Buchungen
Eine Buchung bündelt mehrere Reservierungen. Sie enthält Informationen über den Buchenden und optional das Zahlungskonto, mit dem alle Reservierungen beim Anlegen garantiert oder bezahlt wurden. Eine Buchung kann Reservierungen für jede Art von Einheiten enthalten. So können Sie auch Ihre Parkplätze als Einheiten definieren und dann zu einer Buchung eine Reservierung für einen Parkplatz hinzufügen.
Sie können die Buchungsdetails aus der Reservierung heraus erreichen und werden nach dem Anlegen einer neuen Buchung auf die Buchung weitergeleitet.
Wenn Sie eine Buchung öffnen, sehen Sie die Liste aller Reservierungen, die in dieser Buchung enthalten sind. Im Header erhalten Sie die Zusammenfassung aller Reservierungen, also die früheste Ankunft und die späteste Abreise einer Reservierung in dieser Buchung. Der Preis und der Saldo werden auch für alle Reservierungen dieser Buchung aufsummiert.
Wie in der Reservierungsliste haben Sie auch hier alle Aktionen zur Verfügung, so dass Sie entweder alle Gäste einchecken oder die Meldescheine für alle Gäste derselben Buchung ausdrucken können.
In den anderen Registerkarten können Sie die Angaben zum Buchenden bearbeiten und das Zahlungskonto für die Buchung hinzufügen oder ersetzen.
Reservierungen
Gäste
Reisedaten
Extras
Rechnungen und Folios
Reservierungsliste
Zimmerplan
Warnungen für Reservierungen
Eine Reservierung in apaleo gilt immer für einen Raum (Einheit). Reservierungen können Teil einer Buchung für mehrere Zimmer (Einheiten) oder sogar einer Gruppenbuchung sein.
Wenn Sie eine Reservierung öffnen, sehen Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Die grundlegenden Daten sind immer in der Kopfzeile sichtbar, unabhängig davon, in welchem Bereich Sie sich befinden: Ankunft, Abreise, Status der Reservierung und des Zimmers sowie Preis und der Saldo.
Preis? Saldo?
Der Preis zeigt Ihnen den Gesamtpreis von allem, was bei der Reservierung gebucht wurde. Zimmerpreis, Zusatzleistungen, allerdings exklusive Kurtaxe. Betrachten Sie es als den Betrag, der dem Bucher angezeigt wurde, als er diese Buchung vorgenommen hat.
Wenn Sie manuell Leistungen für ein Netzteil oder die Getränke an der Bar aufbuchen, sind diese nicht im Preis enthalten, sondern beeinflussen nur den Saldo. Der Saldo ist das gesamte Geld, das der Gast Ihnen schuldet - oder manchmal das Geld, das Sie dem Gast schulden. Wenn der Saldo negativ ist und rot angezeigt wird, dann schuldet Ihnen der Gast noch Geld. Ansonsten hat er alles oder sogar zu viel bezahlt.
Allgemein
Der allgemeine Bereich bietet Ihnen Zugriff auf alle Reservierungsaktionen wie Check-in, Storno, Check-out etc. Es zeigt Ihnen auch die wichtigsten Informationen über die Reservierung, ermöglicht Ihnen die Verwaltung des Zahlungskontos und des Reservierungskommentars. Sie können diesen Kommentar ändern und Notizen hinzufügen, die Ihnen und Ihrem Team helfen, Informationen über den Gast oder die Reservierung mitzuteilen.
Nicht alle Aktionen sind immer verfügbar. Beispielsweise können Sie eine Reservierung nur dann einchecken, wenn sie Confirmed ist und die Ankunft heute ist. Dies hilft Ihnen keine unbeabsichtigen Aktionen auszuführen. Einige Funktionen wie der Druck des Meldescheins sind nur in bestimmten Ländern verfügbar.
Gäste
Eine Reservierung hat einen Hauptgast, der verpflichtend zu erfassen ist. Sie können auch weitere Informationen über alle anderen Gäste, Erwachsene oder Kinder hinzufügen. Warum die Daten eingeben, wenn sie nicht obligatorisch sind? Nun, Sie können die anderen Gästen unter Verwendung ihres Namens ansprechen und müssen sie nicht mit "Hallo, Herr Bucher plus eins" begrüßen. Es macht auch Ihre Berichte genauer. Stellen Sie sich vor, der Hauptgast ist Italiener, und der zweite Gast ist Franzose. Wenn Sie den zweiten Gast nicht angeben, werden in den Berichten zwei Personen aus Italien erscheinen.
