Wie kann man Zahlungstransaktionslogs verwenden?
Dispute
Buchhaltung
Für Entwickler
Welche Informationen können in den Logs genutzt werden?
Die Zahlungstransaktionslogs werden für die Rollen Account Admin, Reservierung-Manager und Buchhalter von Accounts, die Apaleo Pay nutzen, verfügbar sein.
Spezifische Informationen einer Zahlungstransaktion, inklusive Informationen über die Sicherheit einer Transaktion oder Disputes, werden Ihrem Team angezeigt. Außerdem erhalten Rezeptionisten und Reservierungs-Manager direkten Zugriff auf Refund Letter, falls ein Gast eine schriftliche Bestätigung der Erstattung anfragt.
Die Transaktionslogs können in der Account- und der Hotelebene unter Zahlungsverarbeitung > Transaktionen gefunden werden:
Sobald Sie eine Transaktion öffnen, werden verschiedene Reiter mit weiteren Informationen zur Transaktion angezeigt:
- Status der Transaktion, z.B. Authorisiert, Settled, Erstattet
- Betrag (Ursprünglicher Betrag der Transaktion)
- Saldo (Momentaner Betrag, z.B. nach einer Teilerstattung)
- Erstellungsdatum
- Zahlungsmethode, z.B. Mastercard, Visa, PayPal
- Interaktion des Zahlers, z.B. E-Commerce, Moto
- Name des Karteninhabers
- Hotel
- Liability Shift -> Wenn 3DSecure während des Zahlungsprozesses benötigt und vom Gast genutzt wird, sind Sie nicht für Chargebacks haftbar. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Guide: 3DSecure oder klicken Sie auf das Info-Symbol in Apaleo.
Wie kann man Zahlungstransaktionslogs verwenden?
Informationen zu Reservierungen und Buchungen nach Zahlungsvorgängen finden
Wenn Sie eine Zahlung anhand des Namens des Karteninhabers, des Zahlungsverkehrsdienstleisters oder anderer spezifischer Informationen für einen Gast finden müssen, der Sie bittet, ihm bei der Abstimmung einer auf der Kartenabrechnung gefundenen Zahlung zu helfen, können Sie diese in den Protokollen der Zahlungstransaktionen finden. Von hier aus können Sie leicht in den Kontext der Reservierung oder Buchung navigieren.
Die gezeigte Reservierungs-ID ist immer die ID, auf deren Folio die Transaktion zuerst gebucht wurde. Wenn eine Zahlung auf ein anderes Folio verschoben wurde, sehen Sie dies in den Folioinformationen.
Wenn Sie auf die Transaktion klicken, finden Sie weitere Details, wie die Apaleo Reservierungs-ID oder das Hotel im Feld "Referenzen":
Dispute
Im Falle einer strittigen Zahlungstransaktion können Sie auch angekündigte oder offene Dispute finden, bei denen Sie tätig werden und Unterlagen hochladen müssen, um den Disput zu verteidigen.
Wenn ein Disput gerade erst eröffnet wurde, haben Sie noch folgende Möglichkeiten:
- Erstatten Sie den Betrag proaktiv, um die Chargeback-Gebühr zu reduzieren
- Kontaktieren Sie den Gast, um den Chargeback und involvierte Gebühren zu vermeiden
- Stornieren Sie die Reservierung vor dem Anreisedatum, damit Sie es an einen anderen Gast verkaufen können
Weitere Informationen zum Umgang mit und zur Vermeidung von Chargebacks haben wir hier zusammengestellt: Umgang mit Chargebacks.
Buchhaltung
Die Buchhaltung kann hier die Zahlungsverkehrsgebühren und die Aufschlüsselung nach Gebührenkategorien finden. Sie können Zahlungstransaktionen einfach exportieren, wobei die Zahlungsgebühren und die Gebühren für Dispute separat angezeigt werden. Filter bieten hier die Möglichkeit, beim Export nur bestimmte Informationen anzuzeigen:
Außerdem können Sie leicht herausfinden, in welchem Batch die Zahlung abgewickelt, erstattet oder eine Rückbuchung bearbeitet wurde, und den entsprechenden Settlement Batch direkt herunterladen:
Für Entwickler
Alle Events bezüglich Zahlungslebenszyklus und Zahlungsfluss sind als Webhooks (= Trigger) in make.com verfügbar und können zur Automatisierung von Zahlungs- und Abgleichungsprozessen verwendet werden.
Auch die Lebenszyklus- und Zahlungs-Events für Dispute sind als Webhooks oder Trigger in make.com verfügbar und können verwendet werden, um die richtigen Personen in Ihrer Organisation zu benachrichtigen oder einige der Prozesse zur Verteidigung von Disputen zu automatisieren. Verpassen Sie nie wieder einen offenen Dispute, nehmen Sie Kontakt zu Ihren Gästen auf, bevor der Disput zu einer Rückbuchung eskaliert, vermeiden Sie Rückbuchungsgebühren und verbessern Sie Ihren Ruf, indem Sie zeigen, dass Sie sich um Ihre Gäste und auch um Betrugsopfer kümmern.