Nachdem Sie sich erfolgreich bei Adyen Essentials angemeldet haben (der Benutzer muss vom Apaleo Team erstellt werden), erhalten Sie Zugriff auf weitere Option innerhalb Essentials. In diesem Guide erklären wir Ihnen die verschiedenen Menüpunkte und wie Sie diese nutzen können:
Home:
Im Home-Bereich erhalten Sie einen Überblick über die Nummer der Transaktionen und erhaltenen Zahlungen von heute/ der letzten 7 Tage oder der letzten 30 Tage:
Payments:
Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Transaktionen Ihres Merchant, wobei Sie verschiedene Filter setzen können, z.B. nach Datum, Zahlmethode oder dem Status der Zahlung. Generell werden immer alle Transaktionen der letzten 180 Tage angezeigt, falls Sie weitere Filter setzen möchten, geben Sie z.B. den Namen des Gastes, die Buchungs-ID ein oder nutzen Sie + More filters:
Falls Sie die gewünschte Zahlung gefunden haben, klicken Sie auf die Zahlung um weitere Informationen, wie den Namen des Karteninhabers oder den Status der Zahlung zu erhalten:
In der Übersicht sind Sie in der Lage die Transaktion zu erstatten (Achtung: Nicht empfohlen, da die Erstattung nicht in Apaleo importiert wird und Sie diese manuell in Apaleo aufbuchen müssten. Nutzen Sie deshalb immer die drei Punkte neben der Zahlung in Apaleo):
Die letzte Information in der Übersicht der Zahlung ist die Zahlungshistorie. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, dass die Zahlung erfolgreich verarbeitet wurde:
Received: Die Transaktion wurde registriert, z.B. durch Ihre IBE oder durch Ihr Kreditkartenterminal vor Ort.
Authorised: Die Transaktion wurde erfolgreich autorisiert und kann nun eingezogen werden.
SettledBulk: Die Zahlung wurde eingezogen und erfolgreich in Ihrem Merchant verarbeitet.
Andere mögliche Status:
SettleScheduled: Die Zahlung wird zurzeit bearbeitet, ist aber noch nicht finalisiert.
Cancelled: Die Zahlung wurde durch Sie oder den Karteninhaber storniert.
SettledExternally: Hauptsächlich bei AMEX oder PayPal-Zahlungen, bei denen Sie Ihre eigenen Setups nutzen, z.B. Ihre eigene AMEX Merchant ID. ApaleoPay löst die Zahlungen aus, die Auszahlung erfolgt aber durch AMEX oder PayPal direkt auf ihr Bankkonto.
Disputes:
Im Disputes-Bereich sehen Sie alle offenen Disputes, welche durch Gäste geöffnet wurden und womöglich zu Chargebacks führen können, wenn z.B. der Gast nach einem Refund fragt, da er nie in Ihrem Hotel übernachtet haben soll. Sie haben nun die Möglichkeit alle Disputes anzuschauen und diese gegebenenfalls zu verteidigen, z.B. mit dem Upload des unterschriebenen Meldescheins.
Damit Sie zu diesen Vorgängen sofort benachrichtigt werden, empfehlen wir Ihnen die Chargeback-Meldungen für Ihren Adyen-Benutzer zu aktivieren. Folgen Sie einfach diesem Guide um die Meldungen in Zukunft zu erhalten:
- Loggen Sie sich mit Ihrem Adyen-Benutzer ein.
- Bewegen Sie Ihre Maus auf den Punkt System messages im Menu links und wählen diesen aus:
- Aktivieren Sie nun die Chargeback Meldungen wie folgt und klicken Sie auf Save:
Finance (Berichte):
Aggregate Settlements:
Berichte, die manuell von Ihnen zum Thema Settlements erstellt wurden.
Statements:
Monatliche Übersicht von Transaktionen und Gebühren für Ihren Merchant.
Sales to payouts:
Sales gibt Ihnen eine Übersicht über erhaltene Zahlungen Ihrer Gäste (Sales) oder über erstattete Zahlungen (Refund) über einen bestimmten Zeitraum:
Wenn Sie auf ein spezifisches Datum klicken, erhalten Sie weitere Informationen, inklusive wann die Transaktionen ausbezahlt wurden und durch welches Settlement Batch:
Payouts gibt Ihnen eine Übersicht der ausbezahlten Beträge auf Ihr Bankkonto für einen spezifischen Zeitraum inklusive Details zu den entsprechenden Settlement Berichten:
Settlement details:
Gibt Ihnen eine Übersicht aller Settlement Berichte, die Sie aber ebenfalls direkt in Apaleo finden können und somit hier nicht nutzen müssen - achten Sie bitte darauf, dass das Format stets in .csv steht, ansonsten können die Settlement Berichte nicht in Apaleo importiert werden.
Interactive payment accounting:
Gibt Ihnen die Möglichkeit Berichte zu Änderungen oder Anpassungen con Transaktionsstatus zu erstellen.
Payout Accounts:
Zeigt Ihnen das zurzeit hinterlegte Bankkonto in Adyen, welches für Auszahlungen genutzt wird. Falls Sie dies ändern möchten, kontaktieren Sie gerne den Apaleo Support.
Pay by Link:
Themes:
Personalisieren Sie Ihren Zahlungslink, indem Sie einen spezifischen Namen, ein spezifisches Logo oder Hintergrundbild einsetzen, damit Ihre Gäste auch einen einzigartigen Zahlungslink erhalten können.
Klicke Sie dazu auf Create new theme und personalisieren Sie den Link (auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau Ihres neuen Links):
Pay by Link settings:
Um einen Zahlungslink zu nutzen, müssen Sie die URL mit den AGB's Ihrer Webseite hinterlegen. Bei weiteren Fragen hierzu, kontaktieren Sie gerne den Apaleo Support.
Users:
Gibt Ihnen eine Übersicht der mit Ihrem Merchant verbundenen Nutzer. Falls Sie weitere Nutzer hinzufügen möchten, kontaktieren Sie hierzu den Apaleo Support.
System messages:
Essentials gibt Ihnen die Möglichkeit automatische Nachrichten an Ihre Mail zu empfangen, falls einer der folgenden Punkte zutrifft:
Fraud: ApaleoPay hat eine betrügerische Transaktion registriert, z.B. Kreditkarte wurde als gestohlen durch die kartenausgebende Bank gemeldet. Sie können die betroffene Reservierung finden und weitere Schritte vornehmen.
Chargebacks: Ein Gast öffnet einen Disput indem er eine Erstattung fordert, da er der Zahlung nicht zustimmt. Aktivieren Sie diese Option, um direkt informiert zu werden, falls ein Disput eröffnet wurde.
Account: Bleiben Sie informiert, falls eine Änderung in Ihrem Account vorgenommen werden muss.
Account Settings:
Gibt Ihnen eine Übersicht über gespeicherte Informationen Ihres Merchants, wie die Firmierung und Geschäftsadresse oder das verbundene Bankkonto für Auszahlungen.