Wenn Sie die Informationen für einen Gast bearbeiten, können Sie auch die Gästedaten aus anderen Reservierungen nachschlagen und kopieren. apaleo besitzt keine einzelnen Gästeprofile, sondern speichert die Gästedaten nur im Rahmen einer Reservierung. Wenn Sie 360-Grad-Profile erstellen möchten, die Sie für die Kundensegmentierung oder Marketingkommunikation verwenden können, sollten Sie überlegen, ein CRM mit Ihrem apaleo-Konto zu verbinden.
Reisedaten
Im Bereich Reisedaten können Sie die folgenden Aufenthaltsdaten zu der Reservierung einsehen und auch ändern:
- Personenzahl
- Ratenplan oder Zimmerkategorie
- Preise
Erfahren Sie in diesem Leitfaden alles darüber, wie Sie diese Informationen anpassen können: Änderung der Aufenthaltsdaten.
Extras
Im Bereich Extras können Sie die gebuchten Zusatzleistungen einsehen, ändern und neue Zusatzleistungen buchen.
Gebuchte Leistungen können gelöscht werden solange das Service Datum nicht in der Vergangenheit liegt.
Sie können eine Leistung hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Service hinzufügen klicken. Standardmäßig wird die Leistung für den gesamten Aufenthalt und für die von der Konfiguration des Extras abhängige Menge gebucht. Da es sich bei dem High-Speed WLAN um einen Zusatzleistung handelt, welche pro Zimmer berechnet wird, wird die Leistung im folgenden Beispiel einmal pro Tag für den gesamten Aufenthalt angeboten.
Wenn Sie eine Leistung aufbuchen, dann können Sie die Anzahl und den Preis anpassen. Beispielsweise könnten Sie das High-Speed WLAN nur für einen spezifischen Tag für einen speziellen Preis verkaufen.
Rechnungen und Folios
Sie suchen weitere Informationen zum manuellen Aufbuchen von Leistungen, Zahlungen oder zum Erstellen und Korrigieren von Rechnungen? Dann sollten Sie die Anleitungen im Abschnitt Rechnungen und Folios lesen.
Zimmerplan
Wenn Sie eine Reservierung erstellen, ist diese auf dem Zimmerplan als nicht zugewiesene Reservierung zu sehen. Klicken Sie auf die Reservierung. Nun werden Sie im Zimmerplan nur die Zimmer sehen, die Teil der gebuchten Kategorie sind. Sie können nach Kategorien und Attributen filtern und Ihren Gästen das perfekte Zimmer zuweisen.
Reservierungsliste
Die Reservierungsliste enthält eine vollständige Liste aller Reservierungen für das ausgewählte Hotel. Mithilfe leistungsstarker Filterfunktionen können Sie Reservierungen identifizieren, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, oder nach bestimmten Gästen suchen.
Sie können die Reservierungen nach mehreren Kriterien filtern, um die Ansicht zu erstellen, die am besten zu dem Job passt, den Sie ausführen möchten. Standardmäßig zeigt die Reservierungsliste alle Reservierungen im Status Confirmed oder In House an. Eingestellte Filter können durch Anklicken des x oder durch Verwenden von Zurücksetzen entfernt werden.
Im Suchfeld finden Sie Reservierungen, bei denen der Gast- oder Firmenname, der Zimmername, die interne Buchungsnummer von apaleo oder die externe Buchungsnummer aus dem CRS, dem Online Portal, GDS, OBT oder dem Channel-Manager den Suchtext enthält. Die Liste wird während der Eingabe sofort aktualisiert.
Warnungen für Reservierungen
Einige Reservierungen bedürfen besonderer Aufmerksamkeit, da Daten fehlen oder Regeln nicht eingehalten wurden. Solche Reservierungen werden entsprechend gekennzeichnet, so dass Ausnahmefälle leichter zu erkennen sind.
Wenn es Warnungen für eine der Reservierungen in Ihrem Haus gibt, wird dies in der Reservierungsliste angezeigt. Durch Nutzung des Schnellfilters Nur Warnungen anzeigen wird die Reservierungsliste gefiltert, um nur die Reservierungen mit Warnungen anzuzeigen.
Warnungen werden nach Kategorien gruppiert und eine Reservierung kann mehrere Warnungen gleichzeitig enthalten. Sobald Sie die Ursache für die Warnungen behoben haben und diese Reservierung nicht mehr in der Liste der Warnungen erscheinen soll, können Sie einfach alle Warnungen entfernen.