Nicht alle Leistungen die Sie Ihren Gästen anbieten, werden vom Hotel geliefert. Beispiele sind:
- Taxifahrt, die auf die Zimmer-Rechnung geschrieben wird
- Frühstück in einem externen Restaurant
- Tickets für die Oper, die der Concierge für einen Gast bestellt
Dem Gast ist es egal, ob die Leistungen vom Hotel kommen, oder nicht. Auf der Rechnung sieht man deswegen auch keinen Unterschied.
Aber in der Buchhaltung ist es wichtig! Alles, was nicht vom Hotel kommt, darf nicht als Umsatz gebucht werden, sondern als durchlaufender Posten. Für durchlaufende Posten wird auch keine Mehrwertsteuer ausgewiesen - der Beleg dafür kommt vom Anbieter. Zum Beispiel ein Bewirtungsbeleg vom Restaurant, oder die Rechnung vom Taxi.
In apaleo kann man durchlaufende Posten genauso wie normale Leistungen aufs Folio buchen. Man muss nur wissen, ob der Anbieter das Hotel ist, oder nicht, und dann die entsprechende Funktion wählen.
Wenn es durchlaufende Posten gibt, die häufig gebucht werden, kann man diese auch als Services in apaleo hinterlegen.
Wie erstattet man einen durchlaufenden Posten?
Hierfür werden Sie eine Negativ-Leistung aufbuchen:
+Hinzufügen > Durchlaufender Posten > Wählen Sie den selben Service oder den selben Namen (falls Sie manuell eingeben) > Geben Sie den entsprechenden Betrag mit einem Minusvorzeichen ein.
Beispiel: Sie haben einen durchlaufenden Posten für eine Auslage für Theaterkarten von 100€ verbucht. Nun wollen sie diesen stornieren. Fügen Sie erneut einen durchlaufenden Posten hinzu, mit der einzigen Abweichung: -100€.
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