Was muss im Hotel beachtet werden?
Belegerstellung in Apaleo
Übersicht über Zahlungen und Belegerstellung
Zahlungen, die Sie direkt vom Gast in Ihrem Hotel entgegennehmen, auch wenn die Zahlung am Kartenterminal mit Kreditkarte oder Mobiltelefon erfolgt, gelten als Barverkäufe. Auch Zahlungen am Check-in Kiosk sind Barverkäufe.
Alle Systeme, mit denen Sie solche Barverkäufe verbuchen, gelten als Kassen, und unterliegen den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung. Sofern Sie also Apaleo nutzen, um Barverkäufe zu verbuchen, trifft dies auch auf Apaleo zu.
Was bedeutet das?
Sie sind verpflichtet alle Barverkäufe aufzuzeichnen, darüber Belege zu erstellen und an den Kunden auszugeben. Zudem müssen die Transaktionen unter Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) signiert und unveränderlich in einem elektronischen Aufzeichnungssystem protokolliert werden. Die Signatur muss zur Nachverfolgbarkeit auf den Beleg aufgedruckt werden. Dies erfolgt in Form eines QR-Codes.
Durch die Nutzung der TSE von fiskaly (Deutschland), bzw. Primesign (Österreich) gibt es eine vollintegrierte Lösung und die Zertifikate werden Ihrem Hotel automatisch zugeordnet.
Was muss im Hotel beachtet werden?
Wann wird kein Beleg erstellt?
- Wenn die Zahlung vor der Aktivierung Ihrer TSE getätigt wurde.
- Die Zahlung wurde durch eine App vorgenommen, welche ihre eigene Fiskalisierung vornimmt. Besonders bei POS-Apps ist es wichtig, mit der App zu prüfen, ob sie Belege erstellt. Wenn ja, muss Apaleo informiert werden, um die Fiskalisierung für diese App zu deaktivieren und eine doppelte Fiskalisierung zu vermeiden.
- Die Zahlung wurde per Bank Transfer/AirBnb/Debitorenrechnung/PayPal/Einzug der Zahlung durch Booking.com getätigt.
- Die Zahlung wurde über das Zahlungskonto aus der Reservierung/Buchung vorgenommen (also nicht über das Zahlungsterminal).
Der Grund dafür ist, dass nur Zahlungen, die vor Ort getätigt werden auch fiskalisiert werden müssen, hierzu zählen:
- Gast zahlt bar im Hotel.
- Gast zahlt per Kartenzahlung am Zahlungsterminal im Hotel.
- Gast zahlt per Kartenzahlung am Check-In Kiosk im Hotel.
In Apaleo ist die Belegerstellung folgendermaßen dargestellt:
- Öffnen Sie das Reservierungsfolio, fügen Sie eine Zahlung hinzu und markieren Sie die Transaktionen, die bezahlt werden sollen.
- Sobald Sie das Hinzufügen der Zahlung bestätigen, prüft Apaleo ob ein Beleg erstellt werden muss und erstellt diesen falls nötig automatisch.
- Der Beleg wird dann unterhalb der Zahlung angezeigt. Sie können den Beleg herunterladen, ausdrucken und dem Gast aushändigen.
- Der Beleg am Beispiel unseres Apaleo Test Hotels sieht wie folgt aus und enthält einen QR Code:
Stand: April 2024