Standard-Umsatzdifferenzierung
Möglichkeit der Differenzierung über Unterkonten
Warum kann es Umsatz auf den Unterkonten „- Nicht Spezifiziert / _Unspecified“ geben?
💼 Umsatzstruktur in Apaleo und Möglichkeit der Differenzierung über Unterkonten
In Apaleo wird der Umsatz standardmäßig in fünf Umsatzgruppen aufgeteilt. Details hierzu finden Sie in unserer Einführung in die Apaleo Buchhaltung.
Eine weitere Differenzierung ist über Unterkonten möglich. Diese werden direkt über Ratenpläne oder über Extras und Services angesteuert:
- Über Ratenpläne können Beherbergungsumsätze differenziert werden, z.B. Short Stay vs. Long Stay.
- Über Extras und Services können alle ergänzenden Serviceumsätze dargestellt werden.
📊 Standard-Umsatzdifferenzierung
Die Standard-Umsatzdifferenzierung besteht aus diesen fünf fest definierten Umsatzgruppen:
Sind die Unterkonten deaktiviert, sind diese fünf Umsatzgruppen Standard und spiegeln sich so im Umsatzbericht wider.
Die Umsatzgruppen Unterkunft, Essen und Getränke sowie Andere werden über Ratenpläne und Services ohne Unterkonten bebucht und – je nach Benutzerrolle und Berechtigung – manuell definierte Leistungen hinzugefügt.
Die Umsatzkonten No-Show und Storno-Gebühren stehen nur bei entsprechendem Status der Reservierung zur Verfügung und können je nach Einstellung manuell und/oder automatisiert bebucht werden.
🔄 Möglichkeit der Differenzierung über Unterkonten
Die Differenzierung der oben genannten Umsatzgruppen ist über die Aktivierung der Unterkonten möglich und kann individuell eingerichtet werden.
Dies erfolgt über zwei Stufen:
1️⃣ Unterkonten aktivieren
- Öffnen Sie Einstellung > Finanzen > Unterkonten
- Legen Sie je Kategorie die gewünschten Unterkonten mit Vergabe eines Codes und eines Namens an. Beispiele:
Hinweise:
- Werden die Unterkonten aktiviert, dann bestimmen die angelegten Unterkonten den Detaillierungsgrad im Umsatzbericht und ermöglichen bei Verwendung des Datev-Connectors auf dieser Ebene die Kontenzuordnung in Datev.
- Soll der Umsatz für einen einzelnen Service auswertbar sein, muss für diesen Service zwingend ein eigenes Unterkonto angelegt werden. Ein Service alleine ist nicht auswertbar.
- Alle sonstigen Parameter (Verfügbarkeit, Distribution, Preis, Verbuchungsdefinitionen) werden in den Services und den Ratenplänen definiert.
2️⃣ Verknüpfung der Services und Raten mit dem entsprechenden Unterkonto
- z.B., Service Frühstück:
- z.B., Beherbungsumsätze „Corporate Apaleo“:
Hinweise:
- Es werden je Servicetyp nur die Unterkonten zur Auswahl angezeigt, die für diese Umsatzgruppe definiert wurden.
- Die Zuordnung des Servicetyps, des Unterkontos und der MwSt.-Art sind nach dem Speichern festgeschrieben. Sie können über die Verbuchungsdefinitionen geändert werden, frühestens gültig ab dem Folgetag.
- Sobald ein Unterkonto auf einem Service oder einer Rate gespeichert wurde, wird es für die Transaktionen ab dem definierten Beginn verwendet. Eine rückwirkende Änderung der Zuordnung bereits verbuchter Transaktionen erfolgt nicht. Bei Services kann dies nur durch eine Erstattung der Leistung und erneutes Aufbuchen erzielt werden. Bei Beherbergungsumsätzen über eine Erstattung der Leistung und erneutem manuellen Aufbuchen der Leistung mit Auswahl des entsprechenden Unterkontos.
❓ Warum kann es Umsatz auf den Unterkonten „- Nicht Spezifiziert / _Unspecified“ geben?
- Mit Aktivierung der Unterkonten ist die Erwartung, dass jeder Umsatz einem definierten Unterkonto zugeordnet ist.
- Es besteht je nach Rechtevergabe jedoch die Möglichkeit, dass Leistungen ohne Auswahl eines vordefinierten Services aufgebucht werden, die Leistungen stattdessen manuell definiert werden.
- Wird eine Leistung ohne Angabe eines Unterkontos gebucht, erscheint dieser Umsatz in der Hauptgruppe, z.B., Umsatz Essen und Getränke, und auf dem Unterkonto „_Unspecified“.
Buchung auf „- Nicht Spezifiziert / _Unspecified“ sind daher zu prüfen:
- Mögliche Fehlbuchung
- Service ausgewählt, aber Unterkonto bisher in diesem Service nicht verlinkt
- Neue Leistung, für die bisher noch kein vordefinierter Service angelegt wurde