Was muss ich beim Erstellen von Rechnungen beachten?
Auf den Rechnungen aus apaleo werden Sie ggf. alte in Kombination mit neuen Steuersätzen sehen, abhängig vom jeweiligen Buchungsdatum der Leistung. Wenn also der Stichtag in einen Aufenthalt fällt, wendet apaleo den entsprechenden Steuersatz für alle Leistungen vor dem Stichtag und den anderen Steuersatz für Leistung nach dem Stichtag an.
Je nach Land gibt es unterschiedlich Vorgaben, wie in diesen Situationen Leistungen steuerlich zu bewerten sind. Klären Sie dies unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab.
Kann ich die abgelaufenen Steuersätze nach Stichtag in apaleo noch verwenden.
Nein, das können Sie nicht. Die "alten" Steuersätze sind für das Aufbuchen von Leistungen nicht mehr verfügbar. Weder beim Hinzufügen der Leistung direkt im Folio, noch über den Reiter Extras.
Wir empfehlen Ihnen Ihre Transaktionen vor dem Stichtag zu prüfen, um rechtzeitig Korrekturen vorzunehmen. Nach dem Stichtag ist dies nicht mehr möglich.
Worauf muss meine Buchhaltung achten?
apaleo bucht Umsätze täglich während des Nachtlaufs, unter Verwendung der für den Geschäftstag gültigen Mehrwertsteuersätze. Für ein Umsatzkonto erstellt apaleo automatisch ein Unterkonto für jede Kombination von Steuerart und Steuersatz. Beispiel: RevenueAccommodation_Day-Normal:19.
Umsätze: Wenn eine Warengruppe steuerlich neu klassifiziert wird oder wenn ein Steuersatz sich für eine Steuerart ändert, dann werden Umsätze automatisch ab dem Tag der Änderung auf das entsprechende Konto gebucht.
Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater wie Leistungen von Reservierungen mehrwertsteuerlich bewertet werden sollen, die über den Stichtag in Ihrem Betrieb übernachten.
Verbindlichkeiten: Kurz nach Ankündigung eines neuen Steuersatzes wird apaleo den Steuersatz anwenden. Verbindlichkeiten für Reservierungen mit Aufenthaltsdatum nach Stichtag werden automatisch neu kalkuliert. Um Mitternacht des Tages, an dem Sie den neuen Steuersatz in Ratenplänen, Extras und Benutzerdefinierten Gebühren aktiviert haben, wird apaleo auch die Verbindlichkeiten für Reservierungen von vor dem Stichtag neu berechnen. Dies schlägt sich auch nieder in einer erhöhten Zahl von Umbuchungen von einem zum anderen Verbindlichkeitskonto.
Erstattungen: Wenn eine Leistung aus der Vergangenheit teilweise oder gesamt erstattet werden soll, muss dies über die drei Punkte rechts von der Leistung geschehen. Auf diese Weise wird für die Gegenbuchung auf den ursprünglichen MwSt.-Satz zugegriffen. In solchen Fällen werden Sie in Ihrem Hauptbuch Transaktionen zu für den Zeitpunkt ungültige Konten und Steuersätze erhalten.
In wie weit ist die Zuweisung von Konten in meiner Schnittstelle zum Hauptbuch betroffen (z.B. DATEV Connector)?
Bei Umsatzkonten kommt es darauf an, wie die Konten im Hauptbuch aufgesetzt sind. Entweder gibt es Konten für jeden einzelnen Steuersatz, oder es gibt ein Konto mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln, welche sich am Stichtag ändern.
Konsultieren Sie hierzu Ihren Steuerberater! Sollten Sie den DATEV Connector verwenden, ist es wie immer essenziell die Fehlermeldung oder Warnungen zu lesen, falls solche ausgegeben werden.
Beispiel: Änderung eines Steuersatzes am 1. Januar 2021 in Deutschland
Falls Sie im Januar 2021 eine Leistung vom Geschäftstag 12. Dezember 2020 über die drei Punkte erstatten, werden Sie eine Erstattungstransaktion in 2021 generieren, welche korrekterweise den ursprünglichen Steuersatz jedoch nicht aktuellen Steuersatz verwendet.
Jedes Verbindlichkeitenkonto muss einem Konto mit ensprechendem Steuersatz in Ihrem Hauptbuch zugeordnet sein.
Besprechen Sie dies mit Ihrem Steuerberater!
Was müssen meine Mitarbeiter an der Rezeption beachten?
Sollten Ihre Mitarbeiter Leistungen direkt auf dem Folio aufbuchen, wird apaleo immer den momentan gültigen Steuersatz anwenden. Buchungen einer Leistung über den Reiter Extras berücksichtigen geänderte Steuersätze, wenn die Leistung für die Zukunft gebucht wird.
Mitarbeiter, deren Benutzerrolle mindestens der Senior Front Desk ist, können im Folio manuell Leistungen aufbuchen und hierbei frei den Service-Typ und MwSt.-Satz wählen. Bitte informieren Sie diese Mitarbeiter über die bei Ihnen geltenden und ggf. neuen Steuersätze.
Wichtig: Wenn Sie Erstattungen für Leistungen machen wollen, die vor dem Stichtag und mit einem "alten" Steuersatz verbucht wurden, tun Sie dies ausschließlich über die drei Punkte und nicht über Aktionen > Erstattung ..., also manuell, da sonst nicht die ursprünglichen sondern die neuen Steuersätze angewendet werden. Die alten Steuersätze sind zu diesem Zeitpunkt schlicht nicht mehr im System direkt auswählbar, sondern können im Hintergrund nur durch Automatismen angesteuert werden. Nämlich dann, wenn Sie über die drei Punkte erstatten.