Extern
Es kann vorkommen, dass Sie ein Produkt oder einen Service an einen Gast verkaufen, der nicht in Ihrem Hotel übernachtet. In diesem Fall können Sie den Service natürlich nicht auf ein Reservierungsfolio buchen. apaleo gibt Ihnen die Möglichkeit ein externes Folio zu öffnen und dieses im gleichen Stile, wie ein reguläres Gastfolio zu bearbeiten. Sie können diese Funktion wie folgt nutzen:
- Öffnen Sie Finanzen and Folios.
- In dem Folio Überblick klicken Sie nun Externes Folio öffnen. Es öffnet sich nun ein Pop-Up Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob das Folio für einen Gast oder eine Firma erstellt werden soll. Wählen Sie das entsprechende Feld und füllen Sie den Namen ein.
- Sobald das Folio geöffnet wurde, können Sie es nun genauso wie ein reguläres Gastfolio benutzen. Fügen Sie eine Leistung und eine Bezahlart hinzu oder schliessen Sie das Folio als Debitorenrechnung falls möglich.
Gäste
Auf dem Reiter Gäste werden alle Gästefolios angezeigt. Wenn Sie ein Gastfolio öffnen, gelangen Sie über den Link 
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Haus-Account
In dieses Folio - ähnlich einem PM - kann man aus Reservierungsfolios über die drei Punkte > Verschieben Leistungen hinverschieben, die wahrscheinlich erbracht aber dem Gast nicht in Rechnung gestellt werden.
Im Haus-Account bleiben die Leistungen so lange, bis sie im Hauptbuch ausgebucht wurden. Dann werden sie aus dem Haus-Account mit einem entsprechenden Kommentar storniert.
Es ist angebracht diesen Prozess mit Ihrer Buchhaltung zu besprechen.