In diesem Leitfaden:
Der Unterschied zwischen dem Bucher und dem Gast
Reservierungen
Allgemein
Gäste
Reisedaten
Extras
Folio und Rechnungen
Reservierungsliste
Reservierungswarnungen
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem Preis und dem Saldo in einer Reservierung?
Wann kann ich keine Extras ändern oder hinzufügen?
Wie kann ich Gastprofile bearbeiten?
Wie drucke ich Meldeschein in Massen?
Buchungen
Eine Buchung ist der Behälter für mehrere Reservierungen, die folgendes enthält:
- die Liste aller Reservierungen in der Buchung
- Informationen über die Person, die die Buchung gemacht hat ("Bucher")
- das als Garantie eingegebene oder zur Zahlung verwendete Zahlungskonto
- ein Buchungsfolio
- alle erstellten Rechnungen des Buchungsfolios
Reservierungen können nach Datum und Zimmertyp variieren. Die Reservierungen können für unterschiedliche Daten und Zimmertypen sein. Zum Beispiel könnten Sie eine Buchung für zwei Doppelzimmer von Montag bis Freitag, ein Einzelzimmer von Sonntag bis Freitag und einen Konferenzraum für Dienstag bis Freitag machen.
Der Unterschied zwischen dem Bucher und dem Gast in einer Reservierung
Der Bucher ist die Person, die die Buchung macht, während der Gast die Person ist, die tatsächlich im Hotel übernachtet. Es ist wichtig, während des Buchungsprozesses zwischen diesen Rollen zu unterscheiden, um Genauigkeit zu gewährleisten und Personalisierung zu ermöglichen.
Wenn Sie eine Direktbuchung in Apaleo erstellen, können Sie zwischen dem Bucher und dem Gast unterscheiden, während Sie die Buchung und die Reservierung erstellen. Wie im Bild unten gezeigt, geben Sie zuerst die Details des Gastes ein, dann die Details des Buchers (Wenn der Bucher und der Gast dieselbe Person sind, dann können Sie "Vom Hauptgast kopieren" auswählen). Nachdem Sie die Buchung erstellt haben, wird der Name des Buchers oben auf der Buchung und der Name des Gastes in der Reservierung angezeigt.
Reservierungen
Allgemein
Der Abschnitt 'Allgemein' gibt Ihnen Zugang zu allen Reservierungsaktionen wie Einchecken, Stornieren, Auschecken usw. Er zeigt Ihnen auch die wichtigsten Informationen über die Reservierung, und ermöglicht die Verwaltung des Zahlungskontos und des Reservierungskommentars. Sie können auch einige grundlegende Informationen über den Bucher sehen und direkt zur Buchung springen.
Nicht alle Aktionen sind immer verfügbar. Zum Beispiel können Sie nur einchecken, wenn die Reservierung bestätigt und die Ankunft heute ist. Einige Funktionen, wie das Drucken des Meldescheins, sind nur in bestimmten Ländern verfügbar.
Gäste
Eine Reservierung hat einen Hauptgast, dessen Angaben obligatorisch hinzuzufügen sind. Sie können auch mehr Informationen über alle anderen Gäste, Erwachsene oder Kinder, hinzufügen.
Wenn Sie einen Gast bearbeiten, können Sie auch die Gastdaten aus anderen Reservierungen suchen und kopieren.
Reisedaten
Im Abschnitt Reisedaten können Sie die Daten einer Reservierung sehen und ändern, einschließlich:
- Anzahl der Personen
- Ratenplan oder Kategorie (Zimmertyp)
- Aufenthaltsdaten
- Preise
Erfahren Sie hier, wie Sie dies tun: Ändern der Aufenthaltsdetails.
Extras
Im Tab Extras können Sie die zusätzlichen Leistungen der Reservierung sehen und bearbeiten.
Folios und Rechnungen
Weitere Informationen darüber, wie Sie Gebühren, Zahlungen oder Rechnungen verwalten, finden Sie im Abschnitt Folios und Rechnungen.
Reservierungsliste
Diese Liste zeigt alle Reservierungen mit Filtern, um die Suche nach verschiedenen Kriterien einzugrenzen, einschließlich Gast- oder Firmenname und Buchungs-ID.
Reservierungswarnungen
Reservierungen mit fehlenden Daten oder Abweichungen von den festgelegten Regeln erhalten Warnungen. Sie können eine Warnung entfernen, nachdem Sie das Problem behoben haben.
Wenn es Warnungen für eine der Reservierungen in Ihrer Unterkunft gibt, wird dies in der Reservierungsliste angezeigt. Sie können den Schnellfilter "Nur Warnungen anzeigen" verwenden, um die Reservierungen mit Warnungen anzuzeigen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen dem Preis und dem Saldo in einer Reservierung?
Der Preis ist alles, was mit der Reservierung gebucht wurde. Zimmerpreis, zusätzliche Leistungen, jedoch ohne Kurtaxe. Es ist der Betrag, der dem Bucher angezeigt wurde, als er die Buchung vornahm.
Wenn Sie manuell Gebühren für einen Netzadapter oder die Getränke an der Bar hinzufügen, sind diese nicht im Preis enthalten, sondern ändern den Saldo. Der Saldo ist der gesamte Betrag, den der Gast Ihnen schuldet - oder manchmal der Betrag, den Sie dem Gast schulden. Wenn der Saldo negativ ist und rot erscheint, dann schuldet der Gast Ihnen noch Geld. Andernfalls hat er alles bezahlt oder sogar zu viel.
Wann kann ich keine Extras ändern oder hinzufügen?
Hier sind einige Fälle, in denen Sie keine Extras ändern oder hinzufügen können:
- Das Geschäftsdatum der Leistung liegt in der Vergangenheit.
- Sie haben den Button "Alle offenen Gebühren buchen" auf dem Folio angeklickt
- Die Leistung, die Sie hinzufügen möchten, ist bereits im Ratenplan enthalten
Wie kann ich Gastprofile bearbeiten?
Apaleo führt keine einzelnen Gastprofile. Stattdessen speichert es die Gastinformationen nur im Kontext einer Reservierung. Wenn zum Beispiel der Gast Peter Pan zwei Reservierungen hat, werden zwei Profile erstellt. Wenn Sie 360-Grad-Profile erstellen möchten, die Sie für die Kundensegmentierung oder Marketingkommunikation verwenden können, dann müssen Sie eine Drittanbieteranwendung zu Ihrem Apaleo-Konto hinzufügen.
Wie drucke ich Meldescheine in Massen?
In der Reservierungsliste klicken Sie auf den Button "Meldeschein drucken".
Ich kann keine Reservierung erstellen, obwohl ich noch verfügbare Zimmer habe?
Überprüfen Sie Ihre Ratenpläne. Haben Sie vielleicht Restriktionen, wie beispielsweise eine minimale Vorausbuchungsfrist? Dann werden keine Angebote angezeigt.
Dies können Sie allerdings umgehen, indem Sie auf 'Nicht buchbare Angebote anzeigen' klicken.