Zahlungen in apaleo erstatten
Problem
Auf einer Reservierung ist mehr Geld, als bezahlt werden muss. Das kann passieren, wenn Sie dem Gast Leistungen erstatten, oder die Reservierung günstiger geworden ist. Der Gast soll die Erstattung auf seiner Rechnung sehen.
Lösung
Wenn Sie eine Zahlung in apaleo ganz oder teilweise zurückerstatten möchten, können Sie dies ganz einfach tun.
Für Hotels mit Apaleo Pay Services:
Dank der Apaleo Pay Services benötigen Sie nur einen einfachen Schritt, um eine Zahlung an den Zahler zu erstatten:
Klicken Sie auf die DREI PUNKTE einer Zahlungstransaktion und wählen Sie Zahlung erstatten.
*Hierzu gibt es nur eine Ausnahme: Wenn Sie einen Betrag direkt am Kartenterminal eingeben, ohne die Transaktion direkt von Apaleo aus zu starten, wird die Zahlung nicht automatisch auf dem Folio in Apaleo verbucht. Das bedeutet also, dass der Gast belastet wird, aber Sie sehen den Betrag nicht in Apaleo. Um diese Transaktion zu erstatten, müssen Sie die Erstattung direkt in Adyen durchführen.
2) Vermeiden Sie bitte die
Funktion über Aktionen! Sie hat keine direkte Verbindung zu einer bestimmten Zahlung im Folio und löst keine Rückerstattung auf das entsprechende Zahlungskonto aus.
directEBanking: Wurde die Zahlung mit einer Zahlungsmethode wie SOFORT (Klarna) getätigt, kann die Erstattung auf dem Folio bis zu 5 Geschäftstage dauern.
Wenn eine Erstattung nicht erfolgreich verarbeitet werden konnte, dann sehen Sie unter der Transaktion im Folio eine rote Markierung und den Grund für den Fehler, welcher uns von der Bank übermittelt wird.
Für Hotels ohne Apaleo Pay Services:
Klicken Sie auf die DREI PUNKTE einer Zahlungstransaktion und wählen Sie Zahlung erstatten.
Nach der Erstattung in Apaleo loggen Sie sich in das System Ihres Zahlungsanbieters ein oder lösen die Rückerstattung manuell vom Kartenterminal aus.
Sie möchten einen Fehler korrigieren
Problem
Sie haben eine Zahlung mit dem falschen Betrag oder der falschen Zahlungsart auf ein Folio hinzugefügt. Der Gast soll diese Zahlung und Korrekturen nicht auf seiner Rechnung sehen.
Lösung
Die Korrektur geht in vier einfachen Schritten. Vorsicht, dass beim Korrigieren keine neuen Fehler passieren, die werden dann schnell kompliziert zu reparieren!
- Erstellen Sie ein neues Folio für die Reservierung
- Finden Sie die Zahlung die falsch ist, und verschieben Sie diese auf das neue Folio
- Erstatten Sie die Zahlung auf dem neuen Folio. Am besten nehmen Sie den gleichen Betrag und die Zahlungsart der falschen Zahlung.
- Fügen Sie nun die Zahlung auf dem ersten Folio hinzu, so wie sie sein sollte.