Debitorenkonten für Firmenprofile

Das Konto 9999 Forderungen aus LuL ist unterteilt in das Konto Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma (CollectiveDebitor_AccountsReceivable) und die Debitorenkonten für Firmenprofile.

Der Collective Debitor beinhaltet die Konten für Reservierungen und Externe Folios, die keine Verknüpfung zu einem Firmenprofil haben.
# CollectiveDebitor_AccountsReceivable
Name: Forderungen aus LuL für Reservierungen und Folios ohne Firma

Darf eine Firma auf Rechnung auschecken (Funktion "Kann auf Firmenrechnung auschecken" ist aktiviert), generiert apaleo für diese Firma ein separates Debitorenkonto, wobei die Kontenbezeichnung den für die Firma vergebenen Code aufnimmt. Es besteht aktuell keine Möglichkeit, entweder im Firmenprofil die Debitorennummer aus der Hauptbuchhaltung zu hinterlegen oder in apaleo direkt eine Debitorennummer neu zu generieren.

Fazit: Mit diesen Subdebitoren haben Sie die Möglichkeit, das apaleo-Konto 9999 Forderungen aus LuL getrennt in Ihrer Hauptbuchhaltung zu erfassen, Zahlungseingänge der Firmen direkt Ihren Debitoren zuzuordnen und die offenen Posten zu verwalten.

Wie funktionieren die Debitorenkonten und was passiert im apaleo Accounting?

Betrachten wir zunächst die Voraussetzungen und Vorgänge am Front Desk oder der Reservierungsabteilung.

1. Firmen, die auf Rechnung (AR) auschecken dürfen, bekommen den Haken im Profil:
   
   
   
   
2. In der Reservierung des Firmengastes wird die entsprechende Firma verlinkt, Beispiel:
   
    
   
   
   
   
3. Das Folio der Reservierung wird folgendermaßen mit einer Rechnung auf AR geschlossen:

• • • im Feld der Rechnungsadresse wird über Adresse übernehmen das Firmenprofil ausgewählt,
    • danach wird die Rechnung erstellt.

Das Ergebnis im apaleo Accounting

1. Bericht Summe Soll/Haben-Buchungen je Konto:
   Hier sehen Sie KEINE Änderung: es werden unverändert alle Forderungen aus LuL, egal ob auf Firma oder nicht, auf dem übergeordneten Konto 9999 aggregiert:
   
   
   
   
2. Kontenstruktur:
   Finanzen -> Accounting
   Die oberste Ebene der Kontenstruktur bleibt unverändert:
   
   
   
   Mit Klick auf das Konto 9999 Forderungen aus LuL werden alle Subdebitoren angezeigt, unabhängig davon, ob sie bebucht wurden oder nicht:
   
   
   
   
   
3. Bericht „Liste aller Brutto-Buchungen“:
   Hier sind alle Transaktionen für den gewählten Geschäftstag bzw. die gewählten Geschäftstage enthalten:
   
   
   
   Für die Auswahl eines gewünschten Firmendebitors kann der Filter auf "Soll Kto.-Nummer" gesetzt werden, z.B. "HUGDUB":
   
   
   
   
   
4. Finanzen – Rechnungsliste:
   Wie bisher können Sie die Debitorenrechnungen in der Rechnungsliste einsehen und über die Auswahl der Firma entsprechend filtern:
   
   
   
   Unverändert können diese Debitorenrechnungen als bezahlt markiert werden.

Die nachfolgende Darstellung ist nur für Sie relevant, sofern Sie diese Funktion aktivert haben:

Für die Demonstration werden zwei Debitorenrechnungen als bezahlt markiert mit
Fall 1 – Zahlung 122 EUR über Kasse
Fall 2 – Zahlung 79,50 EUR über Bank

• • Auswirkung im Finanzen / Accounting / Konto 9999 > Exportieren > Auswahl des Datums > Exportieren:
    
    
    
    Die Debitorenrechnungen in Zeilen 3 und 4 wurden mit den Zahlungen gemäß den Zahlungsmitteln ausgeglichen auf Ebene des Firmendebitors: Fall 1 in Zeile 2, Fall 2 in Ziele 1 (neueste Buchungen stehen oben).
    
    
  • Bericht Liste aller Brutto-Buchungen:
    
    
    
    Die Transaktionen für die beiden Zahlungen werden dort ebenfalls ausgewiesen. Es handelt sich lediglich um eine andere Darstellung, da dieser Bericht anders strukturiert ist.