Mit Hilfe von zusätzlichen Folios für eine Reservierung können Sie Rechnungen für mehrere verschiedene Rechnungsempfänger erstellen. Dieser Artikel zeigt an drei Beispielen, wie das geht - so dass selbst die Buchhaltung damit glücklich ist.
Minibar privat bezahlen
Bei Geschäftsreisen bezahlt die Firma oft Übernachtung und Frühstück, aber Minibar und andere Leistungen müssen privat bezahlt werden. Deswegen möchten Gäste häufig getrennte Rechnungen.
Wenn Sie schon bei Anreise des Gastes wissen, dass eine getrennte Rechnung gewünscht wird, können Sie gleich ein zweites Folio anlegen. Wählen Sie die Reservierung aus, und klicken Sie im Bereich Folio auf + Neues Folio. Alle zusätzlichen Buchungen kommen auf dieses neue Folio. Wenn Sie aus Versehen auf das Hauptfolio buchen, ist das auch kein Problem. Direkt gebuchte Leistungen können auf andere Folios verschoben werden.
Wenn der Gast erst beim Check-Out sagt, dass die Minibar auf eine getrennte Rechnung soll, muss das zweite Folio erstellt werden, bevor die Rechnung gedruckt wird. Gehen Sie am besten gemeinsam mit dem Gast über das Folio, und schieben die Leistungen die privat bezahlt werden sollen auf das neue Folio.
Geschäftsreise mit dem Partner
In diesem Beispiel hat ein Gast ein Einzelzimmer für eine Geschäftsreise gebucht, aber der Partner kommt mit. Alle zusätzlichen Leistungen, auch das Upgrade auf ein Doppelzimmer, sollen nicht auf der Firmenrechnung stehen.
Damit für die Buchhaltung nachvollziehbar ist, warum neben der normalen Reservierung noch weitere Leistungen verbucht werden, müssen Sie dies dokumentieren. Am einfachsten fügen Sie einen Kommentar an die Reservierung an. Sie können auch einen getrennte Bestätigung für den Gast ausstellen, allerdings nicht mit apaleo.
Erstellen Sie jetzt ein zweites Folio, auf das das Upgrade, zweites Frühstück, und alle weiteren zusätzlichen Leistungen gebucht werden.
Rechnungen prüfen
Folios können zu jeder Zeit hinzugefügt werden, und Leistungen können zwischen Folios hin- und hergeschoben werden. Besonders bei längeren Aufenthalten oder komplizierten Wünschen zur Aufteilungen kann es schnell zu Fehlern kommen.