verfügbar sein soll.
Zudem haben Sie die Option den Service zu limitieren, indem sie definieren wie viele dieser Services Sie pro Tag anbieten. (Zum Beispiel Parkplätze, Kinderbetten oder Fahrräder)

Preise

• Setzen Sie den Standardpreis für den Service, der dem Gast berechnet werden soll.
• Wählen Sie, ob der Service pro Zimmer oder pro Gast verkauft werden soll.
• Falls der Service pro Gast verkauft wird, können Sie ebenfalls verschiedene Altersgruppen festlegen. Generell gilt, dass ein Service für alle Gäste der Reservierung angelegt wird.
  • Falls Sie allerdings eine Begrenzung anhand des Alters des Gastes festlegen, können Sie verschiedene Services, wie z.B. Frühstück für Kinder oder Erwachsene erstellen
  • Ebenso besteht die Möglichkeit, einen Service nur für ein bestimmtes Alter anzubieten, z.B. Spa Package nur für Erwachsene.

• Wählen Sie dann die gewünschte Alterskategorie durch 'Bereitgestellt für'
• Wichtig: Ein Service für eine spezifische Altersgruppe kann nur gebucht werden, wenn innerhalb der Reservierung auch ein Gast mit dem bestimmten Alter hinzugefügt wurde, z.B. kann der Service Babybett nicht hinterlegt werden, wenn die Reservierung für nur 2 Erwachsene erstellt wurde.

• Wichtig: Die Definition von Altersgruppen ist eine Grundvoraussetzung. Basierend auf den Altersgruppen des Hotels, werden auch die definierten Gruppen als Optionen angezeigt. Zum Beispiel:

• Falls der Service direkt auf dem Folio gebucht oder als Inklusivleistung innerhalb eines Ratenplanes hinterlegt wird, wird der Grundpreis als Vorschlag übernommen, Sie können diesen aber jederzeit überschreiben.

Steuern

Beim Anlegen eines Services ist es wichtig den Preis, die Mehrwertsteuer und den Service-Typ richtig zu setzen. Diese Parameter sind die Grundlage der Daten Ihrer Buchhaltung.

• Setzen Sie Service-Typ und Mehrwertsteuer. Wenn Sie unsicher bei der Auswahl des korrekten Prozentsatzes sind, fragen Sie hier immer Ihren Buchhalter oder Steuerberater. 
• Falls Sie den Mehrwertsteuersatz zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ändern müssen, z.B. wenn es eine temporäre Mehrwertsteuersenkung in Ihrem Land gibt, dann können Sie dies über die Verbuchungsdefinitionen tun. Definieren Sie hierzu einfach ab wann der neue MwSt.-Satz gelten soll und apaleo übernimmt die Änderungen:
  
  

• Die restlichen Werte können auch nach dem Anlegen noch geändert werden. Die neuen Werte gelten allerdings nur für neu erstellte Reservierungen in der Zukunft. Bestehende Reservierungen werden nicht geändert.
• Wenn Gäste über Nacht bleiben, ist es wichtig zu wissen, an welchem Tag die Leistungserbringung stattfinden wird. Mit der Einstellung Am Folgetag buchen, können Sie festlegen, dass die Umsätze für diese Leistung immer auf den Folgetag einer Nacht gebucht werden. Beispiele für Leistungen, für die dies aktiv sein sollte, sind Frühstück, Endreinigung oder Late Check-Out.
• Beachten Sie, dass eine solche Leistung am selben Tag wie die Übernachtung gebucht wird, wenn sie als Inklusivleistung in einem Paket verkauft wird. Sie wird dennoch am richtigen Tag in der Serviceliste erscheinen.

Verbinden Sie einen Service mit einem Unterkonto

Um die Umsätze aus Extras & Services nachzuverfolgen, empfehlen wir Ihnen, Unterkonten zu all Ihren Services zu erstellen. Dies hilft Ihrer Buchhaltung enorm und spart Zeit im Nachhinein die Umsätze richtig zuzuordnen.

• Sobald Sie alle Ihre Extras & Services erstellt haben, gehen Sie auf Einstellungen - Finanzen - Unterkonten und erstellen ein Unterkonto zu allen Extras und Services in dem richtigen Kontenbereich (Accommodation, F&B oder Other).
• Sie können die Namen der Unterkonten frei wählen, allerdings sollten Sie sichergehen, dass diese Sinn machen und mit den Einstellungen Ihrer Buchhaltung ụ̈bereinstimmen. 

• Sobald die Unterkonten erstellt wurden, gehen Sie zurụ̈ck zu den Extras und Services und öffnen einen Service.
• Scrollen Sie weiter zum Bereich Accounting und wählen Sie das zugehörige Unterkonto aus:
  
  
• Sie haben dann die Möglichkeit, alle Transaktionsumsätze eines bestimmten Services zu sehen, indem Sie Finanzen - Accounting - Umsätze öffnen.
• Hier mụ̈ssen Sie nun Umsatz/ den passenden Kontenrahmen/ das passende Unterkonto und den MwSt. Satz auswählen, um alle zugehörigen Transaktionen eines bestimmten Extras & Services zu erhalten, z.B. Umsatz/ Umsatz Essen und Getränke/ Umsatz Essen und Getränke - Final Cleaning (19%).