Sie haben zwei Möglichkeiten einer Reservierung einen Late Check-Out hinzufügen:
Einen Service anlegen oder die Reisedaten der Reservierung verändern.
1. Legen Sie einen Service an:
- Erstellen Sie in Einstellungen - Finanzen - Unterkonten ein Unterkonto "Late Check-Out" unter Accommodation um die zukünftigen Umsätze aus späten Abreisen korrekt zu buchen.
- Erstellen Sie einen neuen Service mit dem Namen "Late Check-Out" und setzen Sie die korrekte MwSt. und das passende Unterkonto ein.
- Sobald ein Gast nun eine spätere Abreise vor seinem Abreisetag anfragt, können Sie den Late Check-Out über Extras und Services der Reservierung hinzufügen.
- Falls der Gast einen Late Check-Out am Abreisetag anfragt, müssen Sie die Leistung manuell mit dem vereinbarten Preis auf das Gastfolio buchen.
- Danach müssen Sie das Zimmer im Zimmerplan mithilfe eines Wartungsfensters so blocken, dass es bis zur tatsächlichen Abreisezeit des Gastes für neue Anreisen des Tages nicht verfügbar ist. Das Wartungsfenster sollte ab der Standard Check-In Zeit beginnen. Hier müssen Sie zwischen folgenden Status unterscheiden:
- Out of Service (OOS) Zimmer kann nach der Abreise des Gastes am selben Tag wieder genutzt, bzw. verkauft werden, z.B. wenn der Gast nur 2 Stunden später als normal auscheckt und Ihr Housekeeping Team das Zimmer noch am gleichen Tag reinigen kann.
- Out of Order (OOO) Zimmer kann am selben Tag nicht wieder genutzt, bzw. verkauft werden, z.B. wenn der Gast bis spät am Abend im Zimmer bleibt und das Zimmer somit erst am kommenden Tag gereinigt wird.
- Sobald das Zimmer wieder genutzt werden kann, löschen Sie das Wartungsfenster und weisen Sie es einem neuen Gast zu.
2. Ändern Sie die Reisedaten der Reservierung:
Diese Option ist nur empfohlen, wenn der Gast länger als die Standard Check-In Zeit Ihres Hotels im Zimmer bleibt, z.B. liegt die Standard Check-In Zeit bei 15:00 Uhr, der Gast checkt aber erst um 19:00 Uhr aus.
- Empfohlen ist das Erstellen eines eigenen Ratenplanes für den Late Check-Out, nennen Sie diesen z.B. "Late Check-Out" und fügen Sie keine weiteren Services hinzu. Nutzen Sie hier aber auch das Unterkonto "Late Check-Out", um die Umsätze passend zu buchen.
- Gehen Sie sicher, dass der Ratenplan nur zur Direktbuchung verfügbar ist.
- Öffnen Sie die Reservierung und klicken Sie auf Reisedaten.
- Klicken Sie auf Aufenthalt anpassen und fügen Sie die gewünschte Check-Out Zeit unter Abreisezeit ein. Ändern Sie das Abreisedatum hierbei nicht:
- Klicken Sie auf Raten suchen um die Abreisezeit zu ändern und die dementsprechende Rate zum Late Check-Out auszuwählen.
- Jetzt können Sie den Preis manuell ändern oder sie lassen den Preis, wie Sie ihn im Ratenplanbereich gesetzt haben.
- Klicken Sie auf Änderungen anwenden um die Reservierung mit der neuen Abreisezeit zu aktualisieren.
- apaleo blockiert das Zimmer nun bis zur erwarteten Check-Out Zeit und keine neue Anreise des Tages kann auf dieses Zimmer zugewiesen werden.
- Auf dem Folio sehen Sie nun die entsprechende Rate. Allerdings müssen Sie hier noch manuell die City Tax erstatten, damit die Aktion abgechlossen werden kann.