Übersicht über Rollen & Zugriffsrechte
Wenn Sie einen neuen Benutzer einladen oder einen bestehenden bearbeiten, haben Sie einen Überblick über alle Rollen und Zugriffsrechte. Auf diese Weise wissen Sie genau, welche Berechtigungen Sie Benutzern erteilen, wenn Sie bestimmte Rollen zuweisen.
Account Admin
Wenn Sie einen apaleo-Account erstellen, sind Sie automatisch Account-Admin. Als Admin kann man absolut alles machen. "Alles" ist aber ein bisschen viel für die tägliche Arbeit. Der Account Admin ist der einzige Nutzer, der andere Benutzer erstellen und deaktivieren kann, was ihm natürlich alle Möglichkeiten und Rechte gibt.
Deswegen gibt es in apaleo mehrere spezialisierte Rollen, und wir empfehlen jedem Nutzer in Ihrem Hotel die richtige zuzuordnen.
Property Admin
Property-Admin ist beinahe das selbe wie der Account-Admin, nur beschränkt auf ein Hotel. Diese Rolle ist gut für General Managers oder Ihren internen apaleo-Support. Zugriff auf alles macht es schneller, mal eben jemandem weiterzuhelfen. Auch aus der Zentrale oder von zu Hause.
Frontdesk und Reservation-Manager
Die beiden wichtigsten Rollen in Ihrem Hotel (sorry, Manager!) - Sie checken Gäste ein und aus, kümmern sich um Wünsche und Fragen, und tun alles damit Ihre Gäste eine gute Zeit haben. Für diese Rollen ist unser Fokus die Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Dazu gehört alles komplizierte zu verstecken, und komplexere Aktionen nur für den Reservation Manager zugänglich zu machen. Damit die normalen Frontdesk-Mitarbeiter weniger Fehler machen können.
Es gibt den Senior-Reservation-Manager, und Junior-Frontdesk. Beide arbeiten hauptsächlich mit Reservierungen, haben aber verschiedene Zugriffsrechte. Generell kann nur der Manager "gefährliche" Aktionen ausführen, die man nicht so einfach wieder reparieren kann:
- Reservierungen stornieren und auf No-Show setzen
- Trotz Ratenplan- oder Verfügbarkeits-Restriktionen buchen
- Preise ändern und Stornos buchen
- Manuell definierte Leistungen auf das Folio buchen
- Automatisierungs-Einstellungen für Check-in, Check-out und Night-Audit ändern
Frontdesk und Reservation-Manager haben auch Zugriff auf einige Berichte:
- Kassenbericht
- Bestellte Services und Extras
- Anzahl Nächte und Gast-Statistiken (nur Manager)
Sie können die Rollen jederzeit ändern. Damit kann ein neuer Mitarbeiter erstmal als Frontdesk anfangen, und nach dem Training zum Reservation-Manager wechseln.
Housekeeping
Wussten Sie schon, dass apaleo auch super ist für einfaches Housekeeping? Laden Sie Ihr Housekeeping-Team zu apaleo ein. Damit haben sie Zugriff auf die Housekeeping-Liste, und die bestellten Services und Extras. Die sind hilfreich um zu sehen, welcher Gast ein extra-flauschiges Kissen bestellt hat. Dann kann Housekeeping das gleich aufs Zimmer bringen.
Revenue-Manager
Für den Revenue-Manager geht's ums Geld. Welcher Channel bringt am meisten Gäste und Umsatz? Wie sieht die Verfügbarkeit für nächsten Monat aus? Sind die Preise alle okay? Muss ein Deal mit einer Firma nochmal nachverhandelt werden? Wie strukturiere ich das Inventar am besten?
Die Hauptbereiche für Revenue-Manager sind Berichte und Ratenpläne, und ab und an auch Inventar und die Reservierungs-Liste. Mit den zahlreichen Filtern kann man dort weitere wichtige Berichte und Zahlen bekommen.
Accountant
Zahlen sind ihr Ding. Ihr Job ist es dafür zu sorgen, dass alle Umsätze, Steuern und Zahlungen korrekt in der Buchhaltung landen und an die Behörden weitergegeben werden. Weil das alles so kompliziert ist, haben nur die Accountants und Admins Zugriff auf diesen Bereich in apaleo.
Ab und zu ist es hilfreich zu sehen, warum denn was in den Büchern steht. Daher haben Mitarbeiter mit dieser Rolle auch Zugriff auf die Reservierungen und Folios. Sie können aber dort nur lesen, nichts ändern.
Für Multi-Tasker
Ihr Buchhalter reinigt auch noch Zimmer? Der neue Junior Frontdesk ist ein großartiger Revenue-Manager? Kein Problem, denn Sie können einem Mitarbeiter mehr als nur eine Rolle zuweisen. Und sogar unterschiedliche Rollen in verschiedenen Hotels.
Zugriffsrechte bearbeiten oder User deaktivieren
Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit einen User zu deaktivieren oder die Zugriffsrechte zu bearbeiten, wenn z.B. ein Kollege befördert wird oder die Abteilung wechselt. Hierzu benutzen Sie die drei Punkte rechts neben der User ID und klicken entweder Bearbeiten oder Deaktivieren.
Ein Account Admin kann nur auf Account Level deaktiviert werden.
