Sobald eine Reservierung storniert wurde oder No-Show gelaufen ist, muss man kontrollieren, dass kein offener Betrag oder keine offene Leistung auf dem Folio auftaucht. Das Ziel ist, dass jederzeit alle Folios von Reservierungen auf einem Betrag von 0,00€ stehen. Im Folgenden finden Sie Vorgehensweisen für verschiedene Situationen:
Stornierte Reservierungen:
- Sobald Sie eine Stornierung für eine Reservierung erhalten, öffnen Sie diese und klicken Sie Aktionen - Reservierung stornieren.
- Verifizieren Sie, ob der Gast eine Storno-Gebühr bezahlen muss oder nicht.
- Nachdem eine Reservierung storniert wurde, werden auch keine Leistungen automatisch gebucht, deswegen muss dies manuell gemacht werden.
- Öffnen Sie das Folio und kontrollieren Sie, ob eine Zahlung oder eine Leistung beglichen oder storniert werden muss, da der Betrag eines Folios immer auf 0,00€ sein sollte.
- Falls bereits eine Zahlung gebucht wurde, z.B. durch ein pre-payment, klicken Sie auf +Leistung hinzufügen und Storno-Gebühr um den gewünschten Betrag zum Ausgleichen der Zahlung einzugeben, oder erstatten Sie den Betrag über die drei Punkte rechts der Zahlung.
- Falls bereits eine Leistung gebucht wurde, klicken Sie auf +Zahlung hinzufügen um den gewünschten Betrag zum Ausgleichen der Leistung einzufügen, oder erstatten Sie die Leistung über die drei Punkte rechts der Leistung.
- Falls eine Reservierung für den gleichen Tag nach dem Night Audit storniert wurde, gehen Sie sicher, dass die durch den Night Audit aufgelaufenen Leistungen erstattet werden und eine Storno-Gebühr anstelle gebucht wird.
- Generell haben Sie auch die Möglichkeit die automatisierte Zahlung von stornierten Reservierungen zu nutzen. Hierzu gehen Sie zu Einstellungen - Zahlungsverarbeitung und scrollen sie runter zu dem Punkt Aufbuchen und einsammeln der cancellation fee, wenn der Status einer Reservierung auf Cancelled gesetzt wurde um diese Funktion zu nutzen.
No Show Reservierung:
- Falls ein Gast No-Show ist und Sie die Funktion Alle Reservierungen des vergangenen Tages auf no-show setzen, deren Gäste nicht eingecheckt haben nutzen, werden die nicht eingecheckten Reservierungen automatisch auf No-Show gesetzt.
- Falls Sie diese Funktion nicht nutzen, öffnen Sie die Reservierung, klicken Sie auf Aktionen und ändern Sie den Status manuell auf No-Show. Diese Option ist am Tag nach der Ankunft verfügbar.
- Verifizieren Sie, ob der Gast eine No-Show Gebühr zahlen muss oder nicht.
- Sobald eine Reservierung automatisch durch apaleo als No-Show gesetzt wurde, werden keine Leistungen auf dem Folio aufgebucht. Wenn sie manuell auf No-Show gesetzt wurde, müssen Sie das Folio manuell bearbeiten.
- Öffnen Sie hierzu das Folio um eine offene Leistung oder Zahlung auszugleichen oder zu erstatten, da der Betrag eines Folios immer ausgeglichen auf 0,00€ sein sollte.
- Falls bereits eine Zahlung gebucht wurde, z.B. durch ein Pre-Payment, klicken Sie auf +Leistung hinzufügen und No-Show um den gewünschten Betrag zum Ausgleichen der Zahlung einzugeben, oder erstatten Sie den Betrag über die drei Punkte rechts der Zahlung.
- Falls bereits eine Leistung gebucht wurde, klicken Sie auf +Zahlung hinzufügen um den gewünschten Betrag zum Ausgleichen der Leistung zu berechnen, oder erstatten Sie die Leistung über die drei Punkte rechts der Leistung.
- Falls eine Reservierung für den gleichen Tag nach dem Night Audit manuell auf No-Show gesetzt wurde, gehen Sie sicher, dass die durch den Night Audit aufgelaufenen Leistungen erstattet werden und eine No-Show-Gebühr anstelle gebucht wird.
- Generell haben Sie auch die Möglichkeit die automatisierte Zahlung von No-Show Reservierungen zu nutzen. Hierzu gehen Sie zu Einstellungen - Zahlungsverarbeitung und scrollen sie runter zu dem Punkt Aufbuchen und einsammeln der No-Show fee, wenn der Status einer Reservierung auf No-Show gesetzt wurde um diese Funktion zu nutzen.
