Rechnungen sind kompliziert. Gäste müssen damit zufrieden sein, Ihre Buchhaltung, und das Finanzamt. Außerdem sollten Hotel-Operations so einfach wie möglich bleiben.
Unter Einstellungen > Finanzen > Rechnungs-Einstellungen können Sie Rechnungen so konfigurieren, wie Sie möchten:
Mehrere Reservierungen - eine Rechnung
Einfache Rechnungen
Rechnungen bezahlen
Gruppierung von Pauschalangeboten auf der Rechnung
Rechnungsnummer
Bestimmen Sie nach welchem Muster Rechnungsnummern erzeugt werden. Folgende Symbole können Sie dabei verwenden:
| Symbol | Anzahl | Ergebnis | Beispiel |
| 0 | 1-10 | Die eigentliche Rechnungsnummer, mit führenden Nummern. | 000 wird zu 012 für Nummer 12 |
| y | 1-4 | Jahr, beginnend mit der letzten Ziffer | yy wird zu 19 für das Jahr 2019 yyyy wird zu 2019 für das Jahr 2019 |
| M | 1-2 | Monat, mit oder ohne führende Null | M wird 4 für April, 11 für November MM wird 04 für April, 11 für November |
| d | 1-2 | Tag, mit oder ohne führende Null | d wird 3 für den dritten Tag eines Monats, 12 für den zwölften dd wird 03 für den dritten Tag eines Monats, 12 für den zwölften |
Das einzige Pflichtelement im Muster ist die 0. Wenn Sie kein Muster festlegen, wird das Standardmuster verwendet:
yyyyMM00000000
yyyyMM00 lässt das Erstellen von maximal 99 Rechnungen pro Monat zu.
yyyyMM0000 lässt das Erstellen von maximal 9999 Rechnungen pro Monat zu.
yyyyMMdd00 lässt das Erstellen von maximal 99 Rechnungen pro Tag zu.
Mehrere Reservierungen - eine Rechnung
Legen Sie fest, ob bei verschobenen Leistungen der Gastname auf der Rechnung angezeigt werden soll oder nicht.
Beispiele:
Das Frühstück von Daisy Miller wurde auf die Rechnung von Peter Anderson verschoben:
| Einzelzimmer (Peter Anderson) |
| Frühstück (Peter Anderson) |
| Frühstück (Daisy Miller) |
Wenn alle Leistungen für den gleichen Gast sind, wird kein Name angezeigt:
| Einzelzimmer |
| Frühstück |
Einfache Rechnungen
Länder regeln recht streng, welche Elemente auf einer Rechnung erscheinen sollen oder nicht. Die Rechnungsvorlagen in apaleo entsprechen immer den jeweiligen Regeln. Allerdings gibt es auch Ausnahmen, für Rechnungen über kleine Beträge. Legen Sie fest, bis zu welchem Betrag der Gastname reicht, und nicht die komplette Adresse angegeben werden muss.
Rechnungen bezahlen
In der Rechnungsliste können Rechnungen als bezahlt markiert werden. Dabei wird auch die Buchhaltung für das Bezahlen mit erledigt:
Von Payment nach Accounts Receivables
Das ist auch gut, wenn Sie apaleo als einzig Quelle für alle Buchungen rund um Reservierungen verwenden. Wenn Sie allerdings Geldeingänge für Rechnungen zentral behandeln, sollten Sie diese Funktion abschalten. Rechnungen können immer noch als bezahlt markiert werden, aber es wird keine Transaktion im Accounting aufgezeichnet.
Gruppierung von Pauschalangeboten auf der Rechnung
können sie in den Einstellungen festlegen, wie diese inkludierten Leistungen auf der Gastrechnung dargestellt werden. Diese können unter Einstellungen > Finanzen > Rechnungseinstellungen > Gruppierung von Pauschalangeboten auf der Rechnung
- Inklusivleistungen anzeigen
Die Übernachtungsleistung und inkludierte Extras werden als ein Posten auf der Rechnung erscheinen -> z.B. "Double incl. Breakfast"
- Inklusivleistungen verbergen
Nur die Übernachtungsleistung wird angezeigt und inkludierte Extras bleiben verborgen -> z.B. "Double" - Keine Gruppierung
Die Übernachtungsleistung und das inkludierte Extra werden in separaten Posten auf der Gastrechnung dargestellt -> z.B. "Double"; "Breakfast"
* Nicht vergessen: Diese Einstellung betrifft nur Extras/Services, die im Ratenplan die Berechnungsart Inkludiert haben.