Momentan arbeiten wir für apaleo Payment mit dem Zahlungsdienstleister Adyen zusammen.
Im Onboarding Prozess erstellt apaleo für Sie einen Merchant Account zur Nutzung mit apaleo Payment, durch den alle finanziellen Transaktionen verarbeitet werden. Für E-Commerce Transaktionen erstellen wir einen COM Account und für Kartenzahlungen vor Ort einen POS Account. Was ist der Unterschied?
COM - wird für Online Zahlungen genutzt und ist immer notwendig zu erstellen.
POS - wird für Kartenzahlungen mithilfe eines Kreditkartenterminals vor Ort genutzt.
Nachdem Ihr Merchant Account erstellt wurde, erstellen wir Benutzerkonten für alle Mitarbeiter, die auf Adyen zugreifen sollen. Um Ihr Benutzerkonto zu aktivieren, erhalten Sie eine separate E-Mail. Für einen erfolgreichen Login, benötigen sie eine separate Authenticator-App auf Ihrem Mobiltelefon, da zum Login die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet wird. Weitere Informationen zum Adyen-Login finden Sie im folgenden Guide: Adyen Login & Aktivierung der Benachrichtigungen.
Nun können wir uns die Finanzübersichten Ihres Accounts anschauen:
Finance
In der Finanzübersicht finden Sie einen Überblick Ihrer Salden (Balance Overview). Die Gesamtsalden werden folgendermaßen berechnet:
- Pending: Der Bruttobetrag der Verkäufe und Rückerstattungen, die noch nicht durch das jeweilige Kartenschema oder die Zahlmethode abgerechnet wurden.
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Payable: Der aktuelle Betrag, der zum nächsten Zeitpunkt der Auszahlung auf Ihr Bankkonto überwiesen werden muss. Dieser Betrag ändert sich im Laufe der Zeit, wenn Verkäufe, Rückerstattungen und andere Anpassungen verarbeitet werden. Die ausstehenden und zu zahlenden Guthaben zusammen werden als In-Process-Funds bezeichnet.
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Reserve: Der verfügbare Betrag für Rückerstattungen, Auszahlungen, Chargebacks und andere Betriebskosten. Die Reserve wird nur verwendet, wenn Sie nicht über ausreichende In-Process-Funds verfügen, um diese Transaktionen abzuwickeln.
- Deposit: Der einbehaltene Betrag zur Deckung potenzieller Verbindlichkeiten aufgrund der Zahlungsabwicklung. Dieser Betrag kann sich im Laufe der Zeit ändern, beispielsweise wenn die Anzahl der Rückbuchungen oder Rückerstattungen zunimmt.
Hier ein Bespiel einer Balance Overview Seite:
Reserve
Die Erstellung einer Reserve hilft Ihnen dabei, stets genügend Geld, z.B. für Erstattungen, Chargebacks zur Verfügung zu haben.
Wenn Sie eine Zahlung erstatten, dann wird dieser Betrag normalerweise mit Ihren In-Process Funds verrechnet. Falls allerdings nicht genügend In-Process Funds verfügbar sind, dann wird der zu erstattende Betrag von Ihrer Reserve abgezogen. Falls Sie keine Reserve erstellt haben, oder die Höhe der Reserve nicht ausreicht, dann kann die Erstattung nicht durchgeführt werden.
Erstattungen, die durch nicht ausreichende Salden fehlgeschlagen sind, werden nicht nochmals automatisch ausgelöst. Wenn wieder genügend Funds verfügbar sind, dann müssen Sie die Erstattung nochmal manuell auslösen.
Erstellung einer Reserve
Um eine Reserve für Ihren Account zu erstellen:
- Klicken Sie Finance > Balances.
- Klicken Sie auf Control your balances in der Ecke rechts oben.
- Füllen Sie unter Threshold > Change einen Sollwert ein, der in der Reserve verfügbar sein soll. Der Betrag, der benötigt wird um die Reserve aufzufüllen, wird von Ihren Payables vor der nächsten Auszahlung abgezogen.
Um den Reserve Threshold (Grenzwert) für Ihren Merchant zu ändern:
- Klicken Sie Finance > Balances
- Klicken Sie auf Control your balances in der Ecke rechts oben.
- Unter Threshold, wählen Sie Change.
- Setzen Sie den gewünschten Betrag ein. Wenn Sie:
- Den Threshold erhöhen, dann wird der benötigte Betrag zum Auffüllen der Reserve von Ihren Payables vor der Auszahlung abgezogen.
- Den Threshold vermindern, der Betrag über dem neuen Threshold wird Ihnen mit den Payables der nächsten Auszahlung ausgezahlt.
Beispiel: Wenn Sie mit einem Threshold von EUR 7000 starten und diesen auf EUR 9000 erhöhen, dann transferiert Adyen EUR 2000 von den Payables um die Reserve zu füllen. Falls Sie den Threshold von EUR 7000 auf EUR 4000 verminden, dann transferiert Adyen EUR 3000 von der Reserve zu Ihren Payables.
Banküberweisung zum Auffüllen Ihrer Reserve
Ihre Reserve kann über die Payables oder per Banküberweisung aufgefüllt werden. Sollten Sie Ihre Reserve durch eine Banküberweisung auffüllen wollen, folgen Sie diesen Schritten.
Bei einer Überweisung wird der Sollwert (Threshold) um den Betrag der Überweisung erhöht.
Sowohl ihr COM, als auch Ihr POS Merchant Account verfügt über eine Reserve. Um Geld in eine oder beide Reserves einzuzahlen, folgen Sie diesen Schritten:
- Wählen Sie Ihren COM oder POS Merchant aus.
- Klicken Sie auf Finance > Balances overview.
- Wählen Sie Control your balances in der Ecke rechts oben.
- Unter Reserve balance, wählen Sie Top up.
- Setzen Sie den gewünschten Betrag, den Sie der Reserve hinzufügen möchten.
- Wählen Sie Generate payment details.
Diese Aktion öffnet ein neues Fenster mit den benötigten Details zu Ihrer Banküberweisung. - Überweisen Sie den Betrag mithilfe der benötigten Informationen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Referenz für jede individuelle Banküberweisung kopieren. - Klicken Sie auf Done.
Für Zahlungen in EUR oder USD, wird das Geld Ihrer Reserve am gleichen Tag hinzugefügt. Für alle anderen Zahlungen, wird das Geld der Reserve am folgenden Tag hinzugefügt.