M3 Lektion 4: Rechnungen verwalten – apaleo help center

In dieser Lektion:

Was du wissen musst

Für ein Gast-Folio: Du kannst am Tag des Check-outs, wenn das Folio vollständig bezahlt und die Rechnungsadresse ausgefüllt ist, Rechnungen aus dem Folio erstellen (klicke auf Rechnungen).
Vor diesem Zeitpunkt kannst du eine Rechnungsvorschau sehen, wenn du auf Rechnungen klickst.
Für ein externes Folio: Du kannst eine Rechnung erstellen, sobald das Folio vollständig bezahlt ist.

Klicke auf Rechnungen > Zahlungsaufforderung.
Wähle die Leistungen aus, die im Voraus bezahlt werden sollen. Du kannst sie nach Geschäftstag oder Leistungstyp filtern.
Klicke auf Zahlungsaufforderung erstellen, um die Zahlungsaufforderung anzuzeigen und herunterzuladen.
Die Zahlungsaufforderung wird nicht in Apaleo gespeichert und kann jederzeit neu erstellt werden.

Du kannst eine Vorausrechnung erstellen, wenn mindestens eine Zahlung und eine zukünftige Leistung ausgewählt sind und der Saldo der ausgewählten Zahlungen und Leistungen 0 beträgt.
Klicke auf Rechnungen > Vorausrechnung
Wähle die Zahlungen und Gebühren aus und klicke auf Vorausrechnung erstellen, um eine Vorschau anzuzeigen oder die Vorausrechnung zu erstellen.
Du kannst die erstellte Vorausrechnung im Reiter RECHNUNGEN der Reservierung ansehen (und stornieren).

Übung 1: Rechnung erstellen Erstelle ein externes Folio, füge Leistungen und Zahlungen hinzu und erstelle eine Rechnung.
Übung 2: Zahlungsaufforderung erstellen Finde oder erstelle eine Reservierung mit Aufenthaltsdaten in der Zukunft und erstelle eine Zahlungsafforderung für sie.
Übung 3: Vorausrechnung erstellen und stornieren Finde oder erstelle eine Reservierung mit Aufenthaltsdaten in der Zukunft, füge eine Zahlung hinzu und erstelle eine Vorausrechnung. Finde die Vorausrechnung und storniere sie.

Die Rechnungsformate in Apaleo variieren je nach Land, ebenso wie die benutzerdefinierten Rechnungseinstellungen. Wenn ihr mehrere Hotels an verschiedenen Orten habt, ist es am besten, wenn ihr mehrere Trainingsshotels mit den richtigen Ländern benutzt.
Ein häufiger Fehler: Buche nicht manuell offene Posten, um eine Rechnung zu erstellen. Rechnungen sollten erst dann ausgestellt werden, wenn die Leistungen in Anspruch genommen wurden. Wenn Gäste im Voraus eine Rechnung verlangen, weil sie im Voraus bezahlt haben, stelle bitte nur eine Vorschau- oder Vorausrechnung aus.
Debitorenrechnungen (AR-Rechnungen): Zusätzlich zu den in dieser Lektion behandelten Optionen bietet Apaleo die Möglichkeit, Folios auf AR-Rechnungen zu schließen. Weitere Informationen dazu findest du in unseren Leitfäden zu Debitorenrechnungen und Buchhaltung für AR-Rechnungen.