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M1 Lektion 5: Gruppenbuchungen erstellen und verwalten

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In diesem Leitfaden:

Was du wissen musst

Eine Gruppenbuchung ermöglicht es, Zimmer für bestimmte Daten zu blockieren, ohne dass Reservierungen erstellt werden müssen. Zimmerblocks können entweder vorläufig (sichtbar im Verfügbarkeitsbereich, um bei der Planung zu helfen) oder definitiv (reduziert Verfügbarkeit) sein.

Gruppenbuchungen erstellen 

  • Klicke im Reservierungsmodul auf Gruppenbuchungen anzeigen
  • Klicke auf +Neue Gruppenbuchung und gib die Bucherdetails ein.
  • In den Reitern BUCHENDER, ZAHLUNGSKONTO und EINSTELLUNGEN kannst du die Bucherdetails bearbeiten, ein Zahlungskonto hinzufügen oder den Namen der Gruppenbuchung bearbeiten. 

Verfügbarkeit überprüfen und Blöcke erstellen

  • Im Reiter BLÖCKE klicke auf +Neuer Block.
  • Gib die Aufenthaltsdaten an und klicke dann auf Verfügbarkeit anzeigen, um die Anzahl der verfügbaren Zimmer in jeder Zimmerkategorie zu sehen. Klicke auf das Erweitern-Symbol (Ξ>) neben jeder Einheit, um weitere Details anzuzeigen.
  • Klicke auf Raten suchen, um die verfügbaren Angebote zu sehen. Klicke auf das Erweitern-Symbol (>) neben jedem Angebot, um weitere Informationen zu erhalten.
  • Um nicht verfügbare Angebote anzuzeigen, klicke auf dem Toggle Nicht verfügbare Angebote anzeigen. Bei jedem nicht verfügbaren Angebot wird eine Erklärung angezeigt, warum das Angebot nicht verfügbar ist.
  • Klicke auf Angebot wählen und gib an, wie viele Zimmer du blockieren willst und wie hoch der Bruttorate pro Tag für jedes Zimmer sein soll. Hinweis: Dieser Preis setzt die Preisregel des Tarifplans außer Kraft und gilt unabhängig von der Zimmerbelegung. Wenn du z.B. einen Bruttorate von 100 EUR für ein Doppelzimmer angibst, gilt dieser Preis unabhängig davon, ob das Zimmer mit einem oder zwei Gästen belegt ist.
  • Bei der Erstellung ist der Status des Blocks vorläufig.

Reservierungen abrufen

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block und wähle Bestätigen. Dadurch wird der Status des Blocks auf "Definitiv" gesetzt und die Zimmer werden aus der Verfügbarkeit genommen.
  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block und wähle Abrufen.
  • Gib für jede Reservierung die Gästedaten ein und klicke auf +Reservierung hinzufügen
  • Klicke auf die Schaltfläche Reservierungen erstellen.
  • Hinweis: Wenn du eine Gruppenbuchung bearbeitest (z. B. die Aufenthaltsdaten änderst), hat dies keine Auswirkungen auf den Block, aus dem sie ausgewählt wurde. Um Änderungen am Block vorzunehmen, siehe "Blöcke bearbeiten" unten.

Blöcke bearbeiten

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block.
  • Mit Bearbeiten kannst du die Daten, die Anzahl der geblockten Einheiten und die Bruttorate pro Tag ändern. Die Daten und die Anzahl der geblockte Einheiten können nicht unter den bereits gewählten Wert reduziert werden.
  • Freigeben setzt den Status auf "Vorläufig". Du kannst einen Block nur freigeben, wenn noch keine Reservierung abgerufen wurde
  • Wash gibt alle noch nicht abgeholten Einheiten aus einem Block frei. 

Blöcke stornieren oder löschen

  • Klicke auf die 3 Punkte (⋮) neben dem Block.
  • Stornieren setzt den Status des Blocks auf "Storniert" und setzt die Zimmer wieder auf die Verfügbarkeit zurück. Du kannst einen Block nur stornieren, wenn noch keine Reservierungen abgeholt wurden oder alle abgeholten Reservierungen für diesen Block storniert sind.
  • Löschen entfernt den gesamten Block. Dies ist nur möglich, wenn für diesen Block nie eine Reservierung abgeholt wurde.

Übungen

  • Übung 1: Eine Gruppenbuchung anlegen und Blöcke erstellen Lydia Panina ruft an, um eine Gruppenbuchung für 6 Nächte im nächsten Monat unter dem Namen Giant GmbH zu buchen. Sie möchte drei Zimmer in einer Zimmerkategorie und 2 Zimmer in einer anderen Zimmerkategorie. Die Adresse der Firma ist Schaarsteinweg 10, 77790 Steinach.
  • Übung 2: Eine Reservierung abrufen Lydia bestätigt den Namen eines Gastes: Laila Ahmed. Ruf die Reservierung von Laila für den Block mit drei Zimmern ab.
  • Übung 3: Einen Block bearbeiten Lydia ruft an, um zwei Zimmer zu stornieren. Gib zwei Zimmer aus dem Block frei, in dem die Reservierung von Laila abgerufen wurde.
  • Übung 4: Einen Block stornieren Laila wird nicht mehr kommen können. Storniere ihre Reservierung und storniere den Block, in dem ihre Reservierung abgerufen wurde. 

Apahero Trainerhinweise

  • Nur die Benutzerrollen Reservation Manager, Property Admin und Account Admin haben die vollen Berechtigungen, die für diese Lektion benötigt werden.
  • Weitere Details zu Gruppenbuchungen findest du hier und zur Verwendung von Routing-Regeln zum Einrichten von Gruppenrechnungen hier.
  • Tipp, wenn du diese Schulung durchführst, bevor du mit Apaleo live gehst: Gruppenbuchungen aus dem alten PMS müssen manuell in Apaleo erstellt werden, da sie nicht massenweise migriert werden können. Im Anschluss an diese Schulung mit der Praxis im Schulungshotel können deine Reservierungsmanager das Gelernte anwenden, indem sie die Gruppenbuchungen in der realen Property einrichten!

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