Ein häufiger Fehler bei der Erstattung einer Zahlung auf einem Folio ist es, eine manuelle Erstattung zu buchen (Aktionen > Erstattung > Zahlung), anstatt die drei Punkte neben der Zahlung zu verwenden.
Manuelle Erstattungen von Zahlungen sind global, d.h. nicht mit einer bestimmten Transaktion verbunden, und lösen auch keine echte Apaleo Pay-Transaktion aus. Wenn du also eine manuelle Kreditkartenrückerstattung hinzufügst, wird keine echte Rückerstattung auf der Kreditkarte des Gastes vorgenommen.
Manuelle Erstattungen können nicht rückgängig gemacht werden. Nachfolgend findest du einen Workaround, um versehentliche manuelle Erstattungen zu korrigieren. Am besten besprichst du diesen Prozess mit deinem Buchhalter, um sicherzugehen, dass er mit dessen Verfahren übereinstimmt.
Anleitung
- Verschiebe die manuelle Erstattung in ein anderes Folio (Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben jedem Folio und wähle Verschieben nach).
- Überprüfe, ob das Folio einen offenen Saldo hat, der größer ist als der Betrag der Erstattung.
Wenn nein: gehe zu Schritt 3
Wenn ja: gehe zu Schritt 4 - Um eine manuelle Zahlung zum Ausgleich der manuellen Rückerstattung hinzuzufügen, musst du zuerst eine manuelle Leistung für denselben Betrag hinzufügen (Aktionen > + Hinzufügen > Leistung > Leistung manuell hinzufügen).
- Füge eine manuelle Zahlung hinzu, um die manuelle Erstattung auszugleichen. Achte darauf, dass die Zahlungsmethode dieselbe ist wie die für die manuelle Erstattung, damit sich die Buchhaltungstransaktionen ausgleichen.
- Erstattet die manuelle Leistung mit den drei Punkten neben der Leistung (der Zweck des Hinzufügens der Leistung war nur, eine Zahlung hinzufügen zu können).
- Auf dem ursprünglichen Folio kannst du die Zahlung nun korrekt erstatten: Klicke auf die drei Punkte (⋮) neben der Zahlung und wähle Erstattung.
Beispiel
- Einem Gast, der 100 Euro über einen Zahlungslink bezahlt hat, wurde von deinem Hotel eine vollständige Rückerstattung angeboten.
- Zwei Wochen nach seinem Aufenthalt berichtet der Gast, dass er die Erstattung nie auf seinem Bankkonto erhalten hat.
- Du überprüfst das Folio und siehst, dass dein Kollege eine manuelle Erstattung mit der Zahlungsmethode bar hinzugefügt hat. Das bedeutet, dass keine echte Rückerstattung auf die Kreditkarte des Gastes erfolgt ist! Außerdem ist dies aus buchhalterischer Sicht nicht korrekt, da die Zahlung per Kreditkarte (Visa) eingegangen ist und die Erstattung in bar erfolgte:
- Du verschiebst die manuelle Erstattung auf das zweite Folio der Reservierung.
- Inzwischen hat dein Kollege auch alle Leistungen erstattet, sodass das Folio bereits ausgeglichen ist. Um eine Zahlung hinzuzufügen, musst du also zuerst eine manuelle Leistung für denselben Betrag hinzufügen:
- Jetzt, wo das Folio einen offenen Saldo hast, kannst du eine Zahlung hinzufügen. Du fügst eine Barzahlung hinzu.
- Du erstattest die manuelle Leistung, indem du die drei Punkte neben der Lesitung anklickst (der Zweck des Hinzufügens war nur, dass du die Zahlung hinzufügen konntest).
- Auf Folio 1 erstattest du nun den Zahlungslink, indem du die drei Punkte neben der Zahlung benutzt. Dadurch wird eine echte Finanztransaktion ausgelöst, um die Visakarte deines Gastes zu erstatten.