apaleo erstellt für jede Reservierung ein Folio, in welchem Sie die (zu erbringenden) Leistungen und Zahlungen der Reservierungen finden. Zusätzliche Leistungen können von Hand auf das Folio gebucht werden.
Leistungen für den kompletten Reservierungszeitraum hinzufügen
Wenn der Gast noch nicht im Haus ist (Status confirmed), kann man neue Extras und Leistungen hinzufügen. Wählen Sie die Reservierung aus, die geändert werden soll, und klicken Sie im Punkt Extras auf + Services hinzufügen. Wenn der Button nicht da ist, sind keine Services und Extras für das Hotel konfiguriert. Anleitung: Services anlegen.
Wählen sie alle Extras aus und speichern Sie mit Extras bestätigen. Die gewählten Extras werden für jeden einzelnen Tag der Reservierung hinzugefügt. Beispiele sind Frühstück, Parkplatz oder Haustier-Unterbringung.
Reservierung und Folio haben jetzt beide die zusätzlichen Extras. Auf die gleiche Art können Sie Extras entfernen.
Leistungen hinzufügen
Leistungen wie zum Beispiel Getränke aus der Minibar oder Flughafen-Transfer, können Sie direkt auf das Folio buchen. Klicken Sie im Bereich Folio auf + Hinzufügen -> Leistung, und wählen Sie eine Leistung oder einen Artikel aus der Liste aus. Wenn die Liste leer ist, wurden keine Leistungen und Extras konfiguriert. Anleitung: Services anlegen.
Um mehrere Services gleichzeitig hinzuzufügen, müssen Sie die Menge aktualisieren. Diese Option ist für Services verfügbar, die bereits konfiguriert wurden.
Wenn die Leistung oder der Artikel den Sie buchen möchten nicht in der Liste auftaucht, können Sie ihn manuell eingeben. Achten Sie darauf, dass Service- und Mehrwertsteuer-Typ richtig sind. Wenn Sie die Werte dafür nicht wissen, wählen Sie 'Other' und 'Normal'.
Discounts und Storno
Leistungen können komplett oder auch teilweise storniert werden. Damit kann man Korrekturen vornehmen, zum Beispiel falls der Orangensaft aus Versehen auf dem Folio gelandet ist. Auch Rabatte können so gegeben werden, falls zum Beispiel die Zimmernachbarn zu laut waren. Finden Sie in der Liste der Leistungen die Leistung, die storniert werden soll, klicken Sie auf die drei Punkte rechts und auf Leistung erstatten.
Sie können auch einen Discount auf das Folio hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Aktionen und - Erstatten im Folio-Menü. Dies ist allerdings nicht zu empfehlen und man sollte unbedingt das Folgende beachten:
Leistungen verschieben
Leistungen können auch zwischen Folios hin- und hergeschoben werden. Man kann zum Beispiel einen Orangensaft, der auf Zimmer 1.2 gebucht war, auf Zimmer 2.1 oder den Haus-Account schieben. Oder ein Folio in mehrere aufteilen, bevor man die Rechnung erstellt. Um eine Leistung zu verschieben, klicken Sie auf Verschieben nach... und geben die Folio-Nummer ein, oder klicken Sie auf Auf Haus-Account verschieben.
Leistungen von einer anderen Reservierung holen
Neben dem Verschieben von einzelnen Leistungen kann man auch ganze Folios verschieben. Das ist hilfreich, wenn man mehrere Gäste hat, und einer alles bezahlt.
- Gehen Sie auf das Folio, aus dem die Rechnung erstellt werden soll
- Klicken Sie Hinzufügen, und wählen Sie Von Reservierung
- Suchen Sie nach Gast oder Zimmernummer, und wählen Sie dann die Folios aus, die verschoben werden sollen
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