Sollten Sie keine Voucher App verwenden, besteht die Möglichkeit Gutscheine in apaleo zu nutzen.
Zunächst sollten Sie mithilfe Ihres Buchhalters/Steuerberaters zwischen folgenden Gutscheinen unterscheide:
1. Ein-Zweck Gutschein:
Mit Ausstellen des Gutscheins ist die Leistung und damit der USt.-Satz und Ort bekannt, z.B. Gutschein über 50 % einer Übernachtungsrate. Hier muss die Umsatzsteuer direkt berechnet werden.
2. Mehr-Zweck Gutschein:
Der Gutschein zeigt nur einen Wert an, z.B. 50 Euro für den allgemeinen Gebrauch im Hotel. In diesem Fall ist nicht klar, für welchen Service der Gutschein verwendet wird, daher wird er beim Verkauf ohne Mehrwertsteuer behandelt. Sobald er als Zahlung verwendet wird, muss die Mehrwertsteuer des verbundenen Dienstes berechnet werden.
Die Nutzung des Mehrzweck Gutscheines wird empfohlen und in diesem Guide als Basis behandelt. Bitte besprechen Sie dies allerdings mit Ihrem Buchhalter, wie Sie es für Ihr Hotel nutzen möchten.
Wenn ein Mehrzweck Gutschein genutzt werden soll, dann muss hierzu ein eigener Service mit dem dazugehörigen Unterkonto und MwSt.-Satz 'Without' erstellt werden. Wie man einen Service anlegt, können Sie hier finden: Extras und Services anlegen.
Verkauf des Gutscheins:
- Öffnen Sie ein externes Folio durch Finanzen - Folios.
- Im Folio Bildschirm klicken Sie +Externes Folio erstellen.
- Ein neues Pop-up Fenster öffnet sich, in dem Sie entscheiden müssen, ob das externe Folio für einen Individualgast oder eine Firma erstellt wird. Wählen Sie den gewünschten Weg und setzen Sie den Namen ein.
- Sobald das Folio geöffnet wurde, wird dies wie ein reguläres Gastfolio genutzt.
- Buchen Sie die erstellte Leistung, z.B. "Gutschein" mit dem gewünschten Betrag über +Leistung hinzufügen auf und fügen die Zahlung hinzu, um eine Rechnung zu erstellen.
- Mit der Rechnungserstellung, können Sie nun z.B. die Rechnungsadresse auf den Gutschein hinzufügen, um diesen beim Einlösen zuweisen zu können.
Nutzung des Gutscheins im Hotel als Zahlungsmittel:
- Wenn ein Gast seinen Gutschein zur Begleichung einer Leistung während seines Aufenthaltes nutzen möchte, dann können Sie dies direkt im Gastfolio tun.
- Öffnen Sie das Gastfolio und klicken Sie +Zahlung hinzufügen.
- Wählen Sie die Zahlmethode Gutschein und den korrespondierenden Betrag.
- Nun wird die Umsatzsteuer für den genutzten Service absorbiert und die Zahlung wird in Ihren Umsätzen mit dem Code '1116 Gutschein' verbucht.