Vorauszahlungen für Gruppen verbuchen – Apaleo Help Center

Sollten Sie eine Vorauszahlung für eine Buchung erhalten, können Sie diese momentan folgendermaßen verbuchen:

Vorbereitung: Schritt 1 - Erstellen Sie ein eigenes Unterkonto für bessere Auswertung und Transparenz

Gehen Sie zu Einstellungen > Finanzen > Unterkonten.
Im dritten Abschnitt "Andere" fügen Sie nun ein Konto hinzu und benennen Sie es zum Beispiel VORZGR (Code) und Vorauszahlung Gruppe (Name).

Klicken Sie auf Raten > Extras & Services > +Neuer Service.
Geben Sie einen Code ein, der weitere Informationen gibt, z.B. DEPOSITGR.
Setzen Sie eine detaillierte Beschreibung ein.
Setzen Sie den Standardpreis auf 1 Euro, diesen können Sie beim Anlegen im Folio jederzeit bearbeiten.
Besprechen Sie den Accounting-Teil am besten mit Ihrem Buchhalter. Hier sollte das entsprechende Finanzkonto und MwSt.-Satz gewählt werden.
Wählen Sie das Unterkonto, das Sie für diesen Zweck angelegt haben!

Prepayment group GER.gif

Öffnen Sie die entsprechende Buchung und gehen Sie in das betroffene Buchungs-Folio.
Öffnen Sie nun ein zusätzliches Folio indem Sie auf klicken. Der Grund für dieses Vorgehen ist, dass am Ende ein "sauberes" Folio für die Rechnungserstellung übrig bleibt.
In diesem neuen Folio gehen Sie auf und wählen Leistung > Deposit Gruppe (vorher erstellter Service).
Im selben (neuen) Folio fügen Sie nun die Vorauszahlung hinzu, indem Sie auf klicken > Zahlung.

Nun haben Sie erfolgreich die Vorauszahlung mit Datum und Zahlungsart verbucht. Falls gewünscht, erstellen Sie nun eine Vorausrechnung in Apaleo.
Vor Abreise der Gäste werden Sie dann die finale Rechnung erstellen, falls diese gewünscht ist.
Bitte beachten Sie: Der Betrag aller Zahlungen in einem Folio darf nie höher als der Betrag/die Summe aller Leistungen sein.
Letzter Schritt: Erstatten Sie die fiktive "Deposit-Leistung", die Sie einzig und alleine gebucht haben, um die Vorauszahlung zu verbuchen.