Ihr Tagesgeschäft aus Ihrem alten PMS kann in apaleo übertragen werden.
Reservierungen, die in Ihrem alten PMS erstellt und noch nicht eingecheckt wurden, sind dadurch in apaleo verfügbar und können hier bearbeitet werden.
Dafür brauchen wir von Ihnen ein Datenexport, der alle bestätigten Reservierungen enthält, die nach Ihrem geplanten Go-Live Datum mit apaleo eingecheckt werden sollen. Dieses Dokument muss im CSV Format sein (kein PDF, kein Excel, keine Datenbankdumps, etc.) mit Zeichenverschlüsselung UTF-8. Pro Reservierung darf genau EINE Datenreihe EINE Reservierung beschreiben, mit den im Folgenden beschriebenen Datenfeldern.
Reservierungen, die VOR dem Live-Gang mit apaleo einchecken und NACH dem Live-Gang auschecken, werden in Ihrem alten PMS vollständig abgehandelt, das heißt sie werden nicht in apaleo importiert.
Wir können die folgenden Felder importieren. Die Felder betreffen jede einzelne Reservierung und den dazugehörigen Hauptgast:
| Feld | Verpflichtend | Beschreibung |
| PropertyCode | Ja |
Der apaleo Code für das Hotel zu dem die Reservierung gehört. Sie finden den Code für jedes Hotel Ihres Accounts in den Hotel Einstellungen. Eine Import-Datei kann Reservierungen für mehrere Hotels Ihrer Kette enthalten. |
| OldReservationID |
Reservierungs-Bestätigungs-Nummer aus Ihrem alten PMS |
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| FirstName | Vorname des Gastes | |
| LastName | Ja | Nachname des Gastes |
| Email des Gastes | ||
| Phone | Telefonnummer des Gastes | |
| NationalityCode | ISO Code der Nationalität des Gastes (z.B. GB, DE, US) | |
| AddressLine1 | Adresse des Gastes | |
| AddressLine2 | Adresse des Gastes | |
| PostalCode | Postleitzahl des Gastes | |
| City | Stadt des Gastes | |
| CountryCode | ISO Code für Land des Gastes (z.B. GB, DE, US) | |
| RoomNumber | Zimmernummer, wenn ein Zimmer zur Reservierung zugewiesen wurde, wenn nicht, Feld freilassen. | |
| Old Room Type | Ja | Zimmerkategorie (z.B. SGL, DBL, Junior Suite) |
| Old Rate Code | Ja |
Code (oder einmaliger Name) der Rate (z.B. NonRef, Weekend Special, Corporate1) |
| apaleo RateID | Ja |
Zu entnehmen aus der URL des Ratenplans - siehe Beispiel in Excel-Datei |
|
Channel |
Ja | Buchungskanal (Optionen: ChannelManager, Ibe, Direct oder Booking.com) |
| MarketSegmentId | \ |
Marktsegment-ID, die der Reservierung zugewiesen wurde |
| Source | Nur wenn Kanal ChannelManager ist |
Herkunft der Buchung (Agoda, Airbnb, Booking.com, DIRS21 Direct Booking, WindsurferCRS, Expedia, eZee Cebtrix, Google Hotel Finder, Hotelde, HotelTonight, HRS, Synxis, Travelport, Hotels.com, Expedia Affiliate Network, Egencia, Travelocity, Orbitz, Wotif, Hotwire, CheapTickets, ebookers, MrJet, Lastminute.au, American Express Travel, Amex The Hotel Collection, Amex FINE HOTELS AND RESORTS, Logismanager, Cubilis IBE, Maxmind, GDS - Reconline, Tomas, Brussels Booking Desk, TripAdvisor, i-Escape, Triptwin, HNS OnePageBooking, HomeLike, Accomodo, Apartmentservice, Wunderflats, Andere) |
| ExternalCode |
Buchungs-ID von den OTAs (wie von Booking.com). Diese IDs sollten importiert werden, ansonsten können nach der Umstellung des PMS, Änderungen an den Reservierungen von den OTAs nicht mit den entsprechenden Reservierungen in apaleo synchronisiert werden. |
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| Arrival | Ja |
Ankunftsdatum im Format JJJJ-MM-TT (z.B. 2019-06-18) |
| Departure | Ja | Abreisedatum im Format JJJJ-MM-TT (z.B. 2019-06-19) |
| Adults | Ja | Anzahl Erwachsene |
| Children | Anzahl Kinder | |
| PricePerNight | Ja | Durchschnittlicher Bruttopreis pro Nacht in der Währung des Hotels für alle Gäste (Erwachsene, Kinder) inklusive aller Extras und MwSt; exklusive der City Tax. |
| Comment1 | Ein Freitext Kommentar (z.B. Gäste-Präferenzen, Aufgaben/ Anweisungen, andere Informationen, die Sie gerne übernehmen wollen) | |
| Comment2 | Weitere Freitext Kommentare | |
| Comment3 | Weitere Freitext Kommentare |
Der Erfolg einer Datenmigration hängt vollständig von der Qualität Ihrer ursprünglichen Daten ab, die Sie in Ihrem Hotel und aktuellen PMS haben. Daher ist es wichtig, dass ein Beispiel-Export aus Ihrem aktuellen System, in dem sich Ihre Daten befinden, durchgeführt und überprüft wird.
Eine Datenmigration ist meistens erst dann sinnvoll, wenn Sie mehrere hundert oder tausende Reservierungen haben. Abhängig von der Anzahl an Reservierungen, macht es manchmal auch Sinn die Reservierungen manuell zu übertragen (durchschnittlich dauert dies 2 Minuten pro Reservierung).
Schritte:
- Kontaktieren Sie bitte den Support von ihrem aktuellen PMS oder exportieren Sie die Reservierungen aus Ihrem alten PMS.
- Füllen Sie die Reservierungsdaten in die Excel-Tabelle ein, die Sie unten angehängt finden.
- Schicken Sie uns bitte diese Datei zur Prüfung.
- Wir laden die Reservierungen in Ihren apaleo Account an dem Tag Ihres Livegangs mit apaleo hoch.
Vorsicht: Stellen Sie bitte sicher, dass Sie jede Art von automatisierter Gäste-Kommunikation ausschalten, bevor die Reservierungen importiert werden. Ansonsten erhalten die Gäste eventuell die Kommunikation doppelt